We weten alles over marketing, finance en IT, maar van de interactie tussen mensen hebben we weinig kaas gegeten. We hebben iets anders nodig dan beter of rationeler denken. Tijd voor HR om haar rol als systeemdenker te activeren en haar klanten op dit gebied te faciliteren.
Je kunt een probleem niet oplossen met de denkwijze die het heeft veroorzaakt – Einstein
Systeemdenken geeft aandacht aan relaties tussen mensen. Organisaties kunnen op allerlei manieren vastlopen: een managementteam dat niet goed functioneert of een fusie waarbij organisaties elkaar niet kunnen vinden. Dit leidt tot spanningen, misverstanden en soms zelfs conflicten. Verandering is noodzakelijk en systeemdenken biedt uitkomst.
Wat is een systeem?
We hebben veel met systemen te maken. Je kunt daarbij denken aan je familie, je huidige gezin maar ook aan je lichaam. Al die systemen, hoe verschillend ze ook zijn, hebben één overeenkomst: alles staat met elkaar in verbinding en is van elkaar afhankelijk. Elke verandering in een van de delen heeft invloed op de andere.
Een mierenhoop, bijvoorbeeld, is een systeem. Individuele mieren kunnen samen een ingenieuze mierenhoop bouwen. In zijn eentje bokst het insect niet veel voor elkaar. Maar grote groepen mieren die samenwerken kunnen heel ingewikkelde dingen doen.
De organisatie is ook een systeem. Het is een set van complexe processen die zich aan elkaar aanpassen, op elkaar reageren en elkaar beïnvloeden. Draai je aan de ene knop, dan heeft dat effect op de andere knoppen. En dat geldt niet alleen voor de processen, maar ook voor de mensen binnen organisaties. Ze maken continu gebaren die reacties oproepen en uitlokken bij elkaar.
De leider als systeemdenker
Wat zichtbaar en meetbaar is, het topje van de ijsberg, blijkt ook de focus van veel managers. Meetbare resultaten, KPI’s en meer van dat lekkers worden voor de manager instrumenten om gedrag aan te sturen. De échte hefbomen om gedrag aan te sturen liggen echter onder het wateroppervlak, in de diepere structuur van onze ijsberg. Die is meestal onbekend voor wie zich enkel focust op wat direct zichtbaar is. Van leiders in organisaties wordt gevraagd dat ze aandacht hebben voor zowel de bovenstroom als de onderstroom.
Veel bedrijven stoppen vooral energie, tijd en geld in het managen van de bovenstroom. Bovenstroommanagement gaat over het optimaal inzetten van alle beschikbare middelen. In bedrijven zie je dit terug in de sterke nadruk op meten, analyseren en verbeteren; KPI’s, begrotingen en cijfermatige voorspellingen, gedetailleerde procesanalyses, het ontleden van klantgedrag en bouwen van sales funnels. In de bovenstroom zijn ritme, meten en handelen belangrijk.
In het onderstroommanagement wordt deze realiteit niet ontkend, maar wordt er iets aan toegevoegd. Onderstroommanagement gaat over de kennis over systemen, interactie en verbindingen. Die verbindingen gaan via mensen. Mensen, personen, individuen zijn de onmisbare schakels in die verbindingen. In de onderstroom zijn beweging, waarnemen en verbinden belangrijk.
Onderstroommanagement is gebaseerd op systeemdenken. Sociale systemen, bedrijfsprocessen en managementstructuren zijn door mensen opgezet. Zij hebben dat gedaan volgens hun mentaal model. Zo zal iemand die ervan overtuigd is dat elke actie beter is dan geen actie, systemen anders inrichten dan iemand die eerder reflectief en risicomijdend is.
HR als systeemdenker
HR als systeemdenker biedt organisatiecoaching op de bovenstroom én onderstroom, en biedt hiermee een belangrijk fundament voor verandering. HR als systeemdenker werkt op het grotere geheel en hoe het is georganiseerd. Naar verbindingen, niet naar de afzonderlijke elementen. Naar een groep, niet naar een individu. Naar patronen in plaats van naar afzonderlijke incidenten. Naar beweging, niet naar een moment in de tijd.
Met systeemdenken kan HR de leider ondersteunen als de leider zich bijvoorbeeld afvraagt waarom er in de organisatie niet goed wordt samengewerkt. Hij kan dat de individuele mensen kwalijk nemen, maar dat zal niet echt helpen. Beter is het dan om uit te zoeken wat de reden is voor dat gebrek aan samenwerking. Welke patronen herken je, hoe is het systeem opgebouwd en welke verbanden zie je?
Ondersteuning van leiders
Met systeemdenken kun je op verschillende manieren duiden wat er in de hand is met ‘het’ systeem waarin gewerkt wordt. Als je dat helder hebt, kies je de benadering die het beste past bij het systeem en de verandering die de organisatie wil bereiken. Vervolgens ondersteun je de leider bij het uitzetten van een passende strategie en de uitvoering van effectieve people (HR) interventies.
De krachten onder water bespreekbaar maken is lastig. Dat vergt moed en geduld. Maar je moet het hier wel over hebben als de organisatie structurele verbeteringen wil realiseren. HR kan hierbij faciliteren.
De juiste plek innemen
Ik betrapte mijzelf er in het verleden op dat, als iets niet slaagde, ik dacht dat het aan mijzelf lag. Ik besef nu dat we als mens zo vertrouwd zijn geraakt met de opvatting dat talenten en tekortkomingen in onszelf zitten, dat we soms vergeten dat ze vooral in de interactie met anderen tot stand komen.
Systeemdenken leert dat context betekenis geeft en dat ons gedrag voor een belangrijk deel wordt bepaald door de positie die we innemen. De plek die ik nu bijvoorbeeld als interim professional heb in het systeem van mijn opdrachten, is heel specifiek en doelgericht. Interim opdrachten gaan aan de oppervlakte vaak nog steeds over efficiëntie- of kwaliteitsslagen maken, een stoel bezet houden of het voorbereiden of verteren van een organisatiewijziging. Onder de oppervlakte, in de onderstroom, liggen altijd unieke, verborgen opdrachten die het uiteindelijke verschil in de bovenstroom bepalen. Als ik dit goed kan hanteren, dan kan ik ongelooflijk veel bereiken voor het systeem, de mensen die erin werken en voor de betekenis die het systeem in de samenleving heeft. En daarom doe ik wat ik doe.
Bronnen:
Onderstroommanagement, S. Bakker & J. ter Bogt; Systeemdenken voor managers, J. Schaveling; HR als game changer, S. Klaassen
Geef een reactie