Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Tijd besparen? Plan een werkoverleg!

“Vroeger, toen alles nog normaal was”; “Die goede ouwe tijd”; 

Uitspraken van alle tijden; ik hoorde het ooit mijn opa en oma zeggen. Mijn ouders ook. En zelf ben ik ondertussen rond het midden van de veertig aangeland. En ja hoor; ik betrap mezelf er ook op, de verwijzingen naar vroeger.

De vraag is; doe ik dat als referentie? Of als zucht naar betere tijden? Voor mezelf weet ik het antwoord natuurlijk wel! Al denken mijn kinderen daar misschien anders over.

Het geldt ook voor de mens als ‘medewerker’ of ‘manager’. Laatst was ik in een organisatie waar ze toe zijn aan ‘fase 6’. Een zesde stap in reorganisatie; de manager wist te vertellen dat het adoptie-vermogen ondertussen op hoog niveau was. Daar was groot respect voor, voor ‘de medewerkers’.

Of zijn ze moe, murw en uitgeput?
Als gestoken door een bij zat de manager plots scherp aan tafel; ‘hoe bedoel je’?
Een van de onderwerpen die ik bij intakes op veranderprojecten altijd hoog op de agenda zet is de veranderbereidheid van een organisatie, of eigenlijk van ‘de mens’.
En ik kan u verzekeren dat dat iets anders is dan een kritiekloze adoptie van weer een volgende verandering die ‘over de schutting’ komt.
Want daarvoor hebben mensen een haarfijn mechanisme paraat;
- bukken en het over je heen laten vallen
- ja zeggen en nee doen (of andersom)

Moe dus, en murw. En daarmee zijn de reorganisaties en veranderingen (meestal verbeteringen genoemd) suboptimaal. Medewerkers acteren klakkeloos en gaan in een soort van flow mee. Zonder zelf na te denken, kritische vragen te stellen en het nut van de veranderingen te kunnen bedenken. We doen maar wat.

Leve communicatie, lang leve het werkoverleg
Het werkoverleg? Nee, dat hebben we twee jaar geleden vakkundig weggesaneerd. Ellenlange discussies, oeverloos gezwets, avonden verspeeld en vooral veel improductieve uren gemaakt. De dag dat we daarmee gestopt zijn is een prachtige dag geweest, die ons een boel leed en geld bespaart.

Maar wat is eigenlijk de business case van een goed werkoverleg? Of een goede vergadering. Of meeting als u ‘m liever zo noemt?
Dat is een lastige.

In onze praktijk her installeren wij altijd het werkoverleg en maken het belangrijker dan het was. Soms is er hier en daar nog wat overleg, maar soms is het ook echt helemaal weg. En sturen we mailtjes, of – erger nog – appjes.

Door het wegsaneren van het werkoverleg heb je een zeer bruikbaar - en in mijn optiek noodzakelijk - communicatiekanaal opgedoekt. Natuurlijk herken ik het oeverloze gezwets. Maar dat zegt meer over hoe het verworden is, over de kwaliteit van het overleg. Maar naar mijn mening kun je niet zonder.

Hoe wil je namelijk – in tijden van verandering en grote dynamiek – informatie delen? Maar dan zodanig dat het ook landt en overkomt? Dat kun je aan ogen zien, aan houding en gedrag.
In het werkoverleg kun je als manager je verhaal kwijt, en medewerkers kunnen reageren. Hun zorg uiten, tonen dat ze het begrijpen, en je kunt samen afspreken op welke manier je – samen – werk gaat maken van datgene wat nodig is. Dát is pas acceptatie!
Sterker nog; je ontketent misschien wel een briljante denktank; het onbenutte potentieel uit de organisatie wordt aangesproken en zal ongekende kracht tonen.

ACTIE!: Dus plan morgen zo snel mogelijk een werkoverleg met een heldere agenda en een kop en een staart! Daar wordt een organisatie wijzer van!

Normaal en vroeger komen niet meer terug; dynamiek en wendbaarheid zijn de nieuwe standaard.

Geplaatst in HR varia door Raymond van Hensbergen op 6 december 2013

Reacties op Tijd besparen? Plan een werkoverleg!

Chris Stapper op 15 december 2015 16:45

Ha Raymond,

Goed artikel! Ik denk dat je terecht het werkoverleg verdedigt. Veel werkoverleggen zijn of voelen misschien overbodig, maar het probleem zit hem niet in het werkoverleg, maar in hoe het aangepakt wordt. Vaak is er geen duidelijke agenda en dus lopen de punten door elkaar. Ook is er geen duidelijk doel, of worden gemaakte afspraken niet bijgehouden. Het resultaat is dat niemand weet wat er in het overleg past, wat het doel is, wat er moet gebeuren en wanneer ze succesvol zijn geweest of iets nieuws moeten verzinnen.

Een praktische vraag: stel nu dat je in een organisatie zit waarin het werkoverleg niet loopt. Je kunt dan die agenda introduceren, maar hoe krijg je mensen zo ver dat dát de verandering is waar ze wel in meegaan?

Raymond op 15 december 2015 16:45

Hoi Chris, dank voor je reactie.
En jouw vraag is terecht. En dat lijkt ook heel ingewikkeld. Maar dan ook echt heel ingewikkeld… zeker omdat 'we' eerder besloten het werkoverleg maar te skippen.

Dus het kost wat tijd voor het werkoverleg weer is ingeburgerd en waarde gaat toevoegen. Maar het pad daarnaartoe is ook al heel waardevol. Ik ben een democraticus; niet per sé van het poldermodel, maar wel van de co-creatie. Alle deelnemers aan een werkoverleg moeten daar iets uit kunnen halen (de ene keer misschien wat meer dan de andere). Dus daarvoor moeten deelnemers ook inbreng hebben.
En daarvoor is de basis: vertrouwen. Hebben, geven, uitstralen… vertrouwen. En dan samenwerken aan een waardevol werkoverleg moet concrete doelstellingen die voor ieder belangrijk zijn.

Tenslotte: ieder wil wel een geolied werkoverleg 'hebben'; maar wil je het ook realiseren? Dan zul je een paar stappen moeten maken - met elkaar! Succes.

Plaats zelf een reactie