Hoe kun je change management inbouwen in je project?

19/02/2019 Leestijd: 4 minuten

Al eerder schreef ik over het verschil tussen een project manager en een change manager: de project manager wil op tijd en binnen budget het project opleveren en maakt op basis daarvan beslissingen. De change manager ‘vertaalt’ het projectplan naar de juiste woorden voor elke doelgroep en levert deze op het juiste moment en met de juiste toon. Maar wat nou als er geen aparte change manager is aangesteld en jij wordt gevraagd ook ‘een stukje change management’ te doen? Dan loop je dus rond met twee petten die op het eerste gezicht niet bij elkaar horen!

Ik deel hieronder de keuzes die ik maak wanneer ik change management activiteiten moet inpassen in mijn rol als project manager.

1. Communicatie, Communicatie, Communicatie

Dit is geen tikfout. Comms is koning! Wanneer je communiceert over je project of initiatief, neem dan de moeite om je stijl aan te passen aan de twee petten die je draagt. In de rol van project manager zal je geneigd zijn je boodschap over te brengen met behulp van templates, mijlpalen en dashboards. Je legt de nadruk op feiten, tijdlijnen en het beperken van risico’s. Je doet dat op een heel heldere & simpele manier met gekleurde stoplichten voor een mooi visueel effect.

In de rol van change manager ligt het anders. Dan wil je deze feiten juist vertalen naar persoonlijke verhalen die écht wat betekenen voor mensen. Het helpt je publiek om te zien wat het project voor hen persoonlijk betekent en wat zij kunnen doen om een bijdrage te leveren aan de implementatie.

2. Maak change management onderdeel van je projectplan

Als project manager weet je dat alle moeite & acties rond change management behoorlijk wat tijd kosten. Goed dus dat jij de eigenaar bent van het overkoepelende plan! Zorg ervoor dat je de change activiteiten opneemt in je plan. Onderzoek door Prosci wijst uit dat het hebben van een change planeen project namelijk 6x meer kans van slagen geeft, dus het loont de moeite!

3. Betrek leiders als sponsors

Neem de tijd om te bepalen welke mensen invloed hebben op je programma. Ideaal gezien geven zij leiding aan grote delen van de organisatie en hebben ze de skills om mensen enthousiast te maken. Pik ze eruit, betrek ze en voed ze met informatie over het project en de verandering.

Vanuit deze groep mensen kies je een handvol primaire sponsors. Deze mensen hebben de taak om 1) actief deel te nemen, 2) coalities te bouwen en 3) te communiceren met de achterban. Klinkt eenvoudig, toch? Wees gewaarschuwd: het vraagt aandacht je sponsors te vinden en te behouden. En dat is nou net waar project managers vaak geen tijd voor hebben. Maak ook die activiteiten dus onderdeel van je plan!

4. Delegeer naar change agents

Je rol als project manager betekent niet dat je alles alleen moet doen. Betrek anderen en geef ze een taak. Delegeren kost weliswaar tijd maar je maakt er ook vrienden mee. Ik raad je aan om te investeren in het opbouwen van een netwerk van change agents. Jij behoudt controle over de boodschap door hen te voorzien van de belangrijke berichten; zij zorgen voor verspreiding ervan met de passende tone of voice.

5. What’s in a name

Tot slot maar zeker niet het minst belangrijk: laat je niet (mis)leiden door een aantal woorden in dit artikel. Sommige bedrijven doen nou eenmaal niet aan change maar wel aan transitie, transformatie, stroomlijnen of business development. En het begrip ambassadeur, voorloper, innovator of coach past soms beter bij de cultuur van het bedrijf dan change agent. Speel met woorden en je zal de term vinden die past bij jouw project.

Voor mij is een samenwerking tussen de project manager en de change manager een cruciale factor bij het op tijd implementeren van een project met een blijvend resultaat. Het loont zeker bij grotere initiatieven om een aparte change manager aan te stellen. Maar wanneer jij die project manager bent die gevraagd wordt om change management er ‘even’ bij te doen: bovenstaande punten gaan je zeker helpen dit goed op te pakken.

0 reactie(s) op “Hoe kun je change management inbouwen in je project?”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *