HR: voorkom dat je organisatie blijft vergaderen

HR moet zich meer bezighouden met business doelen. Zo concluderen we regelmatig, bijvoorbeeld in een recente discussie op dit blog. En er is een enorme slag te maken: in vergaderingen. De gemiddelde Nederlandse werknemer besteed zo’n 3,5 uur per week aan vergaderen, wat leidt tot 60 miljard aan loonkosten (per jaar), aldus Intermediair. Als HRM’er is het dus bijzonder interessant om eens na te denken: hoe kan dit efficiënter? 3,5 uur per week, dat is bijna een dagdeel. Als je daar dat halve uur af kan snoepen, heb je al een enorme vergadering. Dus, hoe ga je te werk?

Tips om te minderen met vergaderen

In het artikel uit de intermediair staan al 15 tips. Een paar hele sterke vond ik:

• Stop de agendavergadering!
  Vergader met een doel en absoluut niet omdat je nu eenmaal een vergadering gepland hebt.
• Vergader staand
  Dat geeft een heel andere energie (hoe soft het woord ook klinkt, het klopt wel)
• Vervang de rondvraag voor ‘agendapunten voor volgende keer’
  Zo kan iedereen de punten voorbereiden. Bovendien voelt de rondvraag soms als een extra en onnodig rekkend onderdeel.

Pas je vergadering aan op je organisatie

De tips zijn vrij algemeen, maar vergaderingen kunnen met wat maatwerk veel sneller, leuker en effectiever worden gemaakt. Je kunt bijvoorbeeld iPads gebruiken in een erg visuele organisatie, of als je vaak een digitaal onderwerp hebt (websites, foto’s). Je kunt de vergadering anders beginnen, bijvoorbeeld met erg open, kritische vragen, om nieuwe ideeën aan te wakkeren, bijvoorbeeld als je in een reorganisatie zit, of als de organisatie nodig moet gaan innoveren. Je kunt buiten vergaderen, wandelend vergaderen, proberen maximaal 20 minuten te vergaderen (en kijken hoe ver je komt).

Kortom: ga eens de organisatie in. Probeer de vergaderingen van verschillende afdelingen eens bij te wonen. Schrijf op wat er beter kan en doe suggesties. Vergaderen hoeft niet suf en vermoeiend te zijn. En zeker geen nutteloze verplichting. Het moet een moment zijn om te kijken wat anders kan, wat beter moet en om ideeën uit te wisselen.