“O jee, de beoordelingsgesprekken komen er weer aan!”

Veel leidinggevenden zien op tegen de maand december, omdat dan de beoordelingsgesprekken weer gevoerd moeten worden. Ook voor de medewerkers is het beoordelingsgesprek vaak een verplicht nummer wat weinig tot niets toevoegt aan hun functioneren en hun welbevinden. In de HR wereld hoor je steeds vaker dat het nu eindelijk eens echt anders moet met die beoordelingsgesprekken. Sommigen vinden zelfs dat we er maar helemaal mee moeten stoppen. Ook de kreet “continue feedback” wordt in dat kader veel genoemd. Daar zijn zelfs al apps voor ontwikkeld. Twee jaar geleden schreef ik er al het artikel Beoordelingsgesprekken moeten anders over.

U kunt niet zonder beoordelingsgesprekken
Aan de andere kant is duidelijk dat als een werkgever een medewerker op grond van slecht functioneren wil ontslaan, hij dit met een stevig dossier zal moeten onderbouwen. In dat dossier mogen verslagen van beoordelingsgesprekken en een actueel functieprofiel niet ontbreken. Ook is het natuurlijk zo dat elke medewerker er recht op heeft om te weten hoe zijn leidinggevende zijn werk en zijn resultaten waardeert. “De schutter die nooit bij de schijf mag gaan kijken wat hij geraakt heeft zal nooit beter leren schieten.” Het is duidelijk, u zult een “gulden middenweg” moeten vinden. In dit artikel leg ik uit hoe ik die gulden middenweg zie.

Koppel beoordelingsgesprekken aan het dienstjaar
Om maar met het eerste te beginnen: waarom moeten beoordelingsgesprekken persé in december? Salarisverhoging en beoordeling horen natuurlijk bij elkaar. Waarschijnlijk bent u gewend om in januari de salarisverhogingen toe te kennen. Want dan wist u wat u het vorige jaar verdiend had en dus hoeveel ruimte er voor salarisverhogingen was. Met de huidige boekhoudsystemen en niet te vergeten de goede boekhouders van tegenwoordig is vaak per maand of per kwartaal duidelijk hoe het gaat met uw resultaat. En is het dus niet verstandig en ook niet nodig om tot het eind van het jaar te wachten met op de rem te trappen. Dus in plaats van dat u in januari zegt: “we hebben ruimte voor x% salarisverhoging in januari” kunt u ook zeggen: “we hebben het komende jaar als we zo doorgaan x% ruimte voor salarisverhoging”. Mijn advies: koppel de datum van beoordelingsgesprekken niet aan het kalenderjaar maar aan het dienstjaar van de medewerker. Dat past ook beter bij de halfjaar- of jaarcontracten waar de meeste dienstverbanden mee beginnen. U spreidt daarmee de druk op uw leidinggevenden. Tevens blijven de leidinggevenden zo het hele jaar bezig met het functioneren van hun medewerkers en niet, zoals nu vaak wel, alleen in december. En bij een goede beoordeling kent u gewoon op dat moment de bijbehorende salarisverhoging toe. Ook al is dat in juli.

Geen vast budget voor salarisverhogingen
Trouwens is het best gevaarlijk (zelf ben ik er een groot tegenstander van) om met een budget voor salarisverhogingen te werken. Want het betekent dat de ene medewerker alleen maar een bovengemiddelde verhoging kan krijgen als de andere een ondergemiddelde verhoging of helemaal niets krijgt. Dit wakkert de onderlinge concurrentie tussen medewerkers aan en dat is erg slecht voor een goede samenwerking. Dus áls u salarisverhoging koppelt aan functioneren (en daar ben ik wel groot voorstander van), durf het dan ook aan om dat zonder budget te doen. In totaal zou het zo moeten zijn dat als er meer salarisverhogingen dan verwacht moeten worden gegeven, het presteren van uw medewerkers en dus uw resultaat ook beter dan verwacht moet zijn.

Beoordelingsgesprekken vereisen betrokkenheid
Waarom beschouwen zowel leidinggevenden als medewerkers het jaarlijkse beoordelingsgesprek vaak als strafwerk? Het antwoord daarop is: omdat er te weinig betrokkenheid van de beoordelaar is bij de dagelijkse activiteiten van de medewerkers. Vaak denkt de bedrijfsleiding (of de HR afdeling) dat de leidinggevenden op de werkvloer niet in staat zijn goede beoordelingen op te stellen en een goed beoordelingsgesprek te voeren. Dus trekt men het naar een niveau hoger. Maar dan moet één leidinggevende soms 20 of 25 mensen beoordelen! Je mag al blij zijn als hij ze allemaal bij naam kent, maar om echt betrokken te kunnen zijn bij wat ze dagelijks doen is zo’n aantal gewoon te groot. 8 à 10 medewerkers per beoordelaar blijkt in de praktijk het maximum te zijn. Dat betekent natuurlijk wel dat deze leidinggevenden opgeleid moeten worden op beoordelingsgebied. Waardoor ze het beoordelen ook beter zullen kunnen en het minder als strafwerk zullen beschouwen.

Beoordelingsgesprekken kunnen niet zonder functieprofiel
In mijn visie is een beoordeling zonder een functieprofiel of functiebeschrijving niet mogelijk. Als een medewerker niet duidelijk op papier heeft wat zijn taken zijn en wat de belangrijkste competenties zijn die hij moet laten zien, hoe kunt u hem daar dan op afrekenen? Hier volgt ook meteen uit dat de leidinggevende het functieprofiel up-to-date moet houden. Mijn advies is om het beoordelingsjaar te beginnen met het bespreken van het functieprofiel, van de persoonlijke doelen van de medewerker en van de resultaten die van hem worden verwacht. In kleine bedrijven zie ik wel eens dat de bespreking van het functieprofiel voor het volgende jaar gedaan wordt direct ná het bespreken van de beoordeling van het afgelopen jaar. Zeker als het vaststellen persoonlijke doelen en te bereiken resultaten niet zo erg van toepassing is, dan is dat een mogelijkheid. Niet ideaal in mijn visie, maar het kan. Doelstellingen bespreken direct na de beoordeling raad ik sterk af want medewerkers staan daar vaak op dat moment niet voor open. Doe dat liever een paar weken later. Het karakter van een beoordelingsgesprek (eenzijdig) is ook anders dan van een doelstellingengesprek (meer inbreng van de medewerker gewenst).

Leiderschap belangrijker dan beoordelingsgesprekken
Veel belangrijker dan functieprofielen, doelstellingen en beoordelingsgesprekken is echter de kwaliteit van leidinggeven. Dr. Eva Knies van de Universiteit van Utrecht heeft in haar proefschrift duidelijk aangetoond dat het de leidinggevenden zijn die het personeelsbeleid moeten vormgeven. Want alleen een goede leidinggevende kan de betrokkenheid hebben die voor een goede beoordeling nodig is. Vaak zie ik dat de beste medewerker uit een team de teamleider wordt. Daar hoeft niks mis mee te zijn, maar denkt u er dan wel aan deze nieuwe teamleider te laten trainen of coachen in leiderschap. Zeker, sommige mensen zijn geboren leiders. Vaak zijn dat ondernemers. (Overigens lang niet altijd.) Maar de meeste medewerkers zijn geen geboren leiders. Dat is niet erg, leiding geven is prima te leren, zeker als de groep niet meer dan 10 medewerkers omvat. Maar het moet wel gebeuren! Zaken als hoe communiceer je goed met je medewerkers, hoe geef je ze de ruimte voor eigen inbreng zonder dat ze alle kanten op gaan, hoe voer ik een slechtnieuwsgesprek en verder eigenlijk alle punten uit het artikel 9 tips voor meer plezier in het werk moet elke leidinggevende beheersen en doen.

Continue feedback
Deze goedgetrainde leidinggevenden laat u dus zorgen voor een actueel functieprofiel (HR kan daar prima bij ondersteunen), u laat ze doelen en resultaten afspreken met hun medewerkers en aan het eind van het (dienst)jaar doen ze het beoordelingsgesprek. Daar hoort natuurlijk nog wat tussen. Dat is het volgen van het functioneren van de medewerker. Voor de betrokken leidinggevende aan niet meer dan 10 mensen is dat als het goed is een vanzelfsprekendheid. Het enige is dat hij er regelmatig (minstens maandelijks) voor gaat zitten om per medewerker de belangrijkste gebeurtenissen op het gebied van diens functioneren te noteren. Zowel de positieve als de negatieve dingen uiteraard. Ook de opmerkingen van anderen over de medewerker (collega’s, andere leidinggevenden, klanten, leveranciers enz.) worden genoteerd en desnoods onderzocht. De leidinggevende houdt dus per medewerker een logboek bij. Met dat in de hand is het opstellen van de beoordeling aan het eind van het jaar zó gebeurd. In het beoordelingsgesprek zal de medewerker de gebeurtenissen herkennen. Meestal is daar dan weinig discussie over. Tevens voorkomt u op deze manier dat de beoordeling slechts een weergave is van de meest recente prestaties en de grote uitschieters. Voor de duidelijkheid: het is niet zo dat de leidinggevende door het jaar heen niets moet zeggen tegen de medewerker over diens functioneren en alles op moet sparen voor het beoordelingsgesprek. Als er in positieve of negatieve zin iets over het presteren gezegd moet worden dan doet de leidinggevende dan natuurlijk op het eerste gepaste moment. In het beoordelingsgesprek mag er uiteraard op teruggekomen worden.

Samenvattend mijn 11 tips en adviezen:

1. zorg dat elke leidinggevende is getraind in leiderschap
2. laat de leidinggevenden op de werkvloer hun eigen mensen beoordelen en train ze daarin
3. een leidinggevende beoordeelt maximaal 8 tot 10 medewerkers
4. zorg dat elke leidinggevende echt betrokken is bij zijn medewerkers
5. laat het kalenderjaar los voor de HR Cyclus en ga over naar het dienstjaar van de medewerker
6. zorg voor een actueel functieprofiel dat ook de competenties bevat die de betreffende medewerker moet laten zien (Een competentie is de combinatie van kennis, vaardigheid en gedrag die nodig is om op een bepaald onderwerp succesvol te kunnen functioneren.)
7. bespreek het functieprofiel met de medewerker, geef hem een exemplaar en spreek indien relevant doelen en verwachte resultaten met hem af.
8. volg het functioneren van de medewerker door het jaar heen en maak daar minstens maandelijks aantekeningen van
9. voer aan het eind van het dienstjaar het beoordelingsgesprek waarin u kijkt naar de drie elementen (1) taken uit het functieprofiel, (2) competenties en (3) afgesproken doelen en resultaten
10. stel geen budget vast voor salarisverhogingen
11. koppel het functioneren aan de salarisverhoging: bij voldoende functioneren geen verhoging, bij goed functioneren 1 stap (trede, periodiek) verhoging, bij zeer goed functioneren 2 stappen.

Op deze wijze heeft u een goede combinatie van beoordelingsgesprekken en continue feedback (maar wel door de leidinggevende gefilterd) waar u nog jaren mee vooruit kunt.

Deze blog verscheen ook op de website van Jos.