Stel je voor dat vandaag jouw eerste werkdag is binnen een nieuwe organisatie. De afgelopen weken heb je met gezonde spanning naar deze dag toegeleefd. Gisteren ontving je nog een mailtje met het tijdstip waarop je je zou moeten melden. Echter keek de receptioniste je vanochtend verward aan toen je jouw naam doorgaf. Ze wist niet dat je zou komen, maar is er na een paar belletjes achter gekomen wie jou zou komen ophalen bij de receptie. De direct leidinggevende is er vandaag niet, maar een collega van de afdeling zal jou begeleiden. Nouja begeleiden, na een snel rondje over de afdeling wordt jouw bureau aangewezen. Je wordt aan het werk gezet met het invoeren van achterstallige administratie. In het daaropvolgende half jaar wordt er weinig aandacht besteed aan jouw ontwikkeling en kennismaking met de organisatie, en pas na drie maanden wordt er gevraagd naar jouw ervaringen. Hoe lang zou je bij deze organisatie blijven werken?
Als organisatie heb je baat bij goede medewerkers. Er wordt dan ook volop aandacht besteed aan het werven van die goede medewerkers. Voor veel organisaties een flinke investering, met het vooruitzicht dat het positieve resultaten zal opleveren. Om deze positieve resultaten te behalen dient de investering echter niet te stoppen na het moment van aannemen. Want daarna leert de medewerker de organisatie pas echt kennen. Deze periode wordt ook wel de onboarding periode genoemd.
Waarom onboarding?
Onboarding draagt bij aan de verbinding tussen werknemer en organisatie en het daarbij behorende presteren. Een definitie die aan onboarding gegeven kan worden is:
“Onboarding is iedere ervaring van een nieuwe medewerker bij een organisatie die bijdraagt aan succes en die zorgt voor betrokkenheid bij de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Het is het samenspel van de introductieactiviteiten en het leerproces dat een medewerker doormaakt, om zijn rol binnen een organisatie effectief in te vullen. Het zijn zowel geplande als ongeplande ervaringen. Onboarding gaat uit van een samenwerking tussen nieuwkomer, lijnmanagement en recruitment/HRM om ervoor te zorgen dat er een doordacht programma wordt opgezet (Verhoeven, 2015)”.
Wist je dat…
- Het overgrote deel van nieuwe medewerkers in het eerste halfjaar al besluit om te blijven of te vertrekken;
- Ruim één derde van de nieuw aangenomen medewerkers binnen 2 jaar vertrekt;
- Onboarding niet stopt na de eerste werkdag, maar wel tot een jaar kan duren;
- Medewerkers eerder productief en productiever zijn dankzij onboarding;
- Onboarding ervoor kan zorgen dat medewerkers trots zijn en dit ook uitstralen naar de arbeidsmarkt;
- Onboarding ervoor zorgt dat medewerkers meer betrokken en loyaal zijn (zie eBook: de succesformule voor een optimale onboarding experience).
Vormgeven aan onboarding – De 5 C’s
Voor het vormgeven van een compleet onboarding programma bieden de 5C’s van onboarding houvast. Deze 5 C’s vertegenwoordigen de onderdelen die belicht dienen te worden binnen een succesvol onboarding programma (Paycor, 2014).
Compliance: werken volgens het boekje
Bij compliance gaat het om het bekendmaken van het beleid en de procedures van de organisatie aan de medewerker. Dit is het laagste niveau van integratie en vormt hiermee de basis. Compliance kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat een medewerker eerder volgens de juiste manieren weet te handelen. Dit is wellicht niet het meest spannende onderdeel van het onboarding programma, maar zeker niet onbelangrijk. Denk bijvoorbeeld aan het bedrijfsbeleid, personeelsboek, veiligheidsvoorschriften, afdelingsprocedures en vertrouwelijkheidseisen.
Clarification: wat zijn de verwachtingen
Binnen de tweede C gaat het over het verduidelijken van de rol en de verwachtingen. Vaak is het voor medewerkers niet duidelijk wat de organisatie precies van hen verwacht. Door dit op voorhand duidelijk en bespreekbaar te maken, weet de medewerker waar hij/zij aan toe is. Het gaat hier om verwachtingen vanuit de organisatie naar de nieuwe medewerker toe, maar ook zeker andersom. Het is van toegevoegde waarde dat een organisatie weet wat een medewerker verwacht en nodig heeft, zodat de juiste begeleiding geboden kan worden. Denk bijvoorbeeld aan een ‘eerste dag gesprek’, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken.
Culture: onderdompelen in de cultuur
Hoe komt een medewerker erachter hoe de cultuur bij een organisatie in elkaar steekt? Het is belangrijk dat medewerkers bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie, de bedrijfsgeschiedenis en ook niet onbelangrijk; de manier waarop medewerkers met elkaar communiceren. Alvorens een medewerker hierin wordt ondergedompeld, is het als organisatie wel belangrijk om te weten wat de organisatiecultuur precies is.
Connection: werken doe je samen
Vrijwel iedere werkende staat in contact met collega’s. Het is belangrijk dat medewerkers worden aangemoedigd om interpersoonlijke relaties en informatienetwerken op te bouwen. Medewerkers met goede connecties binnen een organisatie weten beter bij wie ze terecht kunnen en krijgen daardoor vaak sneller dingen voor elkaar. Denk bij onboarding ook aan het aanwijzen van een buddy om de medewerker wegwijs te maken in de eerste maanden van het dienstverband.
Check back: blijven verbeteren
Verzamel feedback bij medewerkers die het onboarding programma hebben doorlopen. Met deze feedback kan het onboarding programma continu verbeterd worden. De beste graadmeter is immers de klant, de nieuwe medewerker.
Heb jij deze 5 hoofdonderdelen al opgenomen binnen een onboarding programma? Welke onderdelen (zijn naast de 5 C’s) volgens jou belangrijk?
Geef een reactie