Een vriendin van me schreef ooit een paper over het gebruik van outline bij het schrijven van papers en scripties. De relevantie zal u zo duidelijk worden. Outline is een functie in Word waarmee je automatisch tekstkoppen verwerkt tot een inhoudsopgave. In voornoemde paper werd aangetoond dat het vooraf structureren van een tekst leidde tot meer overzichtelijke teksten, die beter gefocust waren.
Iets uitgebreider: door een fase in te bouwen die gericht is op overzicht van wat je wilt zeggen, wordt het makkelijker om gestructureerd en gericht te werken. Ik ben er van overtuigd dat je iets vergelijkbaars met je werkdag kunt doen. En dat het gebruik van een simpele planningsmethode je een stuk productiever kan maken. Hieronder mijn aanpak en hoe het me effectiever maakt.
Een taken-inbox en een planning
Ik verzamel al mijn to-do’s in één centrale inbox. Zo heb ik altijd overzicht in wat ik moet doen en weet ik altijd wat prioriteit heeft. Ook geeft het me een hoop rust, zeker wanneer ik veel verschillende kleine taken heb. Dit is allemaal volgens het Getting things done principe, zie ook ‘Zo verbeter ik mijn productiviteit‘.
Ik onderscheid drie soorten to-do’s:
– Prioriteit to-do’s: zaken die op de korte termijn moeten gebeuren
– Lange-termijn to-do’s: zaken die ik ooit een keer moet doen
– Doelen: dit zijn niet echt to-do’s, maar dingen die ik wil bereiken.
De doelen geven vooral overzicht en leiden regelmatig tot nieuwe to-do’s.
Overigens is ‘e-mail checken’ altijd een losse taak en niet iets wat tussendoor gebeurt. Ook dat geeft een hoop rust.
Mijn planning gebeurt vervolgens door ’s morgens 5 minuten te nemen om te zien welke taken per se die dag af moeten. Dit gebeurt op basis van deadlines, bijvoorbeeld een presentatie die ik moet geven, of een to-do waarbij iemand anders van mijn handelen afhankelijk is. Na het invullen van deze to-do’s, worden de lange termijn Per to-do maak ik een tijdsinschatting en die zet ik in Google Agenda. Een spreadsheet programma is een prima alternatief.
Resultaat
Ik merk dat er drie dingen gebeuren. Ten eerste is het makkelijker om individuele taken af te ronden, omdat er een duidelijke eindtijd is. Dus niet alleen ‘vandaag’, maar ook ‘voor 12 uur’. Dit helpt me om mezelf te motiveren iets niet alleen op tijd af te krijgen, maar ook zo snel als goed doenbaar is.
Mijn tweede observatie is dat het makkelijker wordt om te reflecteren op wat ik heb gedaan. Ik zie waar ik veel tijd aan besteed, wat ik onderschat aan tijdsbesteding en krijg zo inzicht in wat ik kan verbeteren.
Ten derde werkt dit voor mij als een soort gamificatie van mijn werk. Je maakt wat je doet iets meer tastbaar (gekleurde veldjes in Google Agenda) en je laat zien wat je ‘af’ hebt. Dit motiveert me om ambitieus te zijn in mijn doelstelling.
Afsluitend
Ik merk dat een manier van werken als deze aan verandering onderhevig is. Er over schrijven helpt om inzicht te scheppen. En als ik hiermee iemand op een idee heb gebracht om zijn of haar werk iets makkelijker te maken, dan is mijn dag helemaal gemaakt (kan ik dat ook weer wegstrepen).
Geef een reactie