Ed Vervoort is HR directeur Benelux bij multinational Smurfit Kappa, toeleverancier en marktleider op het gebied van kartonnen verpakkingen. Wereldwijd heeft Smurfit Kappa zo’n 46000 medewerkers en ruim 300 vestigingen. Ed is eindverantwoordelijk voor HR binnen de Benelux. Hoe beïnvloedt deze crisis zijn werkzaamheden? Wat is het effect op de business? Hoe worden medewerkers betrokken gehouden? Deze vragen en meer mocht ik op vrijdag 19 april stellen tijdens een telefonisch interview.
Hoe ziet jouw rol bij Smurfit Kappa rol eruit?
Ik loop al lange tijd mee in het HR-werkveld binnen de industriesector. Bij Smurfit Kappa ben ik sinds 2008 werkzaam. Als HR directeur ben ik eindverantwoordelijk binnen de entiteit en heb ik de leiding over HR binnen de Benelux. Daarbinnen houd ik mij bezig met alles wat te maken heeft met in-, door- en uitstroom. Maar mijn rol is breder: ik ben ook gedelegeerd bestuurder in de COR, hoofdonderhandelaar van een tweetal cao’s, en ik zit in het bestuur van het ondernemingspensioenfonds.
Wat was jouw eerste reactie nadat duidelijk werd welke maatregelen zouden worden genomen?
Het eerste woord dat in me opkwam zal ik maar niet noemen (lachend). Dit treft ons allemaal. Die zondagavond, toen Rutte uitspraak deed over de vorm van lockdown die we in Nederland in zouden gaan, had hij het ook over kindernoodopvang. Dat betekende al dat de hectiek uitbrak voor mij. Er kwamen twee belangrijke vragen naar boven. Ten eerste: behoren wij wel of niet tot de kritieke sector? Ten tweede: kindernoodopvang klinkt fijn, maar waar is de autorisatie dat wij een kritieke sector zijn?
Die zouden we nodig hebben, want alleen dan zouden onze medewerkers er een beroep op kunnen doen.
Na vier dagen kregen we de bevestiging dat we als kritieke sector worden gezien door zowel de Belgische als de Nederlandse overheid.
De eerste week heb ik met name keihard gewerkt aan die twee vragen, voor zowel de Nederlandse als de Belgische autoriteiten. Ik moest met autoriteiten aan de slag die zelf ook zoekende zijn. Daarnaast heb je een VNO-NCW nodig, de overheid in Den Haag, contact met werkgeversorganisaties; zoek je weg er maar in. En het moest ook nog snel gebeuren. Na vier dagen kregen we de bevestiging dat we als kritieke sector worden gezien door beide overheden. Dat zorgde wel voor wat meer duidelijkheid.
Hoe beïnvloedt de huidige situatie jouw werkzaamheden?
Er is als het ware een tentdoek opgegooid met de naam ‘crisis’ en gezegd: ”maak er maar iets van.” In de tweede week ben ik gaan zoeken naar de tentstokken die eventueel in dat tentdoek zouden kunnen passen. Die vond ik uiteindelijk, maar er zat nog geen vorm in de tent. De derde week ging ik op zoek naar de inventaris van de tent… etc. En dat naast het goed laten verlopen van de reguliere business.
Er zijn boeken die stappenplannen beschrijven voor de omgang met een crisissituatie, maar deze vorm heeft nog nooit iemand meegemaakt. Daar zijn nog geen boeken voor.
Wat is het effect van deze situatie op de business van Smurfit Kappa?
Als wij geen dozen maken, kunnen producten naar de gezondheidszorg niet vervoerd worden en kan de supermarkt niet beleverd worden. In deze crisissituatie hebben we een voorrecht dat wij nog kunnen en mogen produceren. Daardoor zullen we waarschijnlijk minder schade oplopen dan sommige andere bedrijven.
Als wij geen dozen maken, kunnen producten naar de gezondheidszorg niet vervoerd worden en de supermarkt niet worden beleverd.
Aan de andere kant hebben we wel te maken met een hoog ziekteverzuim. In Nederland en België werd niet veel getest op het virus. Mensen bleven uit voorzorg thuis, mede op instructie van de overheden, als ze bijvoorbeeld verkouden waren of als iemand in het gezin koorts had. Nu zie je gelukkig ook wel weer mensen terugkomen.
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers gemotiveerd en betrokken blijven?
We doen verschillende dingen. We maken bijvoorbeeld gebruik van videoboodschappen; zo hebben we o.a. een compilatie gemaakt van videoberichten van verschillende managementleden. Daarnaast hebben we attenties in diverse vormen zoals fruitmanden, bloemen, chocolade e.d. gestuurd naar zowel thuiswerkers als naar de mensen die nog gewoon naar het werk moeten omdat de machines moeten blijven draaien. Dat deden we aan de hand van bulletins op de vestigingen.
Het mooie wat uit een crisis voortkomt is dat je ziet dat mensen de handen ineenslaan en er het maximale uit willen halen.
Wat mensen zich in deze tijd denk ik steeds meer realiseren is: hoe zorg ik niet alleen voor mezelf en mijn eigen familie, maar ook voor anderen? En dat is eigenlijk niet de cultuur in Nederland waar we in leefden. Je begint cultuurverschillen in deze tijd steeds duidelijker te zien. Het mooie wat uit een crisis voortkomt is dat je ziet dat mensen de handen ineenslaan en er het maximale uit willen halen.
Hoe zorg je ervoor dat je in deze periode mentaal en fysiek fit blijft?
In de eerste week van de maatregelen kwam ik nergens aan toe behalve aan werken. Na twee weken was ik wel even leeg. Samen met anderen hebben we gebuffeld en toen het plan stond, merkte ik mijn eigen vermoeidheid eigenlijk pas. Momenteel heb ik de hele dag belafspraken, dus de vorm die ik nu voor mezelf heb gevonden is om aan het eind van de dag in ieder geval even naar buiten te gaan. Lopen of fietsen, even loskoppelen voordat de avond begint.
De eerste paar weken van deze crisis waren periodes met weinig slaap.
Ik heb lijstjes gemaakt om social talks in te plannen, daar krijg je leuke gesprekken door. Dat geeft ook energie. De meeste calls beginnen we nu met: hoe is het met jou en je familieleden? Zakelijk is dat normaal niet iets wat elke dag wordt gevraagd. We hebben nu meer zorg voor elkaar, dat vind ik mooi. Wat ook energie geeft is langzaam weer beginnen aan ‘normale dingen’; hoe pakken we eerder gestarte projecten weer op, waar staan we? Er gaat een ander normaal ontstaan en het gaat niet meer alleen maar over corona.
Hoe anticipeer je op de toekomst?
We zitten in een fase van het nieuwe werken. We zullen het moeten accepteren: het wordt anders, ook na 20 mei. Bepaald zal worden dat we rekening moeten blijven houden met anderhalve meter afstand en hygiënevoorschriften. En eigenlijk is dat niet veel anders dan anders: als werkgever zijn we verantwoordelijk voor veilige werkomstandigheden. Alleen hadden we deze specifieke uitdaging niet voorzien.
Op dit moment zijn we in overleg hoe we dat nieuwe normaal precies gaan invullen. In de productie zijn al maatregelen genomen om überhaupt te kunnen produceren. Kantoorpersoneel is momenteel wisselend op locatie aan de slag, of werkt thuis. We bekijken nu hoe we ‘het nieuwe werken’ verder gaan invullen. Wat is ervoor nodig om dat in te richten? Wat zijn de bepalingen van de verschillende overheden? Het is zoeken naar hoe het nieuwe werken eruit gaat zien, terwijl we dat moeten inpassen in de bestaande afspraken en procedures.
Hoi Ed, interessant om te lezen hoe je het als bedrijf in vitale sector aanpakt. Mooie gebaren ook richting medewerkers. Laten we hopen dat dit niet al te lang meer duurt.