We communiceren korter, onduidelijker en informeler, aldus een artikel van Intermediair. Dit komt door social media en internet in het algemeen. E-mail speelt hier ook een rol: we lezen geen e-mail, we checken het. We verwachten dat onze communicatie naar anderen kort en eenvoudig kan zijn. En hier ligt een grote besparingskans voor organisaties. Hoe groot? We besteden 28% van onze tijd aan e-mail. Stel dat we daar 5% van af kunnen halen, hoeveel zou dat besparen? Juist. Hoe kunnen we besparen op e-mail?
Voorkom onduidelijkheid
In de vaak interessante blokjes onder het artikel staat een interessant cijfer:
Vier op de tien mensen ontvangt minstens eenmaal per maand brieven, e-mails of brochures die ze meerdere keren moeten lezen om ze te begrijpen.
Nu is het de vraag of eens per maand echt vaak is. Aan de andere kant kun je maar beter niet die ene zijn.
Wees je bewust van je mailgedrag
Tijd besparen op e-mail kan door duidelijker te zijn, maar zeker ook door een mail efficiënter op te stellen. Zes simpele, maar doeltreffende punten worden ons aangereikt door Microsoft:
1. Maak het doel van je mail duidelijk
2. Vertel de ontvanger welke actie hij moet uitvoeren
3. Geef de goede data en documenten
4. Verzend de mail alleen aan mensen voor wie ze relevant is
5. Gebruik het CC-veld wijselijk
6. Loop punt 1-5 nog een keer na. Check de spelling!
Maar afhankelijk van uw zicht op uw organisatie kan het lonend zijn om eerst te bepalen wat de mensen in uw organisatie zien als onnodige tijd-kostenposten, of e-mailproblemen.
Een eenvoudige cursus
Wat ook kan lonen is een eenvoudige cursus waar uw mensen leren hoe ze een mail zo op kunnen bouwen dat ze de lezer zo min mogelijk tijd kost en toch het gewenste effect heeft. En waarom dit zo belangrijk is. Bonuspunten als de cursus ook laat reflecteren op waarom de ontvanger de mail überhaupt moet krijgen.
Tijdsbesteding meten
Als u het echt goed wilt doen, meet u de tijdsbesteding aan e-mail voor de cursus of informatiebijeenkomst. En meet u achteraf in hoeverre de ideeën uit de cursus gebruikt worden en hoe groot de tijdsbesparing is.
Welke rol speelt formaliteit in uw organisatie?
Een andere vraag die u zich als HRM’er kunt stellen n.a.v. dit artikel is welke rol formaliteit in uw organisatie speelt. Mensen worden in hun mails dus minder formeel. Dit zou goed kunnen leiden tot informeler gedrag door de organisatie heen. Past dit in uw visie van, bijvoorbeeld, een plattere organisatie? Of is dit een fenomeen dat u tegen wilt gaan?
Hoe dan ook, op het gebied van interne communicatie zijn slagen te maken die het resultaat van uw organisatie sterk kunnen beïnvloeden. Welke stappen gaat u zetten?
Geef een reactie