Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

LEAN! ... MEAN? ... MEANINGFUL!

Geef een drukbezette operationele leidinggevende aan dat hij vanaf nu met zijn team LEAN mag gaan werken. En je ziet al snel deze lijdende leider vertwijfeld denken “Ze zien toch dat wij overlopen van het vele werk en dan krijgen wij er nog een tijdrovend project bij”. Steevast is dan ook de eerste reactie dat er geen tijd is om het vernieuwende LEAN beter te leren kennen.

Hoe krijg je deze zich onbegrepen voelende leidinggevende nu overtuigd van de toegevoegde waarde van LEAN?

Allereerst is het van cruciaal belang dat de organisatie LEAN niet ziet als een methode om kostenbesparing dan wel een vermindering van het aantal arbeidsplaatsen te realiseren. In dat geval is commitment voor de MEAN variant van LEAN ver weg. De zuiverste vorm van LEAN staat voor een lerende organisatie met de juiste verbetercultuur die zich richt op het ontwikkelen van medewerkers & operationeel leidinggevende door ze gestructureerd en continu problemen te laten oplossen om hun processen blijvend te verbeteren.

Het beste van de oude wijnen in nieuwe LEAN vaten

Om deze leidinggevende te overtuigen LEAN beter te leren kennen zou ik beginnen met het begin. Ik zou hem uitleggen dat LEAN op zich niets nieuws onder de zon is. Zo is de term LEAN in theorie geboren (1988) in het artikel van John Krafcik “Triumph of the LEAN production System”. In praktijk hebben de eerste elementen, van wat later LEAN zou worden genoemd, het levenslicht gezien bij Henry Ford (1900- 1930) en enkele decennia later bij Toyota in het Toyota Production System. Daarnaast is het gedachtegoed dat door LEAN verweven zit zo oud als de kortste weg naar Rome.

Veel LEAN instrumenten gaan dan ook weer ouderwets “back to the basics” waarmee ze goede maar helaas te ver doorgeslagen ontwikkelingen van de laatste jaren enigszins compenseren. Ik denk dan bijvoorbeeld aan het overmatige en steeds verder toenemende mailverkeer dat als een ware dief in de nacht je werkbare uren steelt. De “Dagstart Meeting” is een LEAN instrument waarbij je dagelijks veelal staand voor een visueel verbeterbord een kort en doeltreffend “Live” overleg hebt teneinde verbetervoorstellen te bespreken door verstoringen in het werk zichtbaar te maken. Tegen dit overleg is geen enkele mail met talrijke bijlages en cc’s opgewassen. Of wat denk je van het ivoren torentje, van waaruit de hogere manager niet geremd door enige praktijkkennis van operationele zaken, de mooiste (productie) plannen bedacht. LEAN hamert op “Go to the Gemba” wat ook niets nieuws is maar door de toenemende gelaagdheid van organisaties plotsklaps door de jaren in de vergetelheid geraakt is. Gemba staat voor de plek waar het gebeurt in de organisatie. Oftewel teruggaan naar de bron om de waarheden te vinden die nodig zijn om correcte beslissingen te nemen en om hierover consensus te verkrijgen binnen de organisatie aldus onze Japanse grondleggers in een mooie volzin.

Hocus Pocus Pilatus Pas... ik wou dat onze organisatie in 1 keer LEAN was

Helaas gaat het bovenstaande niet op dus zal ik de te overtuigen leidinggevende een iets breder kader moeten scheppen. Ik zou hem in alle eerlijkheid wel verklappen dat als de gehele organisatie LEAN als systeembenadering wil implementeren dat dit een tijdrovend groot project van een lange eeuwige adem zal zijn.

Maar alles wat groots is begon ooit klein dus adviseer ik hem aan de hand van enkele LEAN- instrumenten (uit de LEAN Toolbox) het initiatief te nemen om kleine verbeteringen zichtbaar te maken om zo het lokaal laaghangend vers fruit samen met zijn teamleden te plukken.

Daar LEAN vanuit haar oorsprong de methode bij uitstek is om verspillingen te reduceren in de primaire processen. En iedere verspilling die je samen met je teamleden reduceert levert weer tijdswinst op. En als deze bijna overtuigde leidinggevende iedere gerealiseerde tijdswinst weer investeert in de verdere uitbouw van deze zichzelf bewijzende methodiek dan kan er zomaar een interessant sneeuwbaleffect ontstaan.

Is HR ook LEAN ?

Volledig heb ik de leidinggevende nog niet overtuigd maar met een beetje geluk wel getriggerd om zich meer te verdiepen in de instrumenten die aan de basis van LEAN staan.

En als ik hem op het eind van mijn betoog influister dat hij bij deze ontdekkingstocht kan rekenen op mijn HR support dan kan hij geen NEE meer zeggen toch?! Als de leidinggevende dan verbaasd vraagt wat HR met LEAN te maken heeft dan wijs ik hem op de evolutie van LEAN naar het moderne 2.0 dat gericht is op de zachte kant van verandering. HR richt zich op het betrekken en motiveren van medewerkers om proactief hun eigen werkprocessen te evalueren en te verbeteren, en het mede creëren van een passend klimaat waarin dit mogelijk is. Het continu verbeteren is geen LEAN-trucje maar een groot waardevol goed dat al coachend geleerd moet worden.

HR roept de laatste jaren ambitieus dat ze “Business Partner” wil worden. Tja dan mag je deze uitgelezen kans om dichter bij de Business te komen niet missen! Zeker niet wanneer je aan de hand van LEAN samen successen kan boeken op weg naar “het Ware Noorden” dat een excellente lerende en opererende organisatie is. De tijd die je met de business in LEAN investeert betaalt zich in harde kwaliteit en efficiency uit. Een mooie deal lijkt mij zo!

Geplaatst in HR varia door Tomas de Rooij op 13 juli 2015

Reacties op LEAN! ... MEAN? ... MEANINGFUL!

Jeroen op 15 december 2015 16:44

Waar ik denk dat de allergie van de lijnmanager zit is dat hij weer een strategie naar zijn hoofd krijgt. Hij wil weten: hoe maak ik het werk sneller, simpeler, of op een andere manier goedkoper. En ook: hoe schep ik daar draagvlak voor; breng ik het zo en richt ik het zo in dat ik iedereen mee krijg.

HR als business partner kan prima voor een lean benadering kiezen. Tomas, wellicht kun je een keer uitschrijven hoe HR een dergelijk traject heeft aangevolgen in een case?

Plaats zelf een reactie