Wie is de mol?

Het televisieprogramma Wie Is De Mol is razend populair. De verwikkelingen van de deelnemers en uitvinden wie van de deelnemers de mol is, houdt blijkbaar veel mensen bezig en na elke aflevering wordt uitvoerig gediscussieerd omdat iedereen denkt te weten wie die mol is.

De laatste tijd is de mol ook op een ander wijze in het nieuws: organisaties maken kennis met het fenomeen en recent is een mol, werkzaam bij de politie (!), ontdekt die vertrouwelijke informatie kon doorsturen naar criminelen die daardoor bijvoorbeeld uit handen van de politie konden blijven. Ook recent is bij een bedrijf ontdekt dat een medewerker informatie doorsluisde naar een ex-collega die nu werkzaam was bij de concurrent en zodoende de offertes van zijn eigen bedrijf kansloos maakte.

Een mooie gelijkenis met de televisie-mol die er ook op uit is om het eigen team het leven zuur te maken en een lager te verdienen bedrag. Veel organisaties zijn zich er niet van bewust van van het bestaan van mollen totdat het hen overkomt en dan kan de financiële en de imagoschade fors zijn. Een onderzoek van Nationale Nederlanden uit 2012 liet zien dat door het weglekken van vertrouwelijke informatie bedrijven een schade hadden van 115 miljoen in dat jaar.

Screening in je organisatie

Heeft uw organisatie een mol, en zo ja wie is dan de mol? Het vervelende is dat je vaak antwoord krijgt als het kwaad al geschied is, bijvoorbeeld als de vertrouwelijke informatie op straat ligt of als de concurrent er met de opdracht vandoor gaat. Maar je kunt als organisatie wel degelijk maatregelen nemen om het risico op het aannemen van een (potentiële) mol te verkleinen door medewerkers te screenen. Dat geeft geen garantie, maar je kunt door middel van screening veel (potentiële) risico’s identificeren en je maatregelen nemen.

Nu denken veel bedrijven dat de verklaring omtrent gedrag (VOG) voldoende is om hen te vrijwaren maar dat is een illusie. In de VOG procedure wordt slechts getoetst of de aanstaande medewerker in het verleden iets op zijn kerfstok heeft gerelateerd aan de functie.

Pre-employment screening

Gelukkig is door middel van pre-employment screening op relatief eenvoudige wijze de kans op het aannemen van een (potentiële) mol te verkleinen. Het is een open deur maar naarmate de functie bijvoorbeeld meer vrijheidsgraden heeft, wordt de mate van screening ook zwaarder.

Nu wordt een mol vaak “geboren” door een combinatie van de omstandigheden in de privé sfeer en de mogelijkheden in de functie en het bedrijf. Vandaar dat het verstandig is om ook in-employement screening in het beleid op te nemen door periodiek medewerkers in functies met risicovolle functie-elementen te laten screenen.
Nu is het zaak om bij het opzetten van het screeningsbeleid en bij de implementatie ervan zorgvuldig te werk te gaan. Daartoe kan een stappenplan houvast bieden.

Stap 1 is het vaststellen wat de organisatie met het screeningsbeleid wil bereiken, het screeningsbeleid zal zich hierop moeten richten.

Stap 2 is het vaststellen welke functie-elementen relevant zijn en welke de potentiële risico’s er zijn en hoe zwaar deze risico’s zijn.

Stap 3 is het vaststellen van de soorten screening die passend zijn om de geïdentificeerde risico’s te onderzoeken waarbij de diepgang en de zwaarte kunnen variëren.

Stap 4 is het ontwikkelen van een proces om de screening uit te gaan voeren.

Stap 5 is de communicatie aan alle betrokkenen zodat zij op de hoogte zijn en het screeningsbeleid kunnen implementeren in hun processen; denk bijvoorbeeld aan recruitment.

Stap 6 is het implementeren van het proces zodat het geformuleerde beleid kan worden uitgevoerd; daarbij worden de activiteiten oorgesproken en worden afspraken gemaakt onder andere over de vastlegging van het onderzoek in het screeningsrapport.

Stap 7 is het evalueren van de uitvoering en het trekken van conclusies en het doen van bijstellingen in het beleid en de uitvoering.

Nu valt er nog veel meer over screening te vertellen maar ik beperkt me hier tot de hoofdpunten.

Tot slot
Ook in uw organisatie verdient de (eventuele) mol alle aandacht zodat straks niet de mol de winnaar is van het spel en u en uw organisatie met de schade achterlaat en het nakijken hebben.