Hoe kun je met HR geld verdienen als organisatie? Dat is, zeker nu, een van de centrale vragen voor HR. Waarbij de uitdrukking ‘geld verdienen’ wordt opgerekt naar geld besparen door effectiever of efficiënter te werken. Hiertoe kunnen processen worden geoptimaliseerd, werknemers worden opgeleid, gecoacht, kan de bedrijfscultuur worden veranderd, time management strategieën worden aangeleerd, enzovoorts. Hieronder wil ik een paar voorbeelden geven, maar vooral wijzen op de allerbelangrijkste kostenpost.
Wat is 10% sneller typen (per werknemer) u waard?
Dit is een vraag die ik eigenlijk aan iedere HR manager zou willen stellen. Reken eens uit
Hoeveel uur per dag werknemers in uw (kantoor-)organisatie gemiddeld achter een computer zitten.
Hoeveel uur per dag ze gemiddeld aan het typen zijn
Hoeveel een werknemer gemiddeld per uur verdient
Als er nou 10% van de typ-tijd af kan, hoeveel bespaart u dan?
Er zijn op internet gratis typlessen te vinden. En voor 100 Euro heb je een online cursus (voorbeeld). Wat is de terugverdientijd?
Persoonlijk heb ik een wave toetsenbord en een echte gaming muis, waarbij ik alle sneltoetsen heb ingesteld om tijd te besparen. Deze kosten samen 130€ en ik schat in dat ze me samen ook 10% typ en muistijd schelen.*
Gebruik een to-do systeem, bijvoorbeeld getting things done
Over systemen als takenlijsten heb ik al vaker geschreven, zie Vier principes om je to-do-lijst effectiever te maken. De principes kort samengevat:
– Verzamel al je taken in ‘emmers’, een emmer per type (bijvoorbeeld: werk, vereniging, privé)
– Stel prioriteiten voor je taken (bijvoorbeeld met Coveys kwadrant, zie samenvatting 7 eigenschappen)
– Gebruik Getting things done principes (doe het meteen als het binnen 5 minuten kan, zie de flowchart in ‘vier principes om..’)
– Bedenk iets om jezelf te motiveren (voor mij werkt een gamification counter in mijn to-do-lijst)
Ik ken eigenlijk geen organisaties waar veel gesproken wordt over systemen om je taken weg te werken, al zijn er natuurlijk talloze systemen waarin taken en afspraken bij worden gehouden. Ik kan dus alleen voor mezelf spreken. Voor mij werkt het ideaal: ik heb altijd overzicht in wat ik nog moet doen en het systeem maakt me pro-actiever en sneller.
Het is moeilijk om hier vaste getallen aan te hangen, maar wat kunt u als organisatie besparen als uw medewerkers meer focus krijgen?
In dezelfde richting is het aardig om eens te kijken naar het mailgedrag van uw werknemers. Hoeveel mails worden dubbel gelezen (als ze binnenkomen, tijdens de lunch nog een keer en dan later, als de medewerker besluit er iets mee te doen)? Hoeveel tijd wordt er gezocht naar een mail die ooit een keer verstuurd is?
Hoeveel tijd kunt u besparen als iedereen een simpel systeem gebruikt om mail op te slaan (voorstel: de inbox moet altijd leeg zijn, of alleen nog-af-te-werken mails bevatten. De rest wordt weggegooid, of opgeslagen in een map ‘belangrijke informatie’, of eventueel per onderwerp. Kijk eens hoeveel rust en overzicht dat geeft).
Het échte HR vraagstuk: motivatie
En hier is het eeuwige hete hangijzer van HR. Want voornoemde slimmere manieren van werken vallen natuurlijk in het niet als iemand niet wil. Je kunt in training, hardware en systemen investeren, maar als iemand er niet mee werkt, of geen zin heeft om hard te werken, te focussen, of prioriteiten te stellen, dan zal het niet gebeuren. En motivatie is moeilijk meetbaar: wanneer doet iemand echt zijn best? En wanneer doet iemand zijn best om gezien te worden als iemand zijn best doet?
Maar denkt u eens aan de werknemer die vooral op tijd nu.nl checkt, koffie haalt voor zijn collega’s, graag een gesprekje tussendoor voert, nog even naar de wc gaat, precies op tijd gaat lunchen, altijd twee minuten moet zoeken naar een mailtje en soms even het overzicht kwijt is. Het is niet écht mis, onverantwoord. Je kunt er niet écht iets van zeggen, want hij doet het niet slecht (hij haalt zelfs, heel sociaal, koffie voor iedereen, twee keer per dag). Maar hij doet het ook niet goed, hij is niet écht productief en zeker niet zo productief als hij zou kunnen zijn.
Hoeveel kun je hier winnen? En hoe moet je dat doen? Een cultuuromslag, een stuk coaching? Hem zijn inherente waarde laten zien, schouderklopjes geven?
Op dit soort gebieden, bij echte mensen, die het redelijk doen, maar het misschien fantastisch kunnen doen, kan HR grote slagen maken. En natuurlijk ook op duidelijkere gebieden: werknemers die niet presteren, afspraken niet nakomen, slecht werk leveren. Maar juist daar ligt ook het probleem: wanneer is iemand gemotiveerder, productiever, meer secuur? Het is moeilijk aantoonbaar en daarom is het makkelijker om met concrete cijfers te komen. We maken daarom vaak een soort stroman-statistieken: we meten iets dat een uitvloeisel moet zijn van motivatie, voor een redacteur zijn het aantallen woorden of artikelen per week, voor een consultant het aantal gesprekken per maand. Maar als de motivatie er niet is en de gesprekken niet goed lopen, dan kunnen we meten wat we willen, we halen er geen resultaten mee.
Dit is misschien wel het grootste probleem voor HR. Dat we daar waar we de meeste toegevoegde waarde kunnen leveren, niet kunnen laten zien hoe groot die toegevoegde waarde is. Daar begint het kip-ei verhaal van HR dat niet aan tafel zit omdat de toegevoegde waarde onduidelijk is, waar HR zal stellen dat het niet meetbaar, maar hopelijk wel zichtbaar te maken is en dat er vanuit de top dus draagvlak moet zijn voor HR. Het vakgebied is bijna een paradox, een schjinbare tegenstelling: het kan fantastische dingen bereiken, maar het bewijs daarvoor blijft altijd subjectief en is nooit helemaal tastbaar.
* Expand heeft op geen enkele manier zakelijke betrekkingen met de genoemde partijen.
Geef een reactie