Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Minder managen: minder druk en stress!

Soms zit je bij bedrijven en dan is iedereen onwijs druk aan het doen. Collega’s lopen gestrest rond, papieren waaien door de gangen, in de haast morst iedereen koffie, er is geen tijd voor een praatje over koetjes en kalfjes. Want het is druk, onwijs druk. En ik verveel me dan. Ik zie dan zo’n drukke collega en ik vraag waar ze zo druk mee zijn. ‘Ja, het is druk, hectisch, veel dingen’, is dan het antwoord. ‘Maar waarmee dan? Wat dan precies? Wat kan ik nu van je overnemen, zodat je het minder druk hebt?’, vraag ik. ‘Nee, dat kan niet, want lastig, het is heel uitgebreid, dus nee niemand kan het overnemen. En ik heb zoveel te doen’.

En dan blijf ik me afvragen waarmee dan precies. Ik werkte ooit voor een Omroep. We maakten Radio, TV, internet en teletekst. Met elk uur minstens 1 deadline. In ieder geval was er elk uur een blokje voor het radionieuwsbulletin, om 06.00 uur begon een lange radio-uitzending, tot 09.00 uur met allemaal nieuws en achtergronden, om 12.00 uur ook een lange radio-nieuwsuitzending, om 14.00 uur begonnen de twee-minuten tv-nieuwsblokjes te lopen, om 17.30 was het eerste grote nieuws op TV voor de hele regio, en om 18.00 uur het grote nieuws van een grote stad in de regio, en om 17.00 uur begon ook nog een lange nieuwsuitzending op de radio.

Ik vond het heerlijk. De dag was duidelijk gevuld met elk uur een deadline, de andere deadlines zag je ook al aankomen, en het was altijd gaaf om vol tegen die deadline aan te werken om daarna een geweldige uitzending neer te zetten. In die tijd leerde ik ook dat er een groot verschil is tussen druk doen en druk zijn. Sommige collega’s deden soms heel druk, totdat ze de druk van een deadline voelden, en dan werden ze druk, of gestresst. En dan werd er echt werk verzet, of ze klapten dicht van de stress en de zenuwen.

Iedereen gaat anders met druk en drukte om. En de persoonlijke belasting is per mens ook verschillend. Toch heb ik wel 1 ding gemerkt: als je zelf in controle bent, dan voel je wel de druk, maar heb je geen stress. De meeste mens die ik als een kip zonder kop door een pand liepen te rennen omdat het zo druk was, waren niet in controle, maar hadden een soort coördinerende functie waarbij ze feitelijk geen verantwoordelijkheid droegen voor het eindproduct, omdat ze een schakel waren tussen verschillende afdelingen. Bijvoorbeeld tussen de stafafdeling die informatie aanreikte, en het callcenter dat de informatie aan de klant doorgaf. Zowel de stafafdeling als het callcenter had het feitelijk drukker, meer klantcontacten, meer concreet werk om te doen, maar bij beide afdelingen werd er volop gelachen en heerste een relaxte sfeer.

Want die afdelingen hadden daadwerkelijk invloed op wat ze als eindresultaat opleverden. De kip-zonder-kop-afdelingen liepen daar tussendoor, zonder feitelijke eindverantwoordelijkheid, maar ze voelden desondanks heel veel druk, omdat ze niet wisten of de ene afdeling de spullen op tijd had, en of de andere afdeling wel de juiste info zou krijgen. En dan ga je jezelf zorgen maken, zonder dat je iets kunt veranderen. En dat is fnuikend.

Daardoor ontstond druk, burn-outklachten. Stress, geruzie, en een waardeloze sfeer. Ik zou minder coördinerende mensen rond laten lopen. En de afdelingen die met elkaar te maken hebben, direct met elkaar laten schakelen. Dat scheelt een boel geld, scheelt een boel ontevreden collega’s, en daardoor kan er naar twee kanten meer capaciteit om nog betere daadwerkelijke concrete producten te maken. Maak mensen feitelijk verantwoordelijk voor een eindproduct, daardoor kun je je organisatie stroomlijnen. En kunnen je mensendruk zijn, in plaats van druk doen.

Geplaatst in HR varia door Eduard van Brakel op 18 maart 2015

Reacties op Minder managen: minder druk en stress!

Marc Loohuis op 15 december 2015 16:45

Heel herkenbaar Eduard, als je zelf controle hebt over het eindresultaat dan voelt druk niet meer als stress maar meer als druk hebben met het uitvoeren van je eigen planning.
Het geven van eigen verantwoordelijkheid aan medewerkers is dan ook een van de belangrijkste management taken, naar mijn idee.

Ray van Es op 15 december 2015 16:45

Een organisatie die niet goed wordt gemanaged / gecoördineerd, is per definitie een gevaar en onnodige extra kostenpost voor de organisatie als geheel.

In een educatieve video van John Cleese (getiteld: The customer is always "Dwight"), is te zien hoe afdelingen en medewerkers aanvankelijk chaotisch en later effectief en efficiënt met elkaar een outputdoelstelling realiseren.
Het creëert een effectieve beeldvorming over het proces van: Input-Throughput-Output.
Een organisatie kent vele afzonderlijk processen, die uiteindelijk een gemeenschappelijke gedefinieerde output moet opleveren. Daarvoor zijn managers aangesteld! Als die managers een "silo-denken en doen nastreven", dan ontbreekt de basis voor een gezamenlijke kwalitatieve / kwantitatieve output.

Veel heeft te maken met "time management"
Ik verwijs hier naar: Time Management Quadrant by Stephen R. Covey - from his book, The 7 Habits of Highly Effective People.

Veel (veel te veel!) mensen ...en dus ook medewerkers / managers....zijn bezig met druk te wezen.
voor 99% zijn ze dan druk met:
a ) "belangrijke & urgente" zaken (crisis, deadlines, meetings, toegezegde resultaten)
b ) "niet-belangrijke & urgente" zaken (meetings, emails, interrupties, projecten,... die niet bijdragen aan het behalen van doelstelingen)
c ) "niet belangrijke en niet-urgente" zaken (social media, persoonlijke telefoontjes / smsberichten, niet productieve zaken).

De meeste mensen zijn weinig of helemaal niet bezig met zaken die werkelijk een verschil kunnen maken ("belangrijk, maar niet-urgent"). Hieronder vallen zaken als: Planning, Strategie, Analyse, Verandering / Verbetering, Netwerken, Doelstellingen bepalen, Training & Ontwikkeling.

Dus als alle bezige baasjes, wat meer pas op de plaats maken om te kijken waar ze (en anderen) nu eigenlijk mee bezig zijn, dan wordt alles wat overzichtelijker en is er meer controle over andere tijdsbesteding.
Eigen belang en die van anderen / de organisatie als geheel, is daarmee gediend.

Karin op 15 december 2015 16:45

Hallo Eduard, ik heb zelf nog weinig werkervaring maar ik zie probleem vaak voorbij komen in de praktijk. Mijn eigen ervaring leert om een goed en duidelijk overzicht te houden van de voortgang van de werkzaamheden. Dit kun je op verschillende manieren doen en iedereen zal dit op zijn eigen manier doen. Hoe groter de verantwoordelijkheid, des te groter de betrokkenheid en het overzicht. Kortom een mooi artikel!

Eduard op 15 december 2015 16:45

Dank allemaal voor de reacties en excuses voor mijn late reactie.
Het grootste probleem is wat mij betreft het managen. Minder managen en meer doen is mijn motto :)

Bedankt allemaal voor de waardevolle en uitgebreide reacties!

Eduard

Plaats zelf een reactie