Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Mentale veerkracht pakt werkdruk aan

Werkstress is het grootste beroepsrisico in Nederland. Vandaar dat de overheid in 2014 een vierjarige campagne is gestart om stress op de werkvloer aan te pakken. Ook reintegratiebedrijf Keerpunt herkent in haar eigen bedrijf het gevaar van een hoge werkdruk. In het ESF-project ‘Werkdruk en mentale veerkracht’ heeft Keerpunt onderzocht hoe ze hun werkdruk kunnen verlagen zonder de productiviteit los te laten. Keerpunt-directeur Jolande Dirkx en Peter Dona - deskundige op het gebied van duurzame inzetbaarheid - vertellen hoe ze dat hebben bereikt.

Jolande Dirkx werkt inmiddels vijftien jaar als directeur bij Keerpunt. Zij constateert een toenemende aandacht voor werkdruk en mentale veerkracht. “Jarenlang was werkdruk een terugkerend onderwerp in ons bedrijf, maar we hebben het nooit echt grondig aangepakt. Tot het moment dat we het terugzagen in ons ziekteverzuimcijfer, zeker niet iets om trots op te zijn als re-integratiebedrijf.” 


Jolande Dirkx

Jolande Dirkx: “Als re-integratiebedrijf herkenden we direct het gevaar van een hoge werkdruk.

Keerpunt vervult als re-integratiebedrijf een belangrijke voorbeeldfunctie voor andere bedrijven, wat een extra reden was om met een kritische blik naar de eigen organisatie te kijken. Bovendien zouden ze dan andere bedrijven beter kunnen adviseren. “We realiseerden ons dat we echt aan de slag moesten en zijn begonnen met de opleiding Duurzame inzetbaarheid. Het voltallige management team (MT) heeft deze opleiding gevolgd bij Avans Plus, dochteronderneming van Avans Hoge School, waar Peter Dona docent is op het gebied van duurzame inzetbaarheid. We namen kennis van zijn expertise en zijn ervaringen op gebied van duurzame inzetbaarheid en de samenwerking met Peter verliep vanaf het begin heel prettig. Al snel zijn we met elkaar om de tafel gaan zitten om te kijken hoe we de ervaren werkdruk kunnen meten en wat we daaraan kunnen doen. Belangrijk daarbij was onze insteek: we wilden de werkdruk aanpakken vanuit de medewerkers zelf. Wanneer je medewerkers immers sterker maakt, kunnen ze beter met de werkdruk omgaan. Bovendien hebben we het onderwerp breed benaderd. Zo werd duidelijk dat de declarabiliteit door onze medewerkers als één van de belangrijkste werkdrukfactoren werd ervaren. Behalve dat we naar declarabiliteit hebben gekeken, hebben we ook onderwerpen als interne communicatie, werken in teams en omgaan met stress aangepakt.”

Proces

Eind 2014 is met ESF-subsidie (Europees Sociaal Fonds) een nulmeting gedaan. Dona heeft diverse diepte-interviews afgenomen en vervolgens een vragenlijst onder de medewerkers uitgezet. De respons van 82% was hoog. Het tweede deel van de subsidie is begin 2015 gebruikt voor het uitzetten van het traject via zogenaamde doorbraakteams. De essentie van deze methodiek is dat medewerkers zelf verantwoordelijk worden om de geconstateerde vraagstellingen en problemen gezamenlijk aan te pakken en voorstellen te doen voor oplossingen. Uiteindelijk was het doel gezond werken bevorderen en duurzame inzetbaarheid vergroten. 

In totaal interviewde Dona 24 medewerkers, waarbij de vragen betrekking hadden op werkdruk, mentale belasting, leiderschap, veerkracht, bevlogenheid en onderlinge samenwerking. “Het viel mij direct op dat de betrokkenheid en de intrinsieke motivatie bij medewerkers groot is. Ze hebben zichtbaar plezier in hun werk, vooral dankzij hun team en collega’s. De uitkomsten van de interviews heb ik gebruikt als basis voor de vragenlijst, een soort anonieme verdieping. Opvallend was dat vragen rondom mentale veerkracht vaak ontwijkend werden beantwoord. Dit onderdeel in de vragenlijst lijkt op dat moment nog te gevoelig te liggen. Daar spelen zaken als vertrouwen, inzicht willen geven hoe men werkdruk ervaart en wat men van de eigen verkracht vindt, een belangrijke rol. Werkdruk is heel persoonlijk en iedereen heeft een eigen coping stijl; hoe reageer je op problemen en stress en hoe ga je daarmee om. Bij Keerpunt werken veelal jonge, ambitieuze, hoog opgeleide, vrouwelijke medewerkers. Zoals we uit onderzoek weten zijn zij bij uitstek de doelgroep voor burn-out.”

  

Model Mentale Veerkracht (Militair Spectator, W.Kamphuis et. Al., 2012)


Doorbraakmethode

Na de analyse van de interviews en vragenlijstonderzoek zijn zogenaamde doorbraakteams opgezet, bestaande uit medewerkers uit alle geledingen van de organisatie. Tijdens een aantal bijeenkomsten met deze twee doorbraakteams behandelde Dona thema’s zoals werkstressoren en energiebronnen, de persoonlijke veerkracht, declarabiliteit, de verbinding staf-lijn en de visie en strategie als bindmiddel. “Wat mij persoonlijk aanspreekt, is de kracht van de medewerkers. Vandaar dat ik heb gekozen voor de doorbraakmethode: een aanpak vanuit de medewerkers zelf. Als externe kun je inzicht geven, maar verandering moet uit de medewerkers zelf komen. Het heeft meer effect wanneer je mensen in hun kracht laat en gebruik maakt van het samen werken aan oplossingen. In het begin was er soms weerstand en keken sommige medewerkers nog de kat uit de boom. Het was mooi om te zien toen ze elkaar persoonlijk gingen aanspreken, de veerkracht toenam en de teams steeds meer zelfwerkend werden.” 

“Ik kijk terug op een succesvol verhaal. De grootste waarde is dat medewerkers inzicht hebben gekregen in de organisatie en zelf hebben ervaren hoe veranderingen in hun werk gaan. Hun betrokkenheid en bevlogenheid is gegroeid. De doorbraakteams hebben een goed advies neergelegd tijdens hun presentaties aan het MT, een advies dat is voortgekomen uit de teams zelf. Het kan niet krachtiger zijn dan wanneer het uit de medewerkers zelf komt.”


Peter Dona

Peter Dona: “Het kan niet krachtiger zijn dan wanneer het uit de medewerkers zelf komt.

Gefundeerd advies

De presentatie van de doorbraakteams vond oktober vorig jaar plaats. Wat Dirkx vooral aansprak was het gefundeerde advies dat medewerkers daarbij gaven. “Ze opperden bijvoorbeeld dat de teamsamenstelling meer moet worden doordacht. Er zijn medewerkers die extra taken willen of willen innoveren en medewerkers die de voorkeur geven aan enkel bezig zijn met hun klanten. Wil je een evenwichtig samengesteld team, dan moet een team bestaan uit beide type medewerkers zodat je de taken beter kunt verdelen en de werkdruk verlichten. Een mooie aanbeveling waar we nu bewuster mee omgaan. Een ander voorstel had betrekking op de declarabiliteit, bij ons al jarenlang synoniem voor werkdruk. Na vijftien jaar zijn we afgestapt van dat woord en gaan we werken met klanturen. Dat klinkt niet alleen vriendelijker, het werkt ook prettiger. Een derde voorbeeld van een concrete aanbeveling, ging over de interne communicatie. Om medewerkers meer bij de organisatie te betrekken, is het belangrijk dat ze weten wat onze missie en visie is. Voorheen kwam de directie daar één keer per jaar op terug tijdens jaarplansessies, nu verzorgen wij elk kwartaal een meeting om te vertellen hoe wij ervoor staan. Het vergroot onze zichtbaarheid en de herhaling versterkt de betrokkenheid van de medewerkers.” 

ESF-Awardshow 

Eind vorig jaar is het project ‘Werkdruk en mentale veerkracht’ formeel geëvalueerd. Dona heeft op basis van de oplossingsvoorstellen van de twee doorbraakteams een advies geschreven en een evaluatie met de teams gehouden. De doorbraakteams gaan in afgeslankte vorm verder en houden samen met de afdeling P&O vinger aan de pols. Eveneens eind vorig jaar bezocht Dirkx samen met een aantal medewerkers uit de doorbraakteams de ESFAwardshow. “Het was vooral interessant om te zien hoe andere bedrijven hun ESF-subsidie hebben besteed. Goed dat naast ons project een heleboel andere mooie projecten zijn opgestart.” 

2016

De resultaten van het project ‘Werkdruk en mentale veerkracht’ zijn nog niet direct aantoonbaar. Dona: “In het najaar van 2016 gaan we de vragenlijst nogmaals afnemen. Dan kunnen we de resultaten in cijfers terugzien, maar in de dagelijkse praktijk zie ik het al. Wanneer ik medewerkers van Keerpunt spreek, merk ik dat het project veel heeft gebracht. Direct zichtbaar zijn de nieuwe afspraken over klanturen, voorheen declarabiliteit. Die zijn heel krachtig en dat geeft medewerkers energie. De betrokkenheid is gestegen en ik verwacht dat de bevlogenheid eveneens is toegenomen.” Ook Dirkx merkt dat mentale veerkracht leeft. “Het onderwerp zelf heeft een positieve associatie. Behalve dat we concreet met de aanbevelingen uit de doorbraakteams aan de slag zijn gegaan, blijven we verder kijken. We vinden het belangrijk dat medewerkers prettig bij ons werken en willen in ze investeren. Zelf heb ik sinds enige tijd een makkelijk verstelbaar hoog-laag bureau waar je op de hoogste stand ook staand aan kunt werken. Ergonomisch heel geschikt en mijn ervaring is positief. Staand werken is zoveel prettiger dan alleen zittend werken. Alle medewerkers hebben of krijgen binnenkort zulke hoog-laag bureaus. Voor mij is staand werken inmiddels statisch geworden nu mijn stoel is vervangen door een bureaufiets. Daar ben ik erg enthousiast over en we hebben inmiddels op ieder team een bureaufiets geplaatst, zodat medewerkers zelf kunnen ervaren of ze dit prettig vinden.” 

“Ik ben trots op ons bedrijf en heb er alle vertrouwen in dat we straks resultaat zullen terugzien, niet alleen in de ziekteverzuimcijfers. Werkdruk was altijd een obstakel, maar met het project ‘Werkdruk en mentale veerkracht’ hebben de medewerkers het voortvarend aangepakt”, aldus Dirkx. Dona kan het vertrouwen van Dirkx alleen maar bevestigen. “Het is immers daar gebeurd waar het moet gebeuren.”