Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Zo verbeter ik mijn productiviteit

Lifehacking. Ik ben enorm blij dat de term bestaat. Er is nu een term voor al die dingen die je werk slimmer, makkelijker, handiger of sneller maken. Je kunt zoeken op de term in google en je kunt je collega's allerlei lifehacking tips geven. Het leek me leuk om eens een overzicht te maken van alle trucs en apps die ik gebruik om mijn tijd beter in te richten. Hopelijk heb je er iets aan! En mis ik iets, vul me dan gerust aan!

Workflow
Qua workflow zijn er twee dingen die ik erg belangrijk vind:

1. Check je mail niet te vaak
Je mail checken leidt af van wat je aan het doen bent. Daarbij is mail bijna nooit dringend. Als een bericht écht dringend is, dan word je gebeld. Met andere woorden: door vaak je mail te checken fragmenteer je je tijd en je aandacht zonder er iets bij te winnen. Wat je kunt doen: je kunt je mailprogramma uitzetten, de meldingen dat er nieuwe berichten zijn uitzetten, of instellen dat je mail bijvoorbeeld elke 4 uur op wordt gehaald. Als je binnen 8 werkuren een mail beantwoord, altijd, dan zit je goed. Echt.

Gmail: fantastisch. Maar als je het minder vaak kijkt, fragmenteer je je aandacht minder. Probeer het eens!

2. Organiseer je taken in een systeem
Persoonlijk vind ik Getting things done een bijzonder prettig systeem. In GTD verzamel je al je taken in een inbox (basket). Voor mij is dit een stapel papiertjes (geen post-its, die plakken en zijn dus moeilijker sorteerbaar). Die stapel ligt face-down op mijn bureau. Steeds als ik iets bedenk dat ik nog moet doen, schrijf ik het op. Aan het begin van mijn werkdag loop ik alle papiertjes door en selecteer ik alle taken die die dag af moeten, of die ik specifiek op die dag kan of moet doen.

Als ik taken niet direct op kan schrijven, zet ik ze in mijn telefoon. Of mail ik ze naar mezelf. Eenmaal thuis veranderen ze in een papiertje.

Op deze manier vergeet ik nooit taken. En doe ik ze altijd op het moment dat ze nodig zijn. Ik ben afgestapt van het gebruik van Coveys kwadrant en whiteboards om overzicht te scheppen. Voornamelijk omdat dit overzicht juist weer afleidt. De taken liggen op een bepaalde volgorde en worden op die volgorde afgewerkt. Zo hoef ik me alleen druk te maken om de taak die bovenop ligt. Heerlijk rustig.

Apps en sites

Er is één applicatie die ik echt vaak gebruik. En twee websites:

3. Evernote
De app die ik gebruik voor aantekeningen op mijn telefoon (en vaak ook taken is) Evernote. Evernote kan syncen met de Evernote applicatie op je pc. In Evernote kun je aantekeningen, plaatjes en linkjes labels geven en zo makkelijk al je aantekeningen met betrekking tot een onderwerp terugvinden. Je kunt er ook je taken in managen, door ze bjivoorbeeld als 'taak' te labelen. Onbetaalbare ondersteuning als je veel schrijft.

Evernote: fantastische software om aantekeningen, todo's en andere zaken te bewaren.

4. Een RSS reader - Bloglines
Ik lees enorm veel nieuws, duizenden artikel-titels passeren iedere week de revue. Uiteraard lees ik alleen de artikelen die ik relevant vind voor mijn HR/social media/filosofie interesses. Om dat te kunnen doen, moet ik een manier hebben om het nieuws snel en overzichtelijk gepresenteerd te krijgen. Bloglines vind ik daar een ideale website voor. Interessante links sla ik op in Evernote.

5. Afspraken maken: Datumprikker.nl
Ik kan me geen leven voorstellen zonder deze website. Datumprikker is ideaal om afspraken te plannen met twee of meer andere mensen. Als ik begin aan een nieuw project, is datumprikker de eerste site die bezocht wordt. Iedereen vult de data in waarop hij of zij kan en vervolgens kun je zo een datum prikken. Dit scheelt me ieder jaar uren bellen om een afspraak rond te krijgen.

Ennnn.. dat was het! Eigenlijk doe ik niet zoveel spannende dingen. Natuurlijk gebruik ik G+, facebook, twitter, tweetdeck en google docs om informatie te delen en te ontvangen. Maar dit lijkt me inmiddels redelijk gemeengoed. Op Lifehacking.nl vind je overigens nog talloze tips, onder andere in 10 ideeën om je productiviteit vooruit te helpen. Wat zijn jouw favoriete tips & tricks?

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 30 augustus 2011

Reacties op Zo verbeter ik mijn productiviteit

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie