Dive at work: een future-proof antwoord op een werkplek vol afleiding

06/03/2019 Leestijd: 8 minuten

Meerdere keren per week spreek ik professionals die worstelen met het vinden van een weg door de hoeveelheid werk dat op ze afkomt. Ook zelf vind ik het een uitdaging om hierin de juiste keuzes te maken. Het boek Dive at work heeft mij geïnspireerd om kritisch te kijken naar de organisatie van mijn werk en mijn agenda. Ik daag jou hierbij ook uit om even stil te staan bij de vraag hoe je omgaat met de dynamiek in je privé- en werkomgeving in relatie tot de keuzes die je maakt om resultaten te bereiken.

De invloed van digitale media

De invloed van digitale media maakt het steeds belangrijker om geconcentreerd en doelgericht te werken. Probleemoplossend vermogen, mentale weerbaarheid en creatief denken zijn cruciaal voor de kenniswerkers van morgen.

Apps maken ons leven aangenamer; ze besparen tijd en energie. Je auto, huis en restaurant om de hoek veranderen in een kantoor/flexplek. Deze ontwikkeling kan ook verstikkend werken. We nemen ons privéleven steeds vaker mee naar het werk door ‘eventjes’ te klikken op Facebook of Instagram. Ons werk nemen we ook steeds vaker mee naar huis door op je laptop ‘eventjes’ je werkmail te checken.

Tim Christiaens gelooft dat je jezelf kunt bevrijden van het allesoverheersende gevoel dat de digitale wereld op je kan hebben. Zijn advies is om je werk op een intelligente manier te organiseren. Hij beschrijft het als een goed evenwicht vinden tussen ‘duiken’ en ’surfen’.

Duiken en surfen

Duiken staat voor de belangrijkste werkactiviteiten die je volle aandacht vragen, zoals bijvoorbeeld het controleren van complexe offertes of het maken van moeilijke beslissingen. Daar tegenover staat surfen. Dit is voorbehouden voor de alledaagse taken en activiteiten die minder concentratie vragen, zoals e-mailen en vergaderen, of het afwerken van een takenlijst. Deze laatste werkzaamheden zouden je werkdag niet mogen overheersen.

Nieuwe ideeën, nieuwe informatie en nieuwe businessmodellen volgen elkaar snel op. Creativiteit en kritisch denkvermogen worden de belangrijkste kerncompetenties. Machines en hulpmiddelen worden steeds slimmer, en gedrag  en output van mensen wordt steeds makkelijker meetbaar.
Deze ontwikkelingen vragen om het werken in kleine en flexibele teams die in kunnen spelen op wisselende werkbelasting en deadlines. De kern van deze filosofie is autonomie en vertrouwen onder teamgenoten en managers die in staat zijn om het geheel in goede banen te leiden.

Onze grootste vijand: de mailbox

Je mail volgt je overal en je staat continu in contact met mensen. Permanente bereikbaarheid is een groot productiviteitsprobleem. Door het groot aantal berichten dat binnenkomt, springen mensen van de hak op de taken dat creëert stress.

Het is een grote uitdaging voor de werknemer van vandaag om zelf de touwtjes in handen te houden en te investeren in het eigen welzijn. Een gezonde verhouding tussen duiken en surfen is een goede start. Stel jezelf de vraag: is het tijd voor een ‘redesign’ van mijn werkleven?

Een einde aan de traditionele levensfasen

Een pas op de plaats maken om te reflecteren op hoe jij je voelt is een keuze die je zelf kunt maken. Af en toe kritisch kijken naar je carrièrepaden en gemaakte keuzes. Het besef dat we allemaal steeds ouder worden maakt deze vraag nog essentiëler.

Er komt een einde aan de traditionele levensfasen: van leren en werken naar pensioen. Het is tijd voor ingrijpende veranderingen. Het wordt een uitdaging om je leven, dat waarschijnlijk langer gaat duren dan dat van onze voorouders, van begin tot eind met plezier in te vullen. Leven is een zegen, mits gezond en met een invulling die je energie, warme en plezier brengt. Hoe kunnen we nu het maximale uit een langer leven halen? Dat vraagt om het doorbreken van hardnekkige patronen. Niet meer 35 jaar bijzonder ‘intensief’ leven en dan nog 50 jaar van het leven genieten. Ruimte voor innovatie en heroriëntatie zal binnen afzienbare tijd een standaardverhaal worden. We zullen ons allemaal moeten aanpassen aan een langer leven. We moeten nadenken over onze financiële toekomst, investeren in onze gezondheid,  familie en vrienden. Je kunt ook op je 60e nog gaan studeren.

De leeftijdsverschillen op de werkvloer zullen groter worden. Het is interessant om verschillende levensfasen op de werkvloer tegen te komen. We moeten leren samenwerken met collega’s met verschillende achtergronden en ervaringen.

Essentiële vragen

Voer eens denkbeeldig gesprek met een 100 jarige versie van jezelf. Stel jezelf de volgende vragen:
– Wat zou jij je achterkleinkinderen kunnen vertellen over je leven?
– In hoeverre heb je je passies gevolgd?
– Welke gebeurtenissen zouden eruit springen die echt de moeite waard zijn om te vertellen?

Nine-to-five dood en begraven

De term work-life balance staat al jaren ter discussie. Veel kenniswerkers voelen aan dat de grenzen tussen werk en privé steeds meer vervagen. Technologie zorgt ervoor dat we 24/7 beschikbaar zijn, waardoor het moeilijk is om een scheiding aan te houden.

Het nieuwe toverwoord is integratie: je moet je werk in je privéleven integreren, maar ook omgekeerd. De twee componenten zouden elkaar moeten versterken in plaats van met elkaar  concurreren. Bedrijven zullen steeds meer open moeten gaan staan voor flexibele werktijden en moeten weten wat  verschillende mensen nodig hebben. Daarover in gesprek gaan en zaken met elkaar regelen is belangrijk. Er ontstaan nieuwe vormen van samenwerken die per type bedrijf verschillend zullen zijn. Het ene bedrijf vraagt meer overleg dan het andere en iedere organisatie heeft zijn eigen manier van aansturen en business model.

Er wordt steeds meer van medewerkers verwacht

Alles moet tegenwoordig sneller. Er wordt veel van medewerkers verwacht en medewerkers verwachten ook steeds meer van zichzelf. Daardoor is het verleidelijk om niet overal bij stil te staan en even na te denken, maar alles zo snel mogelijk af te werken. En dat terwijl het vermogen van de mens om te denken ons juist onderscheidt van de robots. We moeten dus niet alleen tijd vrij maken, we moeten ook uitzoeken op welke manier je het meest waardevol met je werktijd kunt omgaan.

Het is belangrijk om tijd te maken om af en toe even je gedachten op en rij te zetten. De grote informatiestroom verhindert ons soms echter om de tijd te nemen om alles tot ons te laten doordringen. Dit zal een nog grotere uitdaging voor ons worden in de toekomst.

Doelgericht duiken

Om niet te veel tijd te verliezen is het stellen van doelen en prioriteiten ontzettend belangrijk. Zonder een leidraad kun je onmogelijk efficiënt werken en spring je wellicht van de hak op de tak. Zorg dat je goed weet waar je naartoe werkt.

Om jezelf in de actiemodus te krijgen, is het van belang te weten waarom je iets doet. Stel jezelf enkele vragen: Waar wil ik naartoe? Wat zijn de voordelen? Wat wil je er op de lange termijn mee bereiken? De A-taken (sleutel gebieden) zijn de taken die je echt moet uitvoeren, want anders zijn problemen onvermijdelijk. Deze kerntaken zouden elke dag op een rustige manier moeten worden afgewerkt. Het vraagt routine en discipline. Hoe zorg je ervoor dat je bepaalde routines laat inslijten? Houdt het simpel. Het draait om wilskracht.

Het altijd bereikbaar zijn, zorgt er ook voor dat je constant kleine beslissingen moet nemen die energie vragen. Aan het einde van de rit heb je zo te weinig energie over op de cruciale momenten.

Is multitasken een goed idee?

Duiktijd is  de tijd waarin je aan slechts één taak geconcentreerd werkt
Het vooraf blokkeren van tijd is de enige mogelijkheid om multitasken (ons brein is niet geschikt om meer dan een ding tegelijk te doen/concentreren) te voorkomen. Als je voltooide taken kunt afwisselen met korte pauzes geeft dat een boost aan je productiviteit. Geef medewerkers de mogelijkheid om ergens ‘storingsvrij’ te werken, zonder te eisen dat ze bereikbaar blijven.

Jezelf actief loskoppelen is dus nodig om helder te kunnen nadenken en om tot innovatieve ideeën te komen. Probeer de ochtend vrij te houden, maak blokken van 1,5 uur om grote problemen op te lossen. Probeer jezelf onder te dompelen en in de juiste flow te raken. Plan minstens één ‘duikuur’ per dag in: tijdens dat uur werk je zonder storende collega’s, zonder e-mail en zonder telefoon. Niemand hoeft continu bereikbaar te zijn, want niemand is onmisbaar. Op het vlak van productiviteit is het een gouden uur. Voor taken die meer concentratie vereisen zoek je een ruimte waar je afgezonderd kunt werken.

Jouw duik- en surfgedrag

Ben je ook geïnteresseerd geraakt in jouw duik- en surfgedrag? Lees dan het boek met relevante tips om ervoor te zorgen dat je gedurende je loopbaan duurzaam inzetbaar blijft. Een carrière vormgeven met plezier, succes en vitaliteit is een mooi perspectief, toch?

0 reactie(s) op “Dive at work: een future-proof antwoord op een werkplek vol afleiding”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *