Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

HR analytics en onboarding

Begin december was ik op het congres van de Nederlandse tennisbond KNLTB. Het thema van het congres was ledenwerving en -behoud. Niet alleen interessant vanwege mijn liefde voor tennis, maar ook vanwege de overlap met het thema werven en behouden van medewerkers.

Een van de opvallendste dingen die ik hoorde op dat congres was dat meer dan 46%, bijna de helft dus(!), binnen 3 jaar zijn lidmaatschap weer opzegt. De voornaamste reden: geen aansluiting vinden. Verschillende verenigingen hebben de oplossing voor dit probleem gevonden in een zogenaamde ‘warm bad commissie’. In de HR-wereld kennen we dit onder de term onboarding.

Onboarding
In de meest effectieve vorm is onboarding een samenhangend en overtuigend employer brand verhaal. Het betrekt nieuwe medewerkers bij en maakt ze wegwijs in de organisatie vanaf het moment dat ze de deur binnenstappen. Het legt daarmee een basis, zodat een nieuwe werknemer een productief, succesvol lid van het team voor de lange termijn kan worden.
Bron: Your Complete Guide to Onboarding From Decision to Day One - TalentWise

Er zijn in de literatuur verschillende definities van onboarding te vinden. Maar elke definitie kent de volgende elementen:

  • Onboarding begint al voor de eerste werkdag, vanaf het moment dat iemand zijn arbeidsovereenkomst heeft getekend
  • Onboarding geeft de werknemer inzicht in de organisatie
  • Onboarding zorgt ervoor dat de werknemer ingewerkt raakt op zijn functie
  • Onboarding versterkt de betrokkenheid van de werknemer bij de organisatie.

Bron*

Onderzoek verloop nieuwe medewerkers
Uit onderzoek door BusinessandtheGeek.com blijkt dat 42% van de nieuwe medewerkers binnen een jaar hun baan weer opzegt. Voor een organisatie een kostbare en ontregelende ervaring.
Bron

Een ander onderzoek laat andere cijfers zien: 86% van de nieuwe werknemers besluit binnen zes maanden bij een organisatie te blijven of te vertrekken. Gemiddeld verlaat 35% van de werknemers een organisatie binnen de eerste 2 jaar. Onboarding kan ervoor zorgen dat deze percentages voor organisaties lager zijn!
Bron*

Kosten vertrekkende medewerker
Een studie van de Wynhurst Group schat de kosten voor het verliezen van een werknemer in het eerste jaar op drie maal het salaris van de werknemer.
Bron: Your Complete Guide to Onboarding From Decision to Day One - TalentWise
Het loont dus om te investeren in het voorkomen van verloop.

Vertrekredenen
Daarvoor is het in de eerste plaats belangrijk om te weten waarom medewerkers vertrekken. De zeven belangrijkste redenen waarom medewerkers vertrekken bij een organisatie zijn (in niet-chronologische volgorde):

  1. De functie of werkplek is niet zoals verwacht;
  2. Mismatch tussen functie en persoon;
  3. Te weinig coaching en feedback;
  4. Te weinig groei en carrière mogelijkheden;
  5. Een ondergewaardeerd gevoel en geen erkenning;
  6. Stress door overwerk en geen work-life balans;
  7. Verlies in vertrouwen in leidinggevende.

Bron

Veel van deze redenen zijn te beïnvloeden. Niet alleen tijdens onboarding, maar bijvoorbeeld ook tijdens het recruitmentproces. Verwachtingenmanagement speelt in beide processen een belangrijke rol.

ROI van onboarding
In de tweede plaats is het van belang om te weten hoe onboarding van invloed is op verloop en ook niet onbelangrijk: wat het oplevert en/of bespaart. Onboarding is overigens niet alleen van invloed op verloop. Op deze manier beïnvloedt een strategisch onboarding programma het bedrag onder de streep:

Medewerkersbehoud: Uit een onderzoek van de Aberdeen Group blijkt dat organisaties die uitblinken in onboarding een medewerkersbehoudratio behaalden van maar liefst 91%.
Vergelijk dat met een percentage van 30% van organisaties met minder strategische onboarding programma’s.
Recruitment: Door het bieden van een positieve, innemende ervaring in een competitieve arbeidsmarkt zal je organisatie een voorsprong krijgen in de talentenoorlog.
Performance: Een effectief en uitnodigend onboarding proces geeft betrokkenheid een boost. Organisaties met sterk betrokken medewerkers scoren 12 tot 34% hoger in klanttevredenheidsrankingen.
Bron: Your Complete Guide to Onboarding From Decision to Day One - TalentWise

In zijn blog over onboarding schrijft Sebastiaan Borgers over een onderzoek dat ons drie key performance indicators geeft, die pleiten voor een formele en gestructureerde onboarding. Daarin is naast medewerkersbehoud en performance, de tevredenheid van hiring managers een derde indicator.

Andere metrics voor onboarding
Hierboven zijn al een aantal metrics voor onboarding de revue gepasseerd. De meest gebruikte metrics die het succes van een onboarding programma meten zijn:

  • Tijdsduur tussen aanbiedingsbrief en start
  • Benodigde tijd voor aanname administratie
  • Foutenpercentages in aannameformulieren 
  • Medewerkersbehoudratios 
  • Werving- en selectiekosten 
  • Medewerkersbetrokkenheid

Bron: Your Complete Guide to Onboarding From Decision to Day One - TalentWise

Nu we weten hoe onboarding van invloed is op verloop en hoe we het succes van onboarding kunnen bepalen, kunnen we kijken naar de bouwstenen voor een goede onboarding.

Knoppen om aan te draaien voor een goede onboarding
In hetzelfde blog als hierboven aangehaald, gaat Sebastiaan in op de bouwstenen voor een goede onboarding. Er zijn vier elementen te onderscheiden, beter bekend als “de 4 C’s van onboarding”:

  • Compliance: al het papierwerk en de administratieve taken. 
  • Clarification: het begrip dat de nieuwe medewerker krijgt over wat er van hem verwacht wordt. 
  • Culture: gaat over de uitgesproken en niet uitgesproken regels van de organisatie. 
  • Connection: gaat over de verbinding met de missie, de visie en het het team.

Kortom, ervoor zorgen iemand zich snel "part of the family” voelt.

Model bouwen
Met deze ingrediënten: performance, tevredenheid, betrokkenheid, verloop, kosten en de 4C’s kun je nu een model bouwen en monitoren wat het effect is van bepaalde aanpassingen in het onboardingproces en wat dat doet met de kosten/opbrengsten.

Reageer
Wat zijn jouw ervaringen met onboarding en het monitoren en analyseren hiervan? Laat hieronder je reactie achter.

Oproep interviewvraag Luk Smeyers
Op 21 april bezoek ik het HR Strategisch jaarcongres waar ik onder andere Luk Smeyers, mede-oprichter van iNostix en een van de weinige Europese experts op het vlak van HR analytics mag interviewen. Welke vraag zou ik hem zeker moeten stellen?

* Link werkt helaas niet meer en is verwijderd per 27-12-16, red.

Geplaatst in HR Analytics door Josie van Alebeek op 13 april 2016

Reacties op HR analytics en onboarding

Jørgen Bod op 13 april 2016 21:31

Leuk artikel. Gebleken is dat een goede onboarding niet alleen zorgt voor een langere verblijftijd in de organisatie, maar dat medewerkers ook betere carrièrekansen weten te benutten. Ze gebruiken hiervoor het interne netwerk opgebouwd tijdens de start van de onboarding.

Josie van Alebeek op 15 april 2016 09:14

Bedankt voor het compliment Jorgen en voor de aanvulling

Maurice Lückers op 12 mei 2016 11:47

Interessante feiten. Gezien de veranderende arbeidsmarkt zeker een agendapunt voor menig MT. De werknemer gaat steeds meer de regie overnemen.

Plaats zelf een reactie