Elke organisatie krijgt (helaas) te maken met verzuim. Mijn ervaring is dat het loont om hier actief op te sturen binnen je organisatie omdat verzuim deels beïnvloedbaar is.
Oorzaken verzuim
Om meer grip te krijgen op verzuim is het van belang te realiseren dat verzuimgedrag vrijwel nooit het gevolg is van één aanwijsbare oorzaak, maar het resultaat is van een complexe samenloop van verschillende oorzaken. Hierbij kan gedacht worden aan gezondheidsklachten, persoonlijkheidsaspecten, factoren in de werksfeer en factoren in de privésfeer. Deze samenloop is vaak bepalend voor de keuze van een medewerker om zich wel/niet ziek te melden. Hierbij is mede van invloed: de relatie tussen medewerker en organisatie, de eigen normen en waarden, informele normen van management en collega’s (verzuimcultuur) en regelingen van het bedrijf omtrent controle.
Sturen op eigenaarschap; hanteren eigen regie model
Ik ben groot voorstander van het eigen regie model waarin de werkgever, en dan vaak de direct leidinggevende, primair verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding van zijn/haar medewerkers. In dit model is het de rol van de leidinggevende om de verantwoordelijkheid voor het verzuim neer te leggen bij de medewerker zelf zodat er meer betrokkenheid wordt gerealiseerd. Ons inziens zou het streven moeten zijn om de leidinggevende zodanig te ondersteunen en op te leiden dat steeds meer acties bij de leidinggevende en medewerker zelf komen te liggen. Hierbij kan gedacht worden aan het registreren van het verzuim, het bijhouden en afronden van de acties die uit de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) voortkomen, het regelmatig voeren van re-integratiegesprekken en het maken van gespreksverslagen hiervan.
Preventie
De leidinggevende speelt ook bij preventie van verzuim een belangrijke rol. Het is hierbij van belang dat de leidinggevende zijn/haar team kent en bewust is van mogelijke risicofactoren. Het is dan wel zaak dat de leidinggevende moeite steekt in het signaleren. Als het niet goed met iemand gaat, dan kan dit vaak vroegtijdig worden opgemerkt bij veranderingen in gedrag. Een hulpmiddel hierbij is het regelmatig (minstens 1 keer per maand) houden van korte 1-op-1 gesprekken met de medewerkers uit het team. Met name bij spanningsklachten is het essentieel om deze op tijd te signaleren zodat je op tijd kunt ingrijpen. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans op langdurige uitval. Wat begint met een aanpassingsstoornis (overspannen) kan op termijn overgaan in een burn-out.
Mocht de verwachting zijn dat de ziekmelding langer gaat duren, dan is het zaak de bedrijfsarts in te schakelen. Als het gaat om psychische klachten loont het om direct een psycholoog in te schakelen zodat er handvatten gegeven worden om met deze klachten om te gaan, te werken aan herstel en problemen voor de toekomst te voorkomen.
Versterken energiebronnen en reduceren stressoren
Wat ook kan helpen in het kader van preventie is een juiste balans tussen risicofactoren (stressoren) en energiebronnen binnen de organisatie. Onderzoek welke risicofactoren binnen de organisatie mede aanleiding zijn voor het ontstaan van verzuim of een spoedige terugkeer na verzuim belemmeren. Hierbij kan gedacht worden aan te moeilijk of juist te saai werk. Wanneer dit laatste het geval is, dient er gekeken te worden naar het bieden van voldoende mogelijkheden om door te groeien (horizontaal en/of verticaal). Ook kan er sprake zijn van onduidelijke of tegenstrijdige verwachtingen die zijn ontstaan door beloftes die niet kunnen worden nagekomen.
Andere stressoren zijn emotioneel ingrijpende gebeurtenissen, een slechte relatie met een leidinggevende en/of collega’s, te hoge werkdruk, baanonzekerheid en/of storingen of oponthoud veroorzaakt door anderen of apparatuur.
Heb je hulp nodig bij het houden van grip op het verzuim in jouw organisatie? Via ons bloggerprofiel vind je onze contactinformatie.
Geef een antwoord