Vind jij het moeilijk om samen te werken en te overleggen met medewerkers die thuis of mobiel aan de slag zijn? Wanneer jij leiding geeft aan professionals op afstand en wil ontdekken hoe je dat het beste zou kunnen doen, dan is het boek van Gonny Vink een onmisbaar boek voor jou.
De auteur geeft je tools in handen om gemakkelijker samen te werken met mensen, ongeacht de afstand. Laat je inspireren en lees hoe je een team maakt van een groep medewerkers die elkaar zelden tot nooit ziet. Het boek biedt tips voor manieren waarop je praktische informatie uitwisselt en heldere afspraken maakt.
Het boek bestaat uit twee delen. Het eerste deel gaat over werken op afstand en benadrukt o.a. de uitdagingen voor leidinggevenden op afstand en het sturen op resultaat. Het tweede deel gaat over samenwerken, communiceren en kennisdelen op afstand. Hierbij komen de volgende punten aan de orde: afspraken maken, samenwerken, informatie delen, communiceren en sociale cohesie.
Flexibel werken wordt de nieuwe norm
Steeds meer organisaties kiezen voor een flexibele manier van werken. Ze willen besparen op huisvestingskosten, een bijdrage leveren aan een beter milieu of een aantrekkelijke werkgever zijn die jonge professionals autonomie, uitdaging en flexibiliteit biedt. Door de ontwikkelingen in de informatietechnologie wordt het steeds makkelijker om op afstand te werken. Maar hoe doe je dat als leidinggevende? Wat verandert er en wat vraagt dit van je?
Wat zijn de uitdagingen van leidinggeven op afstand?
De ontwikkeling van flexibel werken, vraagt om ander leiderschap omdat je met andere uitdagingen te maken krijgt. Vaak wordt onderschat hoe gehecht mensen zijn aan de traditionele manieren van samenwerken, communiceren en organiseren. Ze zijn vaak huiverig voor verandering, zeker als daar nieuwe vaardigheden en technologieën bij komen kijken. Vaste patronen geven houvast en het is soms moeilijk voor te stellen wat de veranderingen concreet opleveren. Medewerkers meekrijgen in een moderne manier van werken is daarom essentieel. Volgens Gonny is het belangrijk dat de uitdagingen van flexibel werken eerlijk worden bekeken:
- Zorgen voor voldoende contactmomenten
- Op scheve gezichten letten
- Balans in de gaten houden
- Kantoortuin slim inrichten
- Digitale middelen op orde houden
Nadelen van leidinggeven op afstand
Er zijn zeker ook nadelen aan flexibel werken. Je kunt medewerkers namelijk gemakkelijker uit het oog verliezen, waardoor je minder snel kunt bijsturen en problemen groter worden dan nodig. Je zult als leidinggevende echt aandacht moeten besteden aan de sociale cohesie en verbinding en de wijze waarop je samenwerkt en kennis deelt. Ook past het niet bij iedereen. Het vraagt om een andere manier van leidinggeven en oog houden voor wat er bij medewerkers leeft. Het belangrijkste uitgangspunt zou moeten zijn hoe flexibel werken en leidinggeven op afstand bijdragen aan de doelstellingen van jouw organisatie of team.
Wat vraagt werken op afstand van medewerkers?
De mogelijkheid om zelf te kiezen hoe je je werk organiseert en dus ook waar en wanneer je werkt, geeft medewerkers een groot gevoel van vrijheid en autonomie. Ze worden serieus genomen en krijgen de verantwoordelijkheid en de kans om het werk zo in te richten op een manier die goed bij hen past. Medewerkers zijn hierdoor gemiddeld meer tevreden, minder vaak ziek en de productiviteit gaat ook nog eens omhoog. Wat wil je nog meer?
Negen aandachtspunten van flexibel werken:
Flexibel werken vraagt om een nieuwe werkstijl en deze omvat negen aandachtspunten.
- Eigen regie
- Growth mindset
- Organisatievermogen
- Zelfvertrouwen
- Persoonlijk leiderschap
- Goede werk-privébalans
- Concentratievermogen
- Agile werken
- Nieuwe medewerkers
Flexibel werken en op afstand werken vragen een grotere eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Om deze verantwoordelijkheid aan te kunnen is er (zelf)vertrouwen nodig. En om zelfvertrouwen te ontwikkelen, hebben medewerkers zelfkennis nodig, inzicht in wat hun drijfveren zijn, wat belangrijke waarden zijn, waar ze goed in zijn en waar ze minder goed in zijn. Het helpt als ze dit met elkaar delen en elkaars ambitie kennen, zodat ze elkaar daarin kunnen ondersteunen en feedback kunnen geven. Ook is het van belang dat medewerkers zelf de regie hebben en weten hoe ze hun activiteiten goed kunnen plannen en organiseren, waar ze werken, met wie en hoe.
Nieuw leiderschap
Veel leidinggevenden vinden het heel spannend om op afstand te werken en leiding te geven. In de praktijk zeggen ze vaak dat het ontzettend belangrijk is om gewoon op kantoor en het liefst op (min of meer) vaste werkplekken te werken. Ze willen dat medewerkers even bij hen binnen kunnen lopen, zodat ze gemakkelijk vertrouwelijke gesprekken kunnen voeren en ze vinden dat ze er altijd moeten zijn vanwege hun voorbeeldfunctie, of ze zijn bang dat hun medewerkers thuis gaan lanterfanten in plaats van werken.
Vertrouwen geven is de essentie
Leidinggeven op afstand vraagt een andere manier van leidinggeven. Het is belangrijker dat je de mensen in je team of op je afdeling goed kent, weet wat ze nodig hebben, hoe ze in hun werk zitten, of ze goed in hun vel zitten en of ze met de juiste dingen bezig zijn. Hoe krijg je dat nu voor elkaar?
De basis wordt gevormd door vertrouwen, ruimte geven en kaders definiëren. Zorg voor verbinding van persoonlijke doelen met de organisatie- of teamdoelen en deel ze met elkaar. Door het creëren van een omgeving waarin medewerkers meer eigen regie hebben, elkaar kennen, toegang hebben tot relevante informatie en kennis, worden uitgedaagd om samen te werken, kun je snel en adequaat reageren op vragen van de klant.
Om op afstand leiding te geven is een voorwaarde dat je de beschikbare (digitale) middelen slim inzet. Geef hierin als leidinggevende zelf het goede voorbeeld en gebruik deze middelen, experimenteer en leer wat voor jou en je team werkt. Het best is om klein te starten, samen te ontwikkelen en transparant en open samen te werken. Geef medewerkers verantwoordelijkheid en creëer een omgeving waarin je met elkaar leert op basis van feedback.
Sturen op resultaat
Als je op afstand werkt, heb je minder snel door dat het niet goed gaat en je zult dus meer de vinger aan de pols moeten houden. Je ziet niet continu waar iemand mee bezig is, waardoor het belangrijker wordt om persoonlijke doelen te verbinden aan de team- en organisatiedoelen. Je moet goede afspraken maken over verwachte resultaten en de middelen die beschikbaar zijn om deze te behalen.
Als leidinggevende is het de uitdaging om ervoor te zorgen dat medewerkers zich eigenaar voelen van de doelen die er worden nagestreefd. Ook is het belangrijk dat medewerkers de ruimte krijgen om hun werk zelf te organiseren. Dit vraagt van een leidinggevende zorgt dat de medewerkers inzicht hebben in de gegevens die de kwaliteit van het werk bepalen. Ze moeten goed geïnformeerd zijn over cijfers rond de performance van de afdeling of het team. Pas als medewerkers de juiste informatie hebben, kunnen ze beslissen waar ze hun aandacht aan moeten besteden of wat ze juist minder moeten doen.
Sociale cohesie
De sociale cohesie betreft de manier waarop mensen met elkaar omgaan en wat hen bij elkaar houdt. Het sociale klimaat verandert op het moment dat je meer op afstand werkt. Een van de grootste uitdagingen van leidinggeven op afstand is het in verbinding blijven met elkaar.
Een ding is wel duidelijk: als je allemaal flexibeler gaat werken, zul je meer moeten organiseren op het gebied van sociale cohesie. Een belangrijke basis voor een sociaal klimaat is het ontwikkelen van vertrouwen. Het kantoor moet ook een plek zijn waar je graag naartoe gaat om samen te werken met collega’s en elkaar te ontmoeten. Uiteraard kun je ook elders met elkaar afspreken en de tijd nemen op de hoogte te blijven van elkaars activiteiten en het voeren van gesprekken over wat goed gaat en wat eventueel beter kan. Zorg voor een plek waar mensen graag komen, waar de sfeer goed is.
Een samenspel tussen mens, organisatie en technologie
Het boek gaat op een groot aantal onderwerpen nog dieper in. Wat vast staat is dat het bij leiding geven op afstand uiteindelijk gaat om een samenspel tussen mens, organisatie en technologie. Waar ligt jouw grootste uitdaging als leidinggevende?
Wil je dit boek ook graag lezen? Je kunt het bestellen via Haystack.
Geef een reactie