Robert Marcus is HR manager bij Elopak. Elopak is een wereldwijde leverancier van op papier gebaseerde verpakkingen voor dranken, met name voor zuivel en sappen. In Nederland produceert Elopak zo’n 5 miljard verpakkingen waarvan een deel in de Benelux blijft, maar een nog groter deel naar de rest van Europa wordt geëxporteerd. Elopak heeft in totaal zo’n 1300 medewerkers, waarvan 475 in Nederland. Op 2 juni sprak ik Robert over de impact van de coronacrisis op zijn rol als HR manager.
Hoe ziet jouw rol bij Elopak eruit?
Ik ben HR manager van Elopak in Nederland en geef leiding aan de HR-afdeling. Als HR manager ben ik ook lid van het directieteam in Nederland. We hebben twee HR Officers in dienst; een salarisadministrateur en een HR assistent. Daarnaast werken er vaak 1 of 2 stagiaires binnen de afdeling, afhankelijk van de drukte. We hebben een klassieke HR-afdeling met alles erop en eraan; werving en selectie, opleidingen, competentieontwikkeling, gezond werken etc.
Momenteel zijn we onder andere bezig met het opstarten van een employer branding programma. In mijn ogen is employer branding ook altijd intern gericht en moet je veel bezig zijn met je eigen personeel. Waarom vinden medewerkers het fijn om hier te werken en wat kan er beter? Dat zijn onder andere belangrijke vragen die aan bod komen.
Hoe beïnvloedt de coronacrisis jouw werkzaamheden?
Het heeft veel tijd gekost. Zeker in het begin van de crisis moesten we per dag kijken wat we zouden gaan doen. Wij hebben echter volledig door kunnen werken. Als wij onze verpakkingen niet leveren, hebben ze o.a. in Nederland en België geen melk en yoghurt in de supermarkt. Er is momenteel ook meer vraag naar supermarktproducten doordat er zo veel mensen vanuit huis aan het werk zijn. Wij kregen het dus, in tegenstelling tot veel andere bedrijven, extra druk.
Als wij onze verpakkingen niet leveren, hebben ze o.a. in Nederland en België geen melk en yoghurt in de supermarkt.
We hebben bijna al onze kantoormedewerkers gevraagd om vanuit huis te werken. Het productiepersoneel moest natuurlijk wel op locatie aan de slag, maar wel op een andere manier met inachtneming van de juiste maatregelen. Met de organisatie en communicatie daarvan ben ik erg druk geweest. Drie keer per week vergaderden we met een crisis MT. Alle persconferenties moesten we dat natuurlijk goed in de gaten houden. Inmiddels hebben we dat aantal verlaagd naar twee keer per week. We kunnen nu langzaam bezig gaan met het organiseren van de terugkeer naar kantoor. Daar moeten goede afspraken over gemaakt worden.
Zijn jullie van plan om binnenkort weer allemaal op kantoor te gaan werken?
Zolang de anderhalve meter regel van kracht is kan dat niet, denk ik. Het zou best zo kunnen zijn dat er een deel thuis blijft werken en een deel naar kantoor komt. Dat kan binnen iedere afdeling zelf afgestemd worden. Het is ook afhankelijk van de privésituatie of iemand makkelijk thuis kan werken. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld ook een hele tijd thuisonderwijs moeten geven aan hun kinderen, dat zorgde voor een extra uitdaging in de werk-privé balans.
De bottom line is uiteindelijk dat de fabriek gewoon door blijft draaien en dat het personeel gezond blijft. Er wordt in een 5-ploegensysteem gewerkt. Als er iemand in de fabriek ziek wordt en de ploeg moet in quarantaine, dan valt er óf een deel van de productie weg, of de werkroosters moeten aangepast worden.
Vergeleken met andere bedrijven gaat het met het bedrijf eigenlijk heel goed, wij hebben volop werk. Echter gaan er ook veel zaken niet door. Opleidingen en trainingen op locatie zijn bijvoorbeeld stopgezet en zullen naar verwachting pas na de zomervakantie weer gaan opstarten. Maar het feit dat er dingen zijn die niet doorgaan heeft ook een positieve kant. We hebben zo de tijd gehad om de zaken rondom corona goed te regelen.
Het feit dat er dingen zijn die niet doorgaan heeft ook een positieve kant. We hebben zo de tijd gehad om de zaken rondom corona goed te regelen.
Werk jij zelf ook vanuit huis?
Nee, ik werk grotendeels op locatie. We wilden het productiepersoneel niet helemaal in de steek laten, dus hebben we drie schillen gemaakt; de binnenste schil, de mensen uit de fabriek, productie, technische dienst etc. werken zoals ze gewend zijn. De middelste schil werkt soms thuis, soms op kantoor. De buitenste schil werkt per definitie volledig thuis. Dat is de grootste groep.
We zijn daarnaast doelbewust doorgegaan met werving en selectie. We hebben hier en daar wat uitbreiding, maar ook mensen die een andere functie gaan invullen. Die verschuivingen betekenen ook dat we weer nieuwe mensen moeten aannemen. We moeten het wel iets anders organiseren, we hebben verschillende gesprekken via Skype en Microsoft Teams gevoerd. Daarnaast hebben we een paar grote overlegkamers waar we mensen met 1,5 meter afstand live kunnen spreken.
Ik hoorde dat jullie een mooi initiatief zijn gestart om de lokale horeca te steunen. Wil je daar meer over vertellen?
Ondanks alle coronastress heeft iedereen ontzettend hard gewerkt. Ons ziekteverzuim is heel laag en er is sprake van veel flexibiliteit en loyaliteit. In Zeeland hebben we geluk gehad dat er niet heel veel coronagevallen zijn geweest, maar er zijn ook collega’s met partners die bijvoorbeeld in de zorg werken of hun baan kwijt zijn geraakt. Een stressvolle periode. We wilden graag alle medewerkers bedanken, maar daarbij ook het thuisfront.
We hebben iedere medewerker een bon van 75 euro gegeven die zij konden uitgeven bij de lokale horeca.
Om dat te doen hebben we iedere medewerker een bon van 75 euro gegeven die zij konden uitgeven bij de lokale horeca. Op die manier konden we onze medewerkers iets bieden en tegelijk ook de lokale horeca steunen. We hebben een mooie kaart gemaakt en naar het huisadres van medewerkers gestuurd zodat het echt een cadeautje zou zijn. Daar hebben we veel leuke reacties op gekregen.
Wat doen jullie om medewerkers betrokken te houden?
Vanaf het begin hebben we elke vrijdag met het crisismanagementteam een videopresentatie rondgestuurd met de laatste updates. Er werd daarnaast ook aandacht gevraagd aan zaken die intern minder goed liepen en gevraagd of mensen het wilde melden als ze zorgen hadden. We hebben ervoor gezorgd dat er altijd een HR-aanspreekpunt op beide locaties in Terneuzen aanwezig was.
Vanaf het begin hebben we elke vrijdag met het crisismanagementteam een videopresentatie rondgestuurd met de laatste updates.
In de eerste maanden van de coronacrisis organiseerden we klankbordmeetings met de productieleiding. Wat meteen vanaf het begin duidelijk werd, was dat heel veel mensen het fijn vinden om gewoon te gaan werken. Waar wij bang voor waren, was dat mensen angstig zouden zijn om besmet te raken als zij weer naar het werk zouden gaan en mensen zouden ontmoeten. Dat viel gelukkig heel erg mee.
Wat we met de leiding hebben afgesproken is dat we ook vaker overleggen met onze teams. We hebben een prima digitaal netwerk wat goed werkt. Wat we voorheen een-op-een bespraken bij het koffiezetapparaat, doen we nu meer digitaal. Daar komen ook vaker persoonlijke gesprekken uit voort, en de band tussen mensen van bepaalde afdelingen is daardoor zelfs beter geworden. We hebben managers gevraagd om daarnaast extra te letten op mensen die bijvoorbeeld geen gezin hebben, zodat zij niet vereenzamen.
Hoe zorg je ervoor dat je mentaal en fysiek fit blijft?
Ik heb de afgelopen tijd heel veel gewandeld en gefietst en daarmee allerlei nieuwe plekken in de omgeving ontdekt. Daarnaast ben ik geen getalenteerde, maar wel een fanatieke tennisser. Tennissen mocht een tijdje niet, maar gelukkig zijn de tennisbanen onlangs weer geopend. Dat helpt mij om vitaal te blijven.
Hoe anticipeer je op de toekomst?
We zijn onder andere lid van de Kartoflex en de AWVN, onze sectorvereniging en de werkgeversvereniging. Zij sturen beide regelmatig nieuwsbrieven en zijn goed op de hoogte, vind ik. Daardoor houd je vinger aan de pols en weet je meer over wat er allemaal aan zit te komen. Ik houd ook het nieuws goed in de gaten. In de crisis werken we met een vaste agenda waarin staat wat we de komende tijd gaan doen, die wordt regelmatig bijgewerkt. Wat nu duidelijk wordt, is dat als het zo door gaat wat betreft de coronacijfers, mensen gewoon weer op locatie aan de slag zouden kunnen. Zoals ik eerder al zei niet de hele week, maar wel twee of drie dagen per week.
Denk je dat er ook blijvende veranderingen zijn voor Elopak?
Ja, mensen mochten bij ons altijd al thuis werken, maar sommigen deden dat uit zichzelf niet. Ik hoop dat ze nu inzien dat het ook anders kan. Onze systemen zijn dusdanig ingericht dat je goed thuis kan werken. Het kan ook grote voordelen hebben; dat je een klus waarbij je veel concentratie nodig hebt bijvoorbeeld in één keer snel kan afronden. Ook de leidinggevenden die hier wat voorzichtiger mee waren, hebben gezien dat het kan. Ik denk dat mensen minder vaak zullen reizen en vaker zullen overleggen via de tools die daarvoor zijn. Een heel eind rijden is niet altijd nodig; dat scheelt ook een hoop files.
Tot slot vind ik het mooi om te zien dat duidelijk wordt dat Elopak in crisissituaties heel stabiel is. Dat geeft rust aan onze medewerkers. We kunnen tegen een stootje!
Geef een reactie