Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Mailmanagement voor HR en iedereen

Vorige week schreef ik over timemanagement. En over hoe zelfbewustzijn (van doelen) je kan helpen georganiseerd over te komen. Een integraal deel van timemanagement is mailmanagement, het beheren van je inbox. Email kost gigantisch veel tijd: lezen, beantwoorden, weggooien, doorzoeken. Hoe gaan we hier mee om? Hieronder enkele theoretische tips en mijn persoonlijke aanpak.

Denk na voor je mailt
Een deel van management is ook: zorgen dat anderen niet teveel mail krijgen. Mail alleen wanneer dat zin heeft, stel jezelf de vraag: hoe belangrijk is dat wat ik wil weten? En als je mailt, wees dan helder:

Gebruik een heldere titel
Dan kan de mail snel gevonden worden. Dan weet de lezer wat van hem verwacht wordt. En dan krijg je sneller het antwoord dat je nodig hebt.

Wees helder in je inhoud
Wil je iets weten, vraag dan 'Kun je me vertellen..', moet iemand iets voor je doen, vraag dan 'kun jij...'. Maak de mail niet ingewikkelder dan nodig.

Goed opgestelde mailtjes zijn leuk om te ontvangen, makkelijk te beantwoorden. En veroorzaken minder tijdsverlies zowel bij ontvanger als verzender.

Durf je mailbox uit te zetten!
In het kader van timemanagement en vooral ook concentratievermogen is het belangrijk niet steeds op je inbox te hoeven letten. Stel je schrijft net dat ene rapport waar je al een tijd tegen aan zit te hikken. En dan komt er een mail met een leuke cartoon. Weg concentratie.
Er is geen reden waarom je via mail per se nu bereikbaar moet zijn. Als die reden er is, dan wordt je gebeld. Dus durf je mailbox uit te zetten. Controleer je mail op vaste tijden, bijvoorbeeld 's morgens als je op je werk komt en 's middags een half uur voor je weggaat.
Je zult merken dat je tussendoor veel meer kunt doen.

Orden je mailbox
Veel tijd gaat verloren met het zoeken van mail. Zelfs in gmail, met de zeer handige zoekfunctie. Daarom is het belangrijk om je inbox goed te managen. Het kader van je mail op vaste tijden controleren helpt.

Wat voor mij werkt is het volgende:

  • In mijn inbox zitten alleen de mails waar ik nog iets mee moet doen;
  • Alle mails die ik in twee minuten af kan handelen, behandel ik meteen (Wel in de uren dat ik me toesta mijn mail te checken);
  • Alle afgewerkte mails gaan in principe naar de prullenbak, behalve;

Mails die opslag waarde hebben (die je ooit terug wilt kunnen lezen), die komen in de map met een relevante titel (bedrijfsnaam or projectnaam).
Mails die leuk, grappig, lief, etc zijn komen in een persoonlijke map.

Het enige dat overblijft zijn mails die meer dan twee minuten kosten om af te handelen. Deze plan ik in in mijn gewone dagrooster.

Gewoon doen!
Volgens mij wijkt bovenstaande niet bijzonder veel af van wat je op veel mail-controle-management etc sites kunt vinden. Het belangrijkste advies is volgens mij altijd: vind iets dat werkt. Gebruik tips als deze als een referentiekader en neem eens een half uurtje om te reflecteren op wat je kunt winnen als je je mail goed beheert. Mij scheelt het zeker een half uur per dag, maar ook een hoop mentale rust. Ik hoef niet steeds meer te kijken of ik mail heb en ik ben minder energie kwijt aan het afhandelen van mail.

Afsluitend de vraag aan mijn lezers hoe zij omgaan met hun email.

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 23 juni 2009

Reacties op Mailmanagement voor HR en iedereen

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie