Eind vorig jaar hebben wij het onderwerp ‘nieuwsbrief’ weer eens op de agenda van het MT gehad. Er is een duidelijke behoefte aan communicatie en informatie in de organisatie. Zeker wanneer je met verschillende entiteiten onder één dak te maken hebt is het ongelooflijk belangrijk dat medewerkers aangesloten blijven bij de ontwikkelingen, de projecten, de successen en ook de veranderingen die onderdeel zijn van het proces van groei binnen onze organisatie.
Alle HR professionals hebben vast al eens in meer of mindere mate te maken gehad met het onderwerp communicatie; of het gebrek daaraan. Zeker als je als management de ‘employee experience’ belangrijk vindt, is de informatie die voor medewerkers beschikbaar wordt gemaakt essentieel in het kader van employee engagement. Het zal jullie dan ook niet verbazen dat alle MT leden overtuigd waren van de nut en noodzaak van een nieuwsbrief en of HR daarmee aan de slag zou kunnen gaan…
Nu ben ik inmiddels op een leeftijd dat ik al redelijk veel bedrijven van binnen heb gezien en ook dit onderwerp in al haar facetten voorbij heb zien komen. Vaak is het een HR taak om ervoor te zorgen dat regelmatig (maandelijks, tweemaandelijks, eens per kwartaal) een nieuwsbrief wordt verspreid, in welke vorm dan ook. Wat er dan allemaal in de nieuwsbrief opgenomen zou moeten worden is ook feitelijk een blauwdruk van een ’standaard’. Maar het daadwerkelijk uitgeven blijkt heel vaak een traject van lange adem en het verschuiven van deadlines. HR is procesbegeleider, maar in dit geval helaas ook vaak de spreekwoordelijke “trekker aan het dode paard”.
Het alternatief van de nieuwsbrief
Onlangs zag ik in een publicatie op LinkedIn de mogelijkheid van de inzet van een intern social netwerk waar ik best potentie in zie voor onze interne communicatie: ‘Yammer’. Yammer is een MS Office toepassing, maar ook als app beschikbaar. Het grootste voordeel in deze tool zie ik in de mogelijkheid om in realtime berichten te kunnen posten. Dat is iets wat met de verspreiding van een nieuwsbrief volgens een bepaalde interval veel minder/niet het geval is. Dezelfde mogelijkheid wordt ook als praktische optie in het boek ‘HR & Social Media’ aangedragen en besproken.
Het boek: HR & Social Media
Geen nieuwe uitgave deze keer, maar een boek dat het levenslicht zag in 2015 en dat begint met de zin: “Het begin van een grote verandering”.
Het boek is verdeeld in 2 delen:
1. Context en theoretische handvatten
2. Social media in de HR Praktijk
Ik heb deel 1 met interesse gelezen, zeker als het gaat om de informatie met betrekking tot het huidige communicatie landschap en het feit dat het accent langzaam verschuift van 1.0 via 2.0 naar 3.0; met minder nadruk op het zenden en meer op de conversatie.
In dit deel komt ook uitgebreid aan de orde hoe sociale media kunnen worden ingezet in het kader van recruitment en hoe de interesse van potentiële kandidaten zich steeds meer richt op informatie over de werkomgeving, de werksfeer en activiteiten met collega’s, naast de inhoud van een vacature.
Bij welke intern gerichte vraagstukken kan HR sociale media inzetten?
Op blz. 51. van het boek wordt een praktische opsomming gegeven van vraagstukken waarbij HR sociale media kan inzetten:
- het verbeteren van interne communicatie
- het verminderen van de afstand tussen directie en medewerkers
- het bevorderen van (project)samenwerking
- het verbinden van medewerkers en teams
- het vergroten van het effect bij leren & opleiden
- het ondersteunen van verandertrajecten
- het bevorderen van interne mobiliteit
- duurzame inzetbaarheid
- het delen van kennis binnen de organisatie
Binnen mijn eigen organisatie gaat volgende week de ‘Engagement Survey’ van start. Een initiatief van het concern waar wij onderdeel van zijn. Gedurende een periode van 3 weken krijgen medewerkers de gelegenheid om door middel van het invullen van een vragenlijst aan te geven wat goed gaat, maar zeker ook welke zaken voor verbetering vatbaar zouden zijn. Ik heb me voorgenomen op basis van de uitkomsten, een actieplan op te zetten waarbij social media steeds als mogelijke tool kan worden meegenomen om een positieve verandering tot stand te brengen.
Gedragsrichtlijnen voor het gebruik van social media
Eén van de onderwerpen die uitgebreid aan bod komt in het boek is de manier waarop de organisatie en de medewerkers met social media omgaan. Belangrijk is dat bij aanvang van het dienstverband wordt aangegeven hoe de organisatie social media inzet, hoe de medewerkers daaraan kunnen bijdragen en welke spelregels er gelden. Verder worden in hetzelfde hoofdstuk handvatten gegeven voor het opstellen van richtlijnen. Hierbij is het belangrijk om gedragsrichtlijnen in lijn met de organisatiecultuur op te stellen en ze aan te laten sluiten of zelfs onderdeel te maken van het medewerkershandboek en de arbeidsovereenkomst.
Het 5-stappenplan voor social media
Het theoretische deel van het boek gaat verder met informatie over welke veelgebruikte social media interessant zijn voor HR en welke mogelijkheden zij bieden. Hier komt ook het enterprise social network Yammer aan bod, waarover ik het eerder had. Yammer kan door HR gebruikt worden als platform voor het versterken van de interne communicatie, het verbinden met collega’s, het ontsluiten van kennis, het verkleinen van de afstand tussen directie en medewerkers en het onboarden van medewerkers, geeft het boek aan.
Om te voorkomen dat je als HR professional, enthousiast geworden na het lezen van het boek, alle zaken tegelijk wilt op- of aanpakken, is het verstandig om een plan te maken op basis waarvan je gericht met social media aan de slag zou kunnen gaan. Het 5-stappenplan voor social media is daarbij een super handige tool om gericht en stap voor stap tot een plan te komen. In het boek worden de stappen uitgebreid doorgelopen en voorzien van voorbeelden uit de praktijk.
Stap 1. WAAROM – Wat is het vraagstuk?
Stap 2. WIE – Wie is de doelgroep?
Stap 3. WAT – Wat is ons verhaal
Stap 4. HOE – Welke kanalen, welke vorm, wanneer, wie gaat het doen?
Stap 5. Randvoorwaarden
Deel 2: Sociale media in de HR-praktijk
Vanaf hoofdstuk 8 is het boek gericht op de HR-praktijk en wordt per hoofdstuk antwoord gegeven op HR vraagstukken uit de praktijk.
Zaken als arbeidsmarktcommunicatie, employer branding, interne communicatie, engagement en het gebruik van sociale media bij leren en ontwikkeling worden, ondersteund door cases uit de praktijk, uitgediept en toegelicht. Heel leerzaam zijn de verhalen die laten zien hoe bedrijven zijn omgegaan met situaties uit de dagelijkse praktijk.
In hoofdstuk 9 over interne communicatie en engagement – onderwerpen die ik zelf op dit moment hoog op de agenda heb staan – wordt aangegeven dat interne social media zorgen voor vloeiende communicatie binnen de organisatie, waarbij het uiteindelijk gaat om het vinden van de balans tussen de organisatiebehoeftes en die van de medewerkers. HR speelt hierin een belangrijke rol door o.a. interne dialogen (online en offline) te faciliteren en te stimuleren.
Medewerkerstevredenheidonderzoek saai? Niet met social media
Eerder in deze review gaf ik al aan dat wij volgende week van start gaan met de ‘Engagement Survey’ door middel van een link naar een digitale vragenlijst. In hoofdstuk 9 worden een aantal tips gegeven over hoe sociale media voor, tijdens en na het onderzoek kunnen worden ingezet (naast bestaande middelen als posters, e-mail, werkoverleg etc.).
1. zorg voor heldere interne communicatie bij de kick-off
2. betrek de leidinggevenden vooraf
3. stuur herinneringen en tussentijdse updates
4. communiceer uitkomsten met alle medewerkers
5. structureer en brainstorm
6. zet (zelforganiserende) verbeterteams aan het werk
7. blijf regelmatig updates geven en zet behaalde resultaten in de spotlights.
Een blik vooruit
In het laatste hoofdstuk gaat Diana Russo in op zaken die te maken hebben met social media in de toekomst. Hoewel het boek in 2015 is gepubliceerd, is de inhoud zeker op dit moment (bijna 4 jaar later) nog steeds actueel. Op pagina 306 van het boek geeft Diana Russo in een overzicht “Piramide versus Pizza” een overzicht van zaken die veranderen als het gaat om de HR praktijk. In één oogopslag zie je wat de veranderingen (in het kader van social media) teweegbrengen.
Afsluitend geeft Diana aan dat er een belangrijke taak voor HR ligt om verbindingen te faciliteren en bruggen te bouwen tussen verschillende disciplines, communities en gelijkgestemden binnen en buiten de organisatie.
Wat op de achterzijde van het boek staat is zeker waar: “Het boek reikt handvatten aan als het gaat om waar te beginnen, hoe te implementeren en welke rol HR kan vervullen. Het uitgangspunt is de waarom-vraag: waarom zet de organisatie social media in?”. Het boek leest makkelijk, is voorzien van goede en toegankelijke theorie en zeker ook van praktische en heel herkenbare situaties vanuit de (HR) praktijk. Ik wens jullie veel leesplezier!
Je kunt het boek bestellen via Vakmedianet.
Geef een reactie