Omgaan met de coronacrisis: Carola Spruit, HR Director bij Valtech

02/06/2020 Leestijd: 9 minuten

Carola Spruit is HR Director bij Valtech, een internationaal digitaal bedrijf met focus op digital marketing, data, technologie en experience design. De organisatie heeft zo’n 38 vestigingen in 16 landen en meer dan 3000 medewerkers. Op 13 mei mocht ik Carola een aantal vragen stellen over het effect van de coronacrisis op zowel haar HR-rol als op de business van Valtech.

Hoe ziet jouw rol bij Valtech eruit?

Bij Valtech heeft ieder land een eigen HR-team. Ons team in Nederland bestaat uit vijf medewerkers. Ik vergelijk mezelf niet met een HR-directeur die meerdere teams onder zich heeft, ik stuur zelf alleen het team in Nederland aan. Ik ben HR Director van Valtech Nederland en eindverantwoordelijk voor alle HR- en recruitmentactiviteiten.

Wat misschien anders is dan in andere organisaties, is dat onze Academy niet binnen de afdeling valt. Er is veel sprake van samenwerking, maar we hebben onze eigen Academy Manager die ook ondersteuning krijgt van een van de collega’s uit het HR-team. Verder ben ik onderdeel van het MT en stem ik, samen met twee HR-collega’s (HR adviseur en HR assistent), alles af rondom de HR-werkzaamheden. Ook bespreek ik de recruitmentplannen met onze recruiters die we in Nederland in dienst hebben en help hen op weg, zodat zij zelfstandig hun werk kunnen doen. We doen het samen als één team, waarbij iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden en vrijheden heeft.

Verloopt recruitment binnen Valtech op dit moment op dezelfde manier als voor de coronacrisis?

Nee, het aantal vacatures is flink teruggelopen. Voorheen moesten we heel hard op zoek naar nieuwe mensen en namen we mensen aan met het oog op groei, ook als er niet direct veel werk was. Nu zijn we echt heel kritisch geworden. We nemen alleen nieuwe mensen aan ter vervanging van medewerkers met cruciale rollen die vertrekken of waar we op inhuren. We hebben nog een aantal vacatures openstaan, maar het zijn er echt een stuk minder dan voorheen. We proberen ook af te stemmen met landen om ons heen. Als er in een ander land collega’s zijn die niet genoeg werk hebben, kijken we of we hen (op afstand) kunnen inzetten binnen de teams in Nederland.

Wat was jouw eerste reactie nadat duidelijk werd welke maatregelen zouden worden genomen?

Ik was op dat moment op skivakantie in Oostenrijk. Dat was een bijzondere situatie, we kregen daar te horen dat verschillende skioorden sloten en dat alle toeristen zouden moeten vertrekken. Wij zaten in een plaatsje dat open is gebleven tot het weekend waarin we sowieso al terug naar huis zouden gaan. Maar na een aantal dagen dacht ik: ”dit gaat waarschijnlijk een hele drukke periode worden. Laat ik toch maar vast mijn werkmail erbij pakken en wat gaan doen.” In de laatste dagen van mijn vakantieweek viel voor mij het kwartje dat het echt serieus was.

Bij thuiskomst had ik de eerste videocall met onze Managing Directors om onze plannen te bespreken. Daarvoor was er wel al gecommuniceerd dat we graag zouden zien dat onze medewerkers vanuit huis zouden gaan werken. Ik was echt positief verrast over de snelheid en de manier waarop we met z’n allen zijn overgeschakeld naar een volledig thuiswerkende organisatie. We waren echt een organisatie waarbij veel op kantoor werd gewerkt en teams vaak samenkwamen. Dat we daar zo snel verandering in hebben gebracht en dat het ook nog redelijk soepel is verlopen, daar ben ik trots op.

Ik was echt positief verrast over de snelheid en de manier waarop we met z’n allen zijn overgeschakeld naar een volledig thuiswerkende organisatie.

Wat ik wel nog spannend vind, is dat er nog mensen zijn die niet echt beseffen dat we met een crisis te maken hebben. Het lijkt erop dat het virus onder controle is en er komen versoepelingen, maar ik denk dat de financiële gevolgen heel groot gaan zijn en dat het lang gaat duren. Ik merk dat het kwartje bij veel mensen nog niet is gevallen. Als je in je omgeving niet veel mensen hebt die direct geraakt zijn, doordat ze bijvoorbeeld hun baan kwijt raken, dan lijkt alles daardoor gewoon door te gaan. Dat snap ik ook. Maar wanneer bijvoorbeeld de NOW-regeling afloopt, ben ik benieuwd hoe het verder zal gaan.

Maken jullie ook gebruik van die NOW-regeling?

Ja, dat doen we. Iedereen wordt voorzichtig met het uitgeven van geld, waardoor een domino-effect ontstaat. Klanten gaan zichzelf afvragen: ”is die doorontwikkeling van onze website nu nog wel relevant, of is wat we nu hebben ook goed?” Ze bewaren hun budget ergens anders voor. Dat zijn begrijpelijke keuzes, maar dat merken wij wel.

Iedereen wordt voorzichtig met het uitgeven van geld, waardoor een domino-effect ontstaat.

Hoe beïnvloedt de crisis jouw werkzaamheden?

Mijn werk is bijna 180 graden veranderd. Vooral in de eerste weken was het een enorme omschakeling. Voor mijn vakantie was ik vooral bezig met vragen als: ‘hoe kunnen we nog beter voor onze mensen zorgen in deze drukke tijden?’ Ik hield me veel bezig met ‘extraatjes’ en manieren om de werk-privé balans van medewerkers te verbeteren.

Ineens gaan de gesprekken nu over contracten die aflopen, kostenbesparing, zorgen dat we zoveel mogelijk mensen aan het werk kunnen houden… etc. Waar ik ook van baal, is dat deze organisatie de ontwikkeling van medewerkers hoog in het vaandel heeft staan en hen graag door laat groeien naar verschillende functies, maar dat daar nu weinig ruimte voor is.

Hoe houd je medewerkers gemotiveerd en betrokken?

Nu moeten we ook goed voor onze mensen zorgen, maar op een andere manier. Aandacht geven en er zijn als het moeilijk gaat. We hebben in de beginperiode van de lockdown een careteam opgericht die puur gefocust is op het welzijn van onze mensen. Zo worden medewerkers proactief benaderd en worden er specifiekere vragen gesteld dan alleen ”hoe gaat het met je?” Iedereen bij Valtech heeft daarnaast ook een persoonlijke mentor die ze in de gaten houdt, maar het careteam is er nu ook ter ondersteuning.

We hebben in de beginperiode van de lockdown een careteam opgericht die puur gefocust is op het welzijn van onze mensen.

Wekelijks sturen we vanuit het careteam een nieuwsbrief uit, opgezet door een aantal creatieve collega’s. Daarin worden tips gegeven rondom thuiswerken (met of zonder kinderen), activiteiten die je kunt ondernemen in deze tijd, kijktips, leertips, lunchrecepten etc. Die nieuwsbrief wordt heel goed ontvangen.

Tegelijkertijd blijf je ook vooruit kijken, dit gaat als het goed is ook weer voorbij. Je moet voorkomen dat je dan beseft dat je als organisatie stil bent blijven staan. Die balans komt beetje bij beetje terug en we kunnen nu weer meer naar de lange termijn gaan kijken. Dat is heel fijn. Op dit moment kunnen we ons ook weer bezig gaan houden met onderwerpen als de performance cycle. De beoordelingsgesprekken zouden eigenlijk precies in de periode vallen waarin de coronacrisis uitbrak, maar we hebben er op dat moment voor gekozen om die uit te stellen. Echter leven we nu in een nieuwe werkelijkheid en houden we deze gesprekken digitaal. Bij zo’n digitaal beoordelingsgesprek is het wel belangrijk dat beide gesprekspartners de videofunctie aan hebben staan en de aandacht erbij gehouden kan worden.

Hoe zorg je er zelf voor dat je mentaal en fysiek fit blijft?

De eerste weken had ik best wat moeite met die fitheid. Mijn dag bestond uit de hele dag werken, op maandag en dinsdag werken en tegelijkertijd voor de kinderen zorgen, eten en weer naar bed gaan. Gelukkig is het gelukt om goed te blijven slapen, dat is echt heel belangrijk om goed te blijven functioneren. Ik kan me makkelijk afsluiten van mijn werk en mijn slaap heeft er niet onder geleden. Ik heb toen ook maar geaccepteerd dat ik even geen andere activiteiten had op dat moment. Ik volg naast mijn werk een deeltijd WO-studie, maar dat heeft even stilgelegen.

Gelukkig is het gelukt om goed te blijven slapen, dat is echt heel belangrijk om goed te blijven functioneren.

Na die eerste weken is dat echter veranderd en ben ik bewuster omgegaan met mijn pauzes en meer gaan bewegen. Een rondje op de racefiets of een stukje hardlopen maakt al een heel verschil. Op sommige momenten even helemaal niets doen en buiten in het zonnetje zitten helpt voor mij ook. Afspraken maken met je partner over ontspanning is volgens mij heel belangrijk.

Hoe anticipeer je op de toekomst?

Ik heb het gevoel dat we daar op dit moment veel minder controle over hebben. Waar ik een aantal maanden geleden dacht dat als ik aan bepaalde knoppen draaide, enigszins kon voorspellen hoe de toekomst eruit zou zien, is dat nu volledig anders. We zijn bij Valtech wel bezig met nadenken over verschillende scenario’s. Aan de hand van scenariodenken kan je makkelijker bijsturen waar nodig. Gaat het slechter of beter dan gedacht? Dan ga je over in het andere scenario wat je hebt geschetst.

Aan de hand van scenariodenken kan je makkelijker bijsturen waar nodig.

Om de keuzes van vandaag te bepalen is nadenken over de toekomst heel belangrijk. Waar investeer je in en wat is daar vanuit HR voor nodig? Dat varieert bijvoorbeeld van het afscheid nemen van bepaalde collega’s, tot het type mensen dat je wil aannemen om nieuwe business die in deze crisis wel doorgaat aan te nemen, tot het ontwikkelen en omscholen van mensen.

Hoe gaat het werk bij Valtech er de komende tijd uitzien?

We hebben het nu veel over het werken op kantoor: willen we dat eigenlijk nog wel op de manier zoals we dat deden? Hoe gaan we dat inrichten? We hebben ook gesproken over activity-based working: het kantoor meer gaan zien als een faciliteit, een plek om elkaar te ontmoeten. Alleen naar kantoor gaan als het echt van toegevoegde waarde is en bijdraagt aan het succes van de activiteit. Wat virtueel kan, zal voorlopig virtueel blijven.

We hebben gesproken over activity-based working: het kantoor meer gaan zien als een faciliteit, een plek om elkaar te ontmoeten.

We gaan daarin uit van twee uitgangspunten: het werk van klanten moet op een effectieve en efficiënte manier doorgaan. Het andere uitgangspunt is het waarborgen van de gezondheid van mensen. Als dat beter gaat vanuit huis, dan doen we dat. Ik denk dat werkgevers heel veel vertrouwen moeten hebben in hun werknemers. Wat ik om me heen zie, is dat heel veel bedrijven graag weer naar kantoor willen met zoveel mogelijk mensen. Maar wij merken dat het op deze manier ook kan. Het is niet altijd ideaal; maar voor die situaties kunnen we andere oplossingen bedenken.

Ik denk dat werkgevers heel veel vertrouwen moeten hebben in hun werknemers.

We doen ook onderzoek onder onze collega’s aan de hand van vragenlijsten. We hebben gemeten hoe het met mensen gaat, wat er speelt en wat zij voor de toekomst zouden willen zien. De focus lag daarbij op vragen als: ‘zou je weer terug naar kantoor willen?’ ‘Wat beïnvloedt de keuze om weer naar kantoor te willen gaan?’ Inde antwoorden zie je dezelfde gedachtes terug als die ik eerder noemde, en mensen vinden het thuiswerken over het algemeen goed gaan. Zo weten we dat de medewerkers achter onze keuzes staan.

0 reactie(s) op “Omgaan met de coronacrisis: Carola Spruit, HR Director bij Valtech”

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *