Wat elke reorganisatie nodig heeft: een goede sponsor en een snufje magie!

Het lijkt logisch dat je veel profijt hebt van het aanwijzen van een sterke sponsor. Ongeacht het soort project dat je wilt implementeren. Maar hoe vind je je sponsor? Wat laat je hem doen? En hoe hou je ze betrokken? Mijn advies? Hou het simpel! Je wil een sponsor die drie rollen kan & wil vervullen. Simpel als ABC…

1. Actieve deelname aan het project

Dit betekent dat de sponsor beschikbaar moet zijn voor de project manager en de change manager voor overleg, projectgroep vergaderingen en het monitoren van de voortgang. Maar vooral: ze moeten tijdig beslissingen nemen.  Meer weten? Lees Het verschil tussen de project manager en de change manager.

2. Bouw een coalitie

Het is de rol van de sponsor om buy-in te creëren met zijn peers en belangrijkste stakeholders. Samen zorgen ze voor afstemming met de organisatie strategie en belangrijkste doelen.

3. Communiceer rechtstreeks met de medewerkers

De sponsor moet zijn best doen om contact te maken met de medewerkers en niet bang zijn om het gesprek aan te gaan met de mensen die geraakt worden door de verandering. Hoe persoonlijker de sponsor praat over zijn doelen en verwachtingen, hoe groter de impact van zijn rol.

Klinkt logisch allemaal, nietwaar? Toch valt de praktijk tegen, tenminste in mijn ervaring. Ik heb meegemaakt dat sponsors braaf de kick-of verzorgden van een groot evenement om daarna voor de eerste koffie pauze al te verdwijnen richting ‘belangrijke meetings’. Andere sponsors waren niet te beroerd om alle credits te pakken bij oplevering van een project, terwijl ze de hele looptijd ervan onzichtbaar waren. En weer een andere hoge baas vergat steeds de naam van het project tijdens presentaties en webcasts … (oei!).

“Er kwam meer kijken bij magie, zoals Harry al snel zag, dan een beetje zwaaien met je toverstok en het doen van grappige spreuken.”

Harry Potter en de Steen der Wijzen – J.K. Rowling

Diegenen die mijn vorige blog hebben gelezen weten dat ik groot voorstander ben van het aanwijzen van een change manager.

Dit is wat deze change manager kan doen om de sponsor te ondersteunen:

1. Wees zijn ogen & oren op de vloer, deel je feedback
2. Ontwikkel belangrijke boodschappen voor de verschillende doelgroepen
3. Ontwikkel een sponsor-roadmap met activiteiten en tijdslijnen
4. Gebruik tools om ‘barrier-points’ te vinden in je route naar verandering
5. Werk samen met de project manager
6. Coach de sponsor tijdens elke fase van de implementatie
7. Benadruk het belang voor de sponsor ‘to walk the talk’
8. Leg zijn doelen vast en hou hem ervoor verantwoordelijk
9. Zorg dat je regelmatig overleg hebt, zo bouw je vertrouwen en ‘rapport’

Veel van deze activiteiten vinden achter de schermen plaats. Vaak leveren change managers een stuk werk op (artikel geschreven, presentatie gemaakt) terwijl de sponsor zijn naam eronder zet en strijkt met de eer. En dat is prima!

Je hebt veel aan goede chemie tussen de change manager en de sponsor. In het ideale geval heeft de change manager een andere stijl en een ander profiel dan de sponsor. Op die manier trekken ze allebei profijt van elkaars sterke punten. De sponsor is in veel gevallen meer senior, met de change manager als zijn rechterhand.

Het hebben van een sterke sponsor is geen garantie voor het opleveren van een succesvol project. Maar het helpt wel! En om de lucht te klaren: change managers gaan niet naar Zweinstein, noch rijden ze op bezemstelen of zwaaien met hun toverstok. Het zijn gedreven mensen met praktische tools – een magische combinatie!

Er is veel te schrijven over het organiseren van je change management activiteiten. Laat vooral weten als je een onderwerp hebt waar je graag meer over wilt weten, dan neem ik dat mee in mijn volgende blog.