Onlangs werd ik weer eens geconfronteerd met een tweetal situaties waarbij twee verschillende bedrijven zich verkeken op het belang van een goed inwerkprogramma. Zij namen 2 jonge krachten aan met weinig werkervaring, maar wel met een goede opleiding en een passende mentaliteit. De ene besloot na 3 dagen op te stappen en de ander na 3 weken. Inderdaad kandidaten met karakter!
In beide situaties had de algemeen directeur/eigenaar de nieuwe medewerker aangenomen en als uitgangspunt de titel van deze blog gehanteerd. Een loffelijk streven dat niet altijd op de gewenste manier uitwerkt. Deze directeuren stonden echter te ver van de operatie af om een goede inschatting te kunnen maken van wat het betekent om volledig zelfstandig de baan in te kunnen vullen. Er was weliswaar rekening gehouden met een inwerkperiode, maar degenen die moesten inwerken hadden mentaal al afscheid genomen en waren inhoudelijk te veel vergroeid met het werk. Alles was voor hun vanzelfsprekend. Voor de jongemannen in kwestie was dit niet zo.
Wat is hier de les? Inwerken van nieuwe medewerkers vraagt tijd en vaardigheid om expertise over te dragen. Die tijd is er niet altijd. Met een opzegtermijn van een maand of 2 maanden en de tijd die voor werving & selectie nodig is, is er vaak te weinig tijd voor overdracht. Dan is een leergierig mentaliteit belangrijk, maar niet altijd voldoende. Dan moet men feitelijk zoeken naar mensen met de relevante werkervaring en expertise. De vraag is natuurlijk wat men die mensen voor perspectief kan bieden, meer van hetzelfde?
Dat zoeken van kandidaten verlangt aandacht en tijd. Heeft men daarvoor de capaciteiten niet in huis, dan is het beter om een bureau in te schakelen dat op zoek gaat en de juiste kandidaat gaat interesseren voor de vacature.
Nog beter is om er voor te zorgen dat werkwijzen goed gedocumenteerd zijn. Daarnaast moet men er voor zorgen dat er altijd een actueel inwerkprogramma is. Het hoort bij een functie, omdat werkzaamheden probleemloos overgedragen kunnen worden. Niet alleen bij vertrek, maar ook bij ziekte of promotie.
Ook hier geldt overigens dat de “attitude” cruciaal is. Delen van kennis en ervaring past bij de transparante van deze tijd, maar is niet een ieder gegeven. Niet-delen is voor veel mensen een manier om zich onmisbaar te maken en de eigen positie in het bedrijf te beschermen. Mocht dit het geval zijn, dan zal dit eerst geadresseerd moeten worden alvorens zaken vast te gaan leggen.
Opzetten van een systematiek voor overdracht van werkzaamheden is een investering die zich terug zal betalen. Voor de invulling kan men er voor kiezen om HR stagiairs ter ondersteuning in te schakelen. Voor studenten zijn dat zeer leerzame trajecten. Ook zijn dit prima klussen om medewerkers in te zetten die re-integreren na een periode van arbeidsongeschiktheid of die over een tijdje met pensioen gaan.
Het is aan te raden om niet alleen gebruik te maken van documenten. Schrijven is een vaardigheid die niet iedereen beheerst. Video is een mooi alternatief. Laat mensen op video vertellen hoe bepaalde zaken werken. Doe dat wel op een gestructureerde manier.
Wie aandacht besteedt aan overdracht van werkzaamheden zal uiteindelijk op de arbeidsmarkt meer mogelijkheden hebben om de juiste persoon, met de juiste mentaliteit aan te trekken. Dan werkt “Hire for attitude & Train for skills”.
Geef een reactie