Kortgeleden gaf ik een workshop time management. Een zeer gewaardeerd en tijdloos thema, want goed met je tijd kunnen omgaan is van alle tijden. En ik ken maar weinig mensen die dat goed doen. Bij die workshop gebruik ik het kwadranten model van Covey (uit zijn boek Prioriteiten), waarin de combinaties van (niet-)dringend en (niet-)belangrijk een plek krijgen. Covey pleit er voor om vooral in kwadrant 2 te handelen; dat is het domein van belangrijk maar (nog) niet dringend. Denk daarbij aan zaken als: voorbereidingen treffen, planning, regulier werkoverleg etc. Wie in kwadrant 1 terecht komt staat met zijn haar in de fik (legeruitdrukking), dan moet je snel acteren in zaken die dringend en belangrijk zijn. Dit zijn crisis varianten. Je wordt bijvoorbeeld in een keer in een vergadering geroepen die je totaal niet hebt voorbereid. Of je even een presentatie wilt geven, want er is iemand uitgevallen. Die situaties zijn grotendeels te voorkomen door je bewust te zijn van het belang van kwadrant 2. Het is zeer aanbevelenswaardig om daar vooral veel tijd aan te besteden.
Het doen van dingen die belangrijk zijn maar nog niet dringend vraagt discipline. Discipline is in mijn ogen bewust zijn van de waarde van (priori)tijd en verleidingen kunnen weerstaan. Waar we veel van onze tijd in verliezen gaat over kwadrant 3 en 4, dat is zogenaamd dringend en niet belangrijk en de combinatie niet belangrijk/niet dringend. De vraag die mij bezighoudt is hoe dat komt. Ondanks onze werkdruk doen we soms dingen die totaal niet belangrijk of quasi dringend zijn. Neem bijvoorbeeld de verleiding die je overkomt als je achter je PC scherm zit om een stevige klus voor te bereiden en opeens komt daar weer zo’n bannertje. Die zien er boeiend en spannend uit en natuurlijk schreeuwt die om je aandacht. Reclame mensen zijn daar steengoed in. Dan ontstaat die drang om het te openen, want je wilt niets spannends missen. Of stel, je bent goed bezig met een kwadrant 2 klus en iemand belt je of roept je. Zijn dat dingen die echt jouw aandacht verdienen? Ondanks dat je weet dat het je niets gaat opleveren neem je toch op en blijf je aan de lijn vastkleven. De reden waarom we ons laten verleiden tot het besteden van onze tijd aan op dat moment soms onnodige of nutteloze dingen heeft met een aantal zaken te maken. De belangrijkste zet ik op een rijtje
a)Verleiding, we zien iets spannends dat onze aandacht trekt en we worden door nieuwsgierigheid (uit ons onbewuste) gestuurd. We kunnen het gewoon niet laten ons er op te focussen.
b)Bang om iets te missen, stel je voor dat iedereen op de hoogte is van de nieuwste gadgets of wetenswaardigheden en jij niet. Je wilt niet afgaan of als minder gezien worden. Dus je raadpleegt allerlei bronnen met informatie die jou op een bepaald sociaal niveau laat acteren. Dat denk je dus, of het rationeel is, is vraag 2.
c)Een gradatie erger: informatieverslaving. Tegenwoordig infobesitas genoemd. We hebben de voortdurende drang om alles te willen weten. Ieder piepje in je computer of IPhone of welk apparaat dat informatie levert dan ook, dringt meteen in je hersencellen door. Je kunt maar een ding doen: gehoorzamen.
d)Je voelt je gedwongen tijd te besteden aan iemand die je iets vraagt of aanbiedt omdat die persoon een bepaalde impact heeft. In jouw beleving dan, vanuit jouw filters. Je kunt bijvoorbeeld denken dat je daar vanuit hiërarchische overwegingen uit respect moet handelen. Of iets zegt in jou dat het beter is om die persoon aandacht te geven want je weet maar nooit waar je hem/haar later nog eens voor nodig hebt.
e) Zin. Je enthousiasme en passie voor bepaalde taken laat je prevaleren. Of je verwachtingen over wat dat voor je oplevert. Het ene karweitje is leuker dan de ander en het komt voor dat je denkt dat je mag beginnen van jezelf met iets wat je leuk vindt, die nare klussen kunnen wel wachten.
Ik beraad me nu op een workshop die een slag dieper gaat en leert hoe je discipline creëert en hoe je verleidingen van timeconsumers weerstaat. Is dit een gat in de markt, of heb ik iets gemist? De tijd zal het leren.
Geef een reactie