Hebt u het ook gemerkt? E-filing is een niet te stuiten trend in het werk van de moderne HR manager. Op een slimme manier worden we rijp gemaakt om over te stappen op het elektronische personeelsdossier. In brochures en in fimpjes wordt ons getoond hoe belachelijk onze huidige werkwijze met papieren dossiers wel niet is. Hopeloos zoeken we in bergen papier of kasten vol met mapjes naar dat ene belangrijke document of contract.
Ons wordt voorgehouden welk afgrijselijk gevolg het niet kunnen vinden van dat bewuste document heeft tot zelfs het missen van orders. Wie kan zich dat nu in deze tijd permiteren?
En ik moet toegeven, ik heb meegemaakt dat de waterleiding in de kelder van ons gebouw gesprongen was en dat daardoor een deel van het archief met allemaal verzekeringspolissen letterlijk in het water gevallen was. Ik kan u verzekeren dat dat een enorme schadepost was en nu overdrijf ik niet.
Nu weten we allemaal wel dat de kunst bij het archiveren niet bestaat uit het opbergen maar uit het weer terugvinden van de gearchiveerde stukken. Altijd weer boeiend om te zien hoe iemand wanhopig een dossierstuk in het archief probeert op te sporen, dat door een ander is opgeborgen. Een probleem waar een collega van mij een slimme oplossing voor had bedacht door alles onder de tab “O” van “Opbergen” te archiveren. Aan deze collega is dan ook alle tijd, moeite en aandacht voor E-Filing niet besteed; dat bleek ook al toen mijn collega het voortdurend over E-filling had.
Nee, dan de situatie als we E-filing geimplementeerd hebben. Alle stukken zijn zo weer tevoorschijn te toveren op ons PC scherm met een simpele muisklik. Waar wij ook zijn, hoe laat het ook is, wij kunnen altijd en overal onze documenten raadplegen. Kijk ook eens naar de super blije gezichten van de betrokken medewerkers, ze zien er in eens veel blijer en gemotiveerder uit.
Ik wil u wel waarschuwen om niet in deze muizenvalkuil te trappen! Want voordat de situatie zoals de leveranciers van E-Filing ons tonen, daadwerkelijk bereikt is, gaat er nog wel wat water naar de zee.
Toen men in onze organisatie met E-filing begon en zich te buiten ging aan mooie voorspellingen, fraaie presentaties en duizelendwekkende besparingsberekeningen, begon ik mijn eerdere ervaringen met E-filing aan te bieden. Al snel werd mij te verstaan gegeven dat dit project toch echt van een andere orde was en in niets leek op mijn eerdere projecten. Ik werd hartelijk bedankt voor mijn aanbod maar ik zou wel gaan zien waarom dit project zo anders was.
Vervolgens ging er toch wel het een en ander mis. Zo liep de tijdsplanning giga uit de hand en de kosten idem dito. Waar men binnen enkele weken mee klaar zou zijn, bleek de tijdschaal gewijzigd te zijn in maanden.
Een van de gevolgen was dat er uiteindelijk weinig geld meer over was voor de laatste fase: het digitaliseren van alle fysieke dossiers. Ik adviseerde om dit deel voor deel te doen en niet het hele archief in zijn geheel. De leverancier wist echter iedereen ervan te overtuigen dat het hele archief gerust in een keer kon worden gescand omdat het binnen mum van tijd gerealiseerd was.
Voor het digitaliseren zelf konden best studenten ingehuurd worden.; ik adviseerde daarop om de studenten goed te instrueren. Niet nodig: het was immers massa werk. Een catastrofale gedachte! Door de opgelopen tijdsvertaging zaten de ingehuurde studenten allang weer in de collegezaal en lag het digitaliseren stil. De dossiers konden niet geraadpleegd worden om de doodeenvoudige reden dat ze onvindbaar waren in de grote berg. Die situatie kwam mij bekend voor.
Uiteindelijk is alles gedigitaliseerd en in de E-dossiers terecht gekomen. Maar als ik nu de arbeidsovereenkomst wil hebben van medewerker X uit 2006, krijg ik een grote file (zou het daarom file heten) op mijn scherm die ik bladzijde voor bladzijde door moet pluizen om de gezochte informatie te achterhalen. Alle files die iets met arbeidsvoorwaarden te maken hebben, bleken achter elkaar en zonder scheiding ingelezen te zijn. Het leek wel of mijn collega – u weet wel, die van de tab “O” – de architect van het syteem was.
E-filing is HOT, maar pas op dat u uw vingers er niet aan brandt!
Mijn advies: steek eerst uw licht eens op bij een collega die E-filing als project in zijn geheel als eens meegemaakt heeft.
Geef een reactie