Omgaan met de coronacrisis: Harald de Ruijter, HR manager bij Hornbach

29/09/2020 Leestijd: 10 minuten

Harald de Ruijter werkt als HR manager bij Hornbach. Hornbach is een bouwmarktketen met 160 vestigingen in Nederland, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Luxemburg, Roemenië, Slowakije, Zweden en Tsjechië. In totaal heeft het bedrijf meer dan 21.000 mensen in dienst. In Nederland heeft het concern 15 vestigingen. Op 19 augustus sprak ik Harald over de invloed van corona op zijn rol als HR manager voor de Nederlandse HR-afdeling van Hornbach.

Waar houd jij je zoal mee bezig in je rol als HR manager?

Ik ben nu zo’n twee jaar in dienst bij Hornbach en eindverantwoordelijk voor HR in Nederland. Binnen de afdeling is het hele palet van HR aanwezig: recruitment, salarisadministratie, HR business partners, opleidingen en arbo en veiligheid. Of het nou gaat om instroom van medewerkers, de arbeidsvoorwaarden die we bieden of de opleidingen waar medewerkers aan kunnen deelnemen, het overkoepelende doel van alle activiteiten is het ondersteunen van de winkels. Ik probeer als een soort chefkok sturing te geven aan die activiteiten. Dat doe ik in samenwerking met het hele HR-team van 17 collega’s.  Het uitgangspunt ook voor HR is de focus op de klant, de consument in de winkel, met als basis het Hornbach fundament ( o.a. de projecten bouwmarkt en samen succesvol) met onze filosofie en de bouwstenen (waaronder deskundig advies en de laagste prijsgarantie).

Hoe beïnvloedt de coronacrisis jouw werkzaamheden?

Corona heeft sinds maart absoluut de aandacht opgeëist. Er is binnen Hornbach heel snel een crisisteam opgericht, zeker in de eerste periode moest er vanalles binnen de organisatie gewijzigd worden. De hoofdvraag van alles was: wat kunnen wij doen om de gezondheid van onze medewerkers te waarborgen en klanten hun inkopen te laten doen? HR heeft daar vanzelfsprekend een aandeel in.

We zagen het ziekteverzuim danwel de afwezigheid van medewerkers toenemen. Mensen die lichte klachten hadden, een ziek familielid hadden of zelf tot een risicogroep behoorden en zich er niet prettig bij voelden om in een winkel met klanten te staan en risico te lopen bleven thuis. We hebben in korte tijd beleid en voorschriften gemaakt met inachtneming van de landelijke maatregelen. Als mensen niet konden werken betaalden we het salaris zelfs gewoon door. Vanuit mijn rol hebben we daar snel richtlijnen voor geschreven, zodat voor alle medewerkers duidelijk was hoe Hornbach ermee omgaat.

Zeker in de eerste maanden van corona stond alles in het teken van het openhouden van onze winkels, waarbij de veiligheid van onze medewerkers voorop stond. We zagen veel andere retailers om ons heen sluiten, dus dat was wel even spannend. Ondanks de vele maatregelen die we troffen, moesten we ons toch ook voorbereiden op een mogelijke sluiting. We hebben echter steeds de juiste maatregelen doorgevoerd waardoor we open mochten blijven. We moesten bijvoorbeeld in een kort tijdsbestek beveiligers  en verkeersregelaars aannemen, maar ook in een week tijd driehonderd uitzendkrachten aantrekken om bijvoorbeeld de winkelwagentjes te desinfecteren. Daar heeft onze recruitmentafdeling een grote rol in gespeeld. De kracht van Hornbach kwam weer heel duidelijk naar voren: pragmatisch zijn, je mouwen opstropen en er samen voor gaan. Ik ben heel trots op de manier waarop wij het als team aangepakt hebben.

Werkte het kantoorpersoneel thuis in die periode?

Ja, we hebben ons gehouden aan de richtlijnen van het RIVM en zijn allemaal vanuit huis aan de slag gegaan. Het Nederlandse hoofdkantoor is gevestigd in Houten; daar zitten de afdelingen finance, inkoop, marketing & communicatie, e-business en HR. We moesten snel schakelen om het thuiswerken voor iedereen mogelijk te maken. Verder hebben we het niet heel strak gereguleerd, we gaan uit van de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Dat werkt voor ons heel goed.

Met het HR-team hebben we elke vrijdag een ‘bijpraatsessie’ georganiseerd en bespraken we met het hele team hoe het met iedereen ging en of onze doelen bijgesteld moesten worden. Daarnaast hadden we eens in de twee weken een gezellige pubquiz met het hele HR-team. Ook andere afdelingen hebben dit op eenzelfde manier gedaan, zodat de betrokkenheid en samenwerking ‘digitaal’ op een goed niveau bleef.

Door de landelijke ontwikkelingen moesten er veel zaken aangepast worden. Recruitment en onze opleidingen zien er nu bijvoorbeeld heel anders uit. We gaven ontzettend veel trainingen op locatie, en dat ging in rap tempo van honderden geplande trainingen naar nul. De afdeling Opleidingen moest dus gaan nadenken over de manier waarop dit ingericht zou kunnen worden in de toekomst. Het bood ook kansen om na te denken over de propositie van onze opleidingen en wat we wilden veranderen voor de toekomst. Zo zijn we bijvoorbeeld aan de slag gegaan met online traingen en webinars.

Er is geen moment van stilte geweest bij Hornbach. Het was dan ook een bijzondere tijd. Om ons heen zagen we dat collega-retailers of andere bedrijven het economisch heel zwaar hadden. Gelukkig hebben we mensen die hun baan kwijt zijn geraakt kunnen helpen door ze bij ons een baan aan te bieden.

Hoe zorgen jullie ervoor dat thuiswerkende medewerkers betrokken en gemotiveerd blijven?

Het merendeel van onze medewerkers werkt in de winkels, zij konden natuurlijk niet thuis werken. We hebben een relatief klein hoofdkantoor in Nederland waar zo’n 150 mensen werken. Voor het kantoorpersoneel hebben we een rooster gemaakt zodat iedereen toch 1 of 2 dagen in de week op kantoor kon werken. Op die manier konden we de binding met elkaar beter behouden. Iedereen hield wel gewoon de vrijheid om te kiezen, je hoefde alleen te komen als je je daar prettig bij voelde. Dat is nu nog steeds zo.

We zijn ook meer intern gaan communiceren, onze afdeling marketing & communicatie heeft daar een grote rol in gespeeld. Er werden bijvoorbeeld regelmatig updates gedeeld vanuit het managementteam en de CEO, maar ook het nieuws over alles wat er speelde binnen Hornbach in heel Europa. We zijn altijd heel transparant geweest over de maatregelen die we troffen en de verwachtingen die we hadden richting het personeel. Het toverwoord van deze periode is ‘communicatie’.

Ik heb gelezen dat jullie ook een Hornbach drive-in hebben, wil je daar iets meer over vertellen?

Middels de drive-in kun je met je auto de winkel inrijden en materialen eenvoudig direct in je auto laden. Deze mogelijkheid was er al vóór corona overigens. De drive-in leent zich met name voor onze professionele klanten. Die mensen hebben andere wensen en komen vaker  naar de winkel. Om die klantgroep beter van dienst te kunnen zijn is de drive-in geïntroduceerd.

We hebben natuurlijk veel maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat klanten zich houden aan de 1,5 meter afstand. Dat zorgde voor veel druk op onze medewerkers. Om alle winkelmedewerkers te ondersteunen hebben we een webinar ontwikkeld waarin zij konden leren over de vraag: hoe kun je klantvriendelijk blijven in een niet-klantvriendelijke omgeving? Er werden onder andere tips gegeven over het behouden van je geduld en wat je moet doen als klanten boos worden etc.

Hoe zorg je er zelf voor dat je in stressvolle periodes mentaal en fysiek fit blijft?

Momenteel werk ik twee dagen op kantoor en drie dagen vanuit huis. We konden sinds maart ineens niet meer naar de sportschool toe, maar ik ben altijd veel blijven wandelen. Verder heb ik er eerlijk gezegd niet heel veel last van gehad. We zijn zeker de eerste maand in een adrenaline-rollercoaster terechtgekomen. We hebben heel veel gesprekken met de vakbonden gehad en veel contact gehouden met veiligheidsregio’s. Dat werk was geen vraag, je deed het gewoon. Natuurlijk was het wel even wennen, maar we bleven communiceren en werkten toch ook met een lach. Ik ben daar eerlijk gezegd niet heel bewust mee bezig geweest.

Hoe anticipeer je op de toekomst?

We denken dat de vorm van afstand houden nog wel even zo zal blijven. We zijn een servicegerichte retailorganisatie, dus hebben veel te maken met klantcontact. Hoe kun je toch klantgericht blijven in een andere omgeving? We willen in principe vanaf 1 september weer gaan starten met opleidingen geven, daar hebben we een heel nieuw protocol voor geschreven. Waar we normaliter groepen hadden van 15 tot 20 personen, doen we het nu met de helft, omdat we een beperkt aantal opleidingsruimtes hebben. Alles is gericht op het houden van afstand.

Medio volgend jaar gaan we onze zestiende winkel openen in Apeldoorn, daar zoeken we zo’n 200 nieuwe mensen voor. Hoe gaan we die sollicitatiegesprekken voeren? De afgelopen tijd hebben we alles online gedaan. Dat gaat goed, maar het liefst kijk je elkaar in de ogen aan, dus het zou mooi zijn om daar andere manieren op te vinden. Dat zijn zaken waar we nu druk mee bezig zijn. Maar uiteindelijk is het allerbelangrijkst dat we de gezondheid en veiligheid van medewerkers en klanten kunnen waarborgen en de winkels open kunnen houden.

0 reactie(s) op “Omgaan met de coronacrisis: Harald de Ruijter, HR manager bij Hornbach”

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *