Sinds enkele jaren gebruik ik het volgende schema om mijn taken prioriteiten te geven:
En het heeft briljant gewerkt! Het helpt je niet alleen om prioriteiten te stellen, maar geeft je ook overzicht in de dingen die je wel wilt doen, maar die eigenlijk niet belangrijk zijn. Of die pas belangrijk worden over enige tijd, als er bijvoorbeeld een deadline dichterbij komt. In tegenstelling tot wat sommige interpretaties van de methode zeggen is het ontzettend handig om wel overzicht te hebben in de taken die je ooit nog eens wilt doen, of die geen deadline hebben (dus niet urgent zijn).
Echter, in een eerder artikel over Stephen Covey (de zeven eigenschappen van effectief leiderschap) heb ik deze methode aan hem toegeschreven, terwijl ik vandaag heb begrepen dat de methode oorspronkelijk van Dwight Eisenhower komt, (zie ook wikipedia). Dus bij deze hoop ik Eisenhower in zijn eer te herstellen.
Correctie juni 2015
In een recente blog werd terecht aangegeven dat hoewel Covey zich liet inspireren door Eisenhower, het kwadrant wél door hem is bedacht.
Eisenhower over time management
Eisenhower heeft een geniaal citaat dat ons kan helpen onze prioriteiten te stellen:
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”
In een notendop leert Eisenhower ons, net als Covey, dat het soms beter is te investeren in de niet urgente, belangrijke dingen, zodat er ruimte kan ontstaan in het urgente/belangrijke vak. Door te investeren in de lange termijn (Covey noemt als voorbeeld het trainen van een secretaresse in het overnemen van bepaalde telefoontjes), kunnen we tijd en ruimte vrijmaken en voorkomen dat de brandjes ontstaan. En aangezien brandjes blussen vaak meer tijd kost dan voorkomen, ontstaat ook daardoor tijd en ruimte.
Overigens heeft een bloggercollega. Barbara, hier recent een goed artikel over geschreven: Neem de tijd wanneer u haast heeft en haast u wanneer u de tijd heeft. Hierin stelt ze dat het als HR professional belangrijk is om je los te maken van de huidige situatie. Vaak kunnen zo de nodige brandjes geblust worden.
Meer lezen? Lees: vier principes om je to-do lijst effectiever te maken.
Geef een reactie