Bureaucratisering is een term die sinds haar ontstaan is uitgegroeid tot een synoniem voor het nadeel van een in regels en afspraken vastlopen van een organisatie. Een van de manifestaties van bureaucratisering is de vergadering. Vergaderen kost tijd en geld en kan zijn doel voorbij streven. Een recent artikel* op FD.nl stelt bijvoorbeeld dat vergaderen Nederland 60 miljard euro (!) per jaar kost.
De kosten van vergaderen
Deze 60 miljard Euro zijn verspreid over 3 miljard loonkosten, 16 miljard voorbereidingstijd en 14 miljard reistijd. Bijna de helft van de werknemers vindt vergaderingen vaak niet nuttig. Het verbeteren van verstandhoudingen en het uitwisselen van standpunten wordt belangrijker gevonden dan het nemen van beslissingen.
Volgens ons een voorbeeld van hoe een regelmatig geplande activiteit zijn doel voorbij kan streven. Vergaderingen zijn bedoelt om beslissingen te nemen. En zij zijn effectiever als de deelnemers ze als zinvol beschouwen. Dit verdient ook de kanttekening dat het belangrijk is als werknemers elkaar leren kennen. Vergaderingen zijn hier een mooi contactmoment voor.
Conclusie
Kortom, vergaderen kost veel geld en mogelijk streeft het inderdaad zijn doel voorbij, aangezien een groot deel van de deelnemers vergaderingen niet als nuttig beschouwt. Toch kunnen we niet zomaar stellen dat het aantal vergaderingen moet worden ingedimt: als mensen vergaderingen gebruiken om elkaar te leren kennen en door uitwisseling van standpunten van elkaar te leren, dan doen vergaderingen niet waar ze voor bedoelt zijn, maar dienen ze een ander nut, interactie en uitwisseling van standpunten.
Wat zijn uw ervaringen met vergaderingen? Nuttig of tijdsverspilling? Hoe zou dit kunnen worden verbeterd?
* Link werkt niet meer per 8-7-2015
Geef een reactie