Vorige week las ik een goed artikel over de zes nadelen van e-mail op personeelslog. En dit staafde me in een overtuiging die ik drie jaar geleden al uitte: dat onze omgang met e-mail een kostenpost is waar we makkelijk op zouden kunnen besparen. Ik zou zelfs willen beweren dat een cursus a 500€ per werknemer binnen een jaar zijn geld terug kan verdienen. Goed omgaan met e-mail kan namelijk onvoorstelbaar veel tijd besparen. Trainers, let op: hier ligt een enorme markt voor je! Eentje die je ongetwijfeld hard kan maken. Hieronder wat simpel rekenwerk en een overzicht van wat er in een goede e-mail cursus zou moeten zitten.

Hoe verdien je 500€ terug met e-mail?
Gewetensvraag: wat kost uw goedkoopste kantoormedewerker u maandelijks om hem of haar in dienst te hebben? Ongetwijfeld iets rond de 2.000€ op voltijd basis. Met 23 werkdagen in een maand en 8 uren per werkdag, kost deze medewerker u zo'm 10,90€ per uur (2000/(8*23)=10,869). Om die 500€ in een jaar terug te verdienen, moet de werknemer naar aanleiding van de cursus ongeveer 1 uur per week minder aan e-mail besteden.

Schat eens in hoeveel uur per week uw kantoormedewerker aan e-mail besteed? Zou daar één uur per week van af kunnen?

E-mail: nu even niet.

Wat is het effect van een goede e-mail cursus
Ik denk dat een goede cursus om efficiënter te mailen een twee effecten heeft:

- Er wordt minder tijd besteed aan het beantwoorde van e-mails
- Er wordt gestructureerder gewerkt

Let op dat dit niet per se betekent dat er minder mails worden verstuurt. Misschien is het aantal mails in uw organisatie al prima, maar is er vooral veel te winnen in de manier waarop met e-mail om wordt gegaan. Dit zit met name in het gestructureerder werken. Een van de gevaarlijke eigenschappen van e-mail is dat het continu binnenkomt, waardoor het verleidelijk wordt om er regelmatig naar te kijken. En iedere keer dat er gekeken wordt, zorgt dit voor afleiding, terwijl het niet per se voor productiviteit zorgt.

Wat leer je in een goede e-mail cursus
- Om mails zo op te stellen dat de ontvanger er zo min mogelijk tijd aan hoeft te besteden
Dus zorg dat je een duidelijke call-to-action hebt. Of, als de mail informatief is, zet dan bijvoorbeeld in de titel 'FYI'. De lezer weet dan hoe hij de mail moet lezen en ook dat kan tijd schelen.

- Om mail goed in te plannen
Dus om op vaste momenten op de dag je mail te checken. Of juist alleen op momenten dat je niet iets anders kunt doen, zoals in de trein of terwijl je onverwacht wacht op een afspraak.

- Om mail goed te sorteren
Een lege inbox geeft rust. En een overzichtelijk mappensysteem scheelt enorm veel tijd, want alles dat je zoekt, heb je in een mum van tijd gevonden.

Er zjin talloze manieren om bovenstaande te doen. Je kunt werken met tags in je mailsysteem, je kunt de mailserver zo programmeren dat mails alleen na 15.00 worden bezorgd (zodat werknemers er niet voor 15.00 aan beginnen), je kunt je werknemers zelfs op een schrijfcursus sturen om de e-mails beknopter te maken. Het gaat er niet zozeer om welk systeem gebruikt wordt, het gaat er om dat werknemers bewust hun (e-mail)tijd indelen en in het opstellen van hun e-mails rekening houden met de tijd van anderen.

De vraag is nu: kunt u voor 500€ per werknemer een training opzetten om werknemers efficiënter om te laten gaan met e-mail? Mijn gok is van wel.

Vandaag staat er een sterk artikel op Harvard Business Review: Stop email overload. E-mail overload is een probleem, aldus enkele experts. En hoewel we niet per se hoeven stoppen met e-mailen, zoals Atos en Volkswagen nastreven, kunnen we wel leren om er beter mee om te gaan. David Allen, van het boek Getting Things Done (waar we hier al eerder over schreven) stelt bijvoorbeeld dat we al veel kunnen winnen door op een goede manier met e-mail (en vergaderingen) om te gaan. Het artikel heeft enkele sterke punten, die zeker het lezen waard zijn:

1. E-mail zelf is niet per se het probleem
Vaak hangt het probleem ook samen met organisationele onduidelijkheid: is wel duidelijk wie verantwoordelijk is voor het doorhakken van de knoop? Als dat niet zo is, dan zullen er talloze e-mails verstuurd worden, voordat er iets gaat gebeuren.

2. E-mail flow is te controleren
Zorg dat er minder mails verstuurd worden (cultuur benadering). En verstuur zelf minder mails: dan krijg je minder antwoorden. Denk goed na over wie je moet adresseren en of de ontvanger echt iets met de mail kan.

3. Hou je inbox schoon
Dit helpt je om overzicht te bewaren. Een erg mooie tip is om al je oude mails ineens in een map 'oude inbox' te zetten. Hou voor de grap eens bij hoe vaak je deze mails echt terugleest. En werk al je nieuwe mails af volgens het stappenplan in het artikel:

1. Delete alles dat je niet meer nodig hebt
2. Als je een mail binnen enkele minuten kunt afhandelen: doe dat (ruim hier tijd voor in)
3. Sla wat je later nodig hebt op in overzichtelijke mappen

4. Neem pauze van je e-mail
Als je elke vijf minuten je e-mail controleert, dan ben je alleen op e-mail aan het antwoorden. Neem pauzes. Check je mail zo vaak als nodig: bijvoorbeeld alleen 's morgens en voor je naar huis gaat. Mensen verwachten snel antwoord, maar niet meteen, anders moeten ze je bellen (directer).

In het artikel treft u verder twee case studies die ideeën bieden voor hoe u met e-mail om kunt gaan. Veel leesplezier!

Organisaties veranderen; mensen veranderen; de wereld verandert. Voortsnellende technologie; verregaande social media. Flexibel werken; mobiele werkplekken. Globalisering; nieuwe wereldmachten.

Zomaar een paar ontwikkelingen om de tijd waarin we leven te kenmerken. Anno 2012 zijn we onze economieën aan het herbouwen, uitbouwen of er is geen redden meer aan (denk aan Griekenland). Dit heeft zijn weerslag op ons als mens, op onze economieën en op onze organisaties. Het heeft tevens zijn weerslag op de interne organisaties.

We leven in een wereld waarin kennis belangrijker lijkt te worden. Het gaat niet meer zozeer om wat je kunt, maar meer om wat je weet. Het gaat niet meer zozeer om de functie en datgene wat je doet binnen een organisatie, het lijkt echter tegenwoordig meer te gaan om welke kennis je kunt inbrengen en welke rol je speelt in het organisatietoneelstuk. Een stuk van P&O Actueel onderschrijft deze ontwikkeling.

Men heeft het hier zelfs over het einde van de functie en het begin van de rol. Zodra deze ontwikkeling zich gaat doorzetten heeft dit grote gevolgen voor HR. We moeten andere beoordelingssystematieken gaan ontwikkelen; andere werving&selectie-tactieken toepassen; we moeten andere arbeidsovereenkomsten opstellen. Het lijkt er wel op dat deze ontwikkeling goed is voor de ontwikkeling van zelfstandigen en ik ben van mening dat het aantal ZZPers zal toenemen als dit doorzet. Hoe denken jullie hierover?

Dit boek is met name interessant voor HRM'ers die zich veel met coaching bezighouden. Daarnaast bevat het de nodige theorie die kan leiden tot zelfreflectie. Ego strippen is een boek door trainer Rick van Asperen. Het doel van het boek is om mensen te helpen dichter bij zichzelf te komen. Als je congruent bent, zo redeneert Rick, kun je je werk beter doen. En sta je steviger in je schoenen. Maar we zijn vaak niet congruent. Wat we van onszelf willen en wat we willen omdat onze omgeving ons een bepaalde druk op legt, is vaak tegenstrijdig. Gelukkig komt Rick met een oplossing: egostrippen.

Je ego, je imago en egostrippen

Het probleem dat Egostrippen op probeert te lossen is hoe we vastroesten in ons gedrag. En hoe dit ons minder effectief maakt. Of minder gelukkig, flexibel, wat je maar wilt. Het 'vastroesten' manifesteert zich bijvoorbeeld in zinnen als 'zo ben ik nu eenmaal'. Zo'n zin is een typische reactie op bijvoorbeeld een collega die zich aan een bepaalde gedraging van je stoort. Dit vastroesten ontstaat door de reacties op onze gedragingen uit onze omgeving. Door positieve reacties gaan we gedrag herhalen, door negatieve reacties proberen we de volgende keer iets anders. Maar die reactie ('zo ben ik nu eenmaal') klopt niet, volgens Rick. Je bént niet zo, maar je dénkt dat je zo bent. Dat is je ego: de manier waarop je bent, in vergelijking tot anderen. En naast je ego heb je een imago: hoe de ander denkt dat je bent. Zowel je ego en je imago staan los van hoe je echt bent. Zoals Rick op pagina 99 stelt: 'niets heeft een betekenis, behalve degene die jij er aan geeft'.

Een egotrip vindt plaats wanneer je te sterk overtuigt bent van een vermeende eigenschap van je ego. En de oplossing is om ons ego te strippen. Rick noemt zich dan ook Egostrippen op twitter. Met je ego strippen bedoelt Rick dat je je oordelen over de situatie en de ander los moet laten. Wanneer je dit doet, kun je beter zien wat er in jou en in de ander leeft. Zo kun je makkelijker tot de kern komen: wat waren jouw bedoelingen? Wat waren de bedoelingen van de ander? Zo kun je dus echt bezig zijn met wat er speelt - en een oplossing zoeken. Het alternatief is om je ego te laten trippen - om dus bezig te blijven met het beeld dat je van de ander hebt, in plaats van met de daadwerkelijke bedoelingen van de ander.

Schrijfstijl en benadering

Bovenstaande concepten zijn zeker interessant. En ik geloof dat ze zeker waardevol kunnen zijn: ze kunnen veel mensen helpen congruenter te worden. Een benadering die we niet veel terugzien, maar die zeker vruchten af zal werpen. Maar ik weet niet of  Egostrippen al deze mensen aan zal spreken. Rick heeft een nogal vrije schrijfstijl, die misschien kan leiden tot een love it or hate it houding. Aan de andere kant past dit precies in zijn benadering: hij blijft congruent en spreekt je op een authentieke manier aan.

Wat ik persoonlijk minder sterk vond aan Egostrippen is dat het vervalt in een klassieke managementboek strategie. Het probleem waar op in wordt gehaakt wordt nogal sterk in de terminologie van de auteur opgeschreven. En vervolgens wordt er in termen van de auteur een antwoord op het probleem gegeven. Hierdoor krijgt het boek iets abstracts en artificieels, waardoor het naar mijn idee verder van het kernprobleem komt te staan dan nodig is. Wellicht ben ik meer van 'het beestje bij zijn naam noemen'. Ongetwijfeld zal Ricks verbeeldende schrijfstijl anderen meer aanspreken.

Egostrippen voor HRM'ers

Maar we bevinden ons op een weblog voor HRM'ers. En wanneer moet een HRM'er Egostrippen lezen? Voor coachende HRM'ers is het wellicht een leuk boek om weer een nieuwe benadering voor veel voorkomende problemen te vinden. Er staat een aantal modellen in het boek dat termen als congruentie op een leuke manier inzichtelijk maakt. Voor HRM'ers die niet actief coachen kan Egotrippen helpen om congruenter te worden. Dus om hoe je denkt dat je bent, hoe je van nature wilt zijn (en om wat anderen van je denken) wat meer met elkaar in het reine te krijgen.

Bovenstaande klinkt wellicht wat abstract, maar probeer dat niet negatief te interpreteren. Een boek dat probeert je bewust te maken van de oorsprong van je gedragingen en hoe je daar op in kunt springen, ontkomt er niet aan wat abstracte taal te gebruiken. Maar juist deze benadering helpt je wel om een beetje los te komen uit je dagelijkse zelf. En zo kun je scherper kijken naar die dagelijkse handelingen. Dus, als bovenstaande je aanspreekt: probeer het gerust uit. Reflectie is tenslotte - hopelijk - een sterk punt van iedere HRM'er.