Expand AVG Proof
Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Stop je e-mail overload: 4 tips

Vandaag staat er een sterk artikel op Harvard Business Review: Stop email overload. E-mail overload is een probleem, aldus enkele experts. En hoewel we niet per se hoeven stoppen met e-mailen, zoals Atos en Volkswagen nastreven, kunnen we wel leren om er beter mee om te gaan. David Allen, van het boek Getting Things Done (waar we hier al eerder over schreven) stelt bijvoorbeeld dat we al veel kunnen winnen door op een goede manier met e-mail (en vergaderingen) om te gaan. Het artikel heeft enkele sterke punten, die zeker het lezen waard zijn:

1. E-mail zelf is niet per se het probleem
Vaak hangt het probleem ook samen met organisationele onduidelijkheid: is wel duidelijk wie verantwoordelijk is voor het doorhakken van de knoop? Als dat niet zo is, dan zullen er talloze e-mails verstuurd worden, voordat er iets gaat gebeuren.

2. E-mail flow is te controleren
Zorg dat er minder mails verstuurd worden (cultuur benadering). En verstuur zelf minder mails: dan krijg je minder antwoorden. Denk goed na over wie je moet adresseren en of de ontvanger echt iets met de mail kan.

3. Hou je inbox schoon
Dit helpt je om overzicht te bewaren. Een erg mooie tip is om al je oude mails ineens in een map 'oude inbox' te zetten. Hou voor de grap eens bij hoe vaak je deze mails echt terugleest. En werk al je nieuwe mails af volgens het stappenplan in het artikel:

1. Delete alles dat je niet meer nodig hebt
2. Als je een mail binnen enkele minuten kunt afhandelen: doe dat (ruim hier tijd voor in)
3. Sla wat je later nodig hebt op in overzichtelijke mappen

4. Neem pauze van je e-mail
Als je elke vijf minuten je e-mail controleert, dan ben je alleen op e-mail aan het antwoorden. Neem pauzes. Check je mail zo vaak als nodig: bijvoorbeeld alleen 's morgens en voor je naar huis gaat. Mensen verwachten snel antwoord, maar niet meteen, anders moeten ze je bellen (directer).

In het artikel treft u verder twee case studies die ideeën bieden voor hoe u met e-mail om kunt gaan. Veel leesplezier!

Geplaatst in HR varia door Expand Redactie op 21 februari 2012

Reacties op Stop je e-mail overload: 4 tips

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie


Expand maakt gebruik van functionele, tracking en analytische cookies om de website optimaal te laten functioneren. Cookies zijn kleine informatiebestanden die de toegang tot expand.nl vergemakkelijken en de navigatie op onze website sneller en effici├źnter laat verlopen. Een cookie is uniek voor elke gebruiker. De functionele en analytische cookies zorgen ervoor dat de site goed werkt en dat wij inzicht hebben in het gebruik van onze eigen website. De tracking cookies worden gebruikt om bezoekers van onze website te voorzien van relevante informatie en de site te personaliseren. Dit doen we niet alleen via de inhoud, maar ook via de advertenties die wij tonen. Ook derde partijen (zoals Google) die via onze website cookies plaatsen, kunnen op deze manier proberen je interesses te vinden en k├║nnen deze cookies gebruiken om een bezoekersprofiel op te stellen. Wij hebben dit liever niet, maar jammer genoeg hebben we geen invloed op wat deze partijen met hun cookies doen. Als dergelijke cookies niet worden gebruikt dan betekent dit overigens niet dat je geen advertenties meer te zien krijgt op onze site. De advertenties zijn in dat geval alleen niet langer toegesneden op jouw interesses. In ons privacy statement vind je meer uitleg over het toestaan of blokkeren van cookies op onze site.