Stel je eens voor: je bent project manager en werkt elke dag je actielijsten af om je deadlines te halen. Dan staat opeens die nieuwe manager aan je bureau (of erger nog: een oude manager die een nieuwe leiderschapstraining heeft gevolgd). De manager vraagt je hoe je de cultuurverandering gaat managen als onderdeel van je project.
Je hebt er eigenlijk geen goed antwoord op. Dat moet de change manager doen, toch? Of HR?
De volgende keer dat de vraag wordt gesteld, denk dan aan de 3 tips uit dit blog.
1. Kaats de bal terug naar de manager: je hebt hem nodig!
Cultuurverandering gaat over het doorbreken van bestaande patronen en interacties. Leiders laten dat gebeuren. Hun gedrag moet een afspiegeling zijn van de cultuur die je wilt creëren. Als zij niet het goede voorbeeld geven, zal elke interventie bij voorbaat al nep en ongeloofwaardig zijn.
Een simpel voorbeeld ter illustratie: Ik lanceerde een nieuwe kantoor concept voor een grote corporate waarbij desk-sharing centraal stond. Mensen mochten niet achter hun bureau eten, een logische afspraak. De afdelingsmanagers hielpen hun team de regels te respecteren. Geen makkelijke taak maar het werkte. Een van de directeuren had zijn eigen kantoor geregeld en besloot toch gewoon achter zijn bureau te eten. Hij maakte van zichzelf de uitzondering op de regel. Hij verloor het respect van zijn afdelingsmanagers en zij stopten met het coachen van hun team.
2. Save the date
Er is een bekende cartoon waarin de CEO aan de change manager vraagt wanneer de cultuurverandering plaatsvindt. De change manager antwoord dat die is gepland op dinsdag 7 juni om 11:15 uur. Grappig, zeker, maar ook de brute waarheid voor sommige organisaties. Cultuur verandering is op z’n best een stip op de horizon. Als project manager kan je dit niet alleen oppakken. Hieronder staan een paar praktische tips om cultuur verandering onderdeel te maken van je project plan:
- Start met het organiseren van een formele kick-off om de nieuwe manier van werken te lanceren. Maak het officieel (neem een directeur mee). Waar mogelijk: maak er een feestje van (gratis taart trekt mensen!). En tot slot, nodig veel mensen uit of maak de lancering onderdeel van een grote plenaire sessie die toch al is gepland.
- Na de lancering blijft je communiceren over de nieuwe manier van werken. Bouw dat in je project plan. Vraag verschillende teamleden om te vertellen wat het voor hen betekent. Of interview een klant om hun kant van het verhaal te horen.
- Wanneer de organisatie er klaar voor is, stel een netwerk van ambassadeurs samen. Zij delen verhalen en zijn de change agents op de vloer.
3. Hou het levend!
De opwinding rondom de lancering zal op een bepaald moment afnemen. Zelfs als je regelmatig communiceert zullen mensen terugvallen in ‘business as usual’. En zodra de druk toeneemt, vervallen mensen in hun oude gewoontes. Dit is nooit helemaal te vermijden maar als je onderstaande acties opneemt in je project plan, hou je het levend.
- Vertaal de nieuwe cultuur naar een paar simpele kernwaarden: dit is hoe we dingen hier doen. Je kan HR vragen om ze te integreren in taakomschrijvingen en beoordelingssystemen om ze een plek te geven.
- Indien nodig, pas je processen zodat ze de nieuwe manier van werken weergeven. Als je nieuwe adagio is ‘klant is koning’, bedenk dan wat het betekent wanneer de telefoon wordt opgenomen of e-mail worden beantwoord.
- Maak het makkelijk voor mensen om te begrijpen wat het voor hen betekent: beschrijf je nieuwe standaard en leg uit waarom dat de standaard is. Beschrijf dan situaties waarin mensen het recht hebben om af te wijken van de standaard. Dit voorkomt een hoop zinloze vergaderingen en e-mails (hoera!).
- Een goede manier om de nieuwe waarden tot leven te laten komen is door het inhuren van nieuwe medewerkers. Werf ze op basis van de nieuwe waarden/cultuur. Laat ze mixen met de mensen uit de ‘oude wereld’ en maak ze het gezicht van de nieuwe manier van werken.
Als project manager ben je veel bezig met planning en het bewaken van deadlines. Sommige van jullie hebben toegang tot een change professional om je programma te ondersteunen. (lees meer over het verschil tussen de project manager en de change manager). Toch zijn er een hoop zaken die jij kan doen om de cultuurverandering kracht bij te zetten. Bedenk dat de menselijke aspect de beslissende factor is wanneer het gaat om het doorvoeren van verandering. Het resultaat van die verandering wordt bepaald door de mate waarin mensen het verschil accepteren tussen het oude en het nieuwe. Cultuur gaat vooral over groepsdynamiek. Je kan een cultuur veranderen door in te grijpen in de interacties en patronen tussen mensen.
De cultuurverandering gaat nieuw plaatsvinden op een vastgestelde datum. De lente is een mooie moment in het jaar om op te schonen en nieuwe plannen te maken: plan eens een kick-off voor je activiteiten rond cultuurverandering. Dan heb je meteen ook antwoord op de vraag van die ene manager…
Er is veel te schrijven over het organiseren van je change management activiteiten. Laat vooral weten als je een onderwerp hebt waar je graag meer over wilt weten, dan neem ik dat mee in mijn volgende blog.
Geef een antwoord