Een rare stelling zullen velen van jullie wellicht denken. Maar voor werkgevers en dus voor HR managers wel belangrijk. Ik zal uitleggen waarom.
De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een officiële verklaring van de overheid waaruit blijkt dat het gedrag van iemand in het verleden geen bezwaar is voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. In veel branches is de VOG een vereiste om een arbeidscontract te krijgen, bijvoorbeeld in kinderopvang, onderwijs, taxivervoer, financiële dienstverlening, vaak in de schoonmaak, etc.
De kosten voor de aanvraag van een VOG zijn afhankelijk van de wijze waarop de aanvraag gebeurd. Het laagste tarief is rond de € 33,50 in 2016. In 2015 zijn er circa 800.000 VOG’s aangevraagd. Uitgaande van € 33,50 per aanvraag is daar dus een bedrag van bijna € 27 miljoen op jaarbasis mee gemoeid. Stel dat driekwart van de aanvragen werk gerelateerd is, dan betalen werkgevers of werknemers samen jaarlijks ruim € 20 miljoen aan VOG kosten. Omdat het werk gerelateerd is, zal in de meeste gevallen de werkgever die kosten voor zijn rekening nemen. Simpel en makkelijk, niet waar? Maar, dat is niet alles.
De werkgever mag namelijk niet zonder meer de kosten van de VOG voor zijn rekening nemen. Dat kan alleen als die kosten ten laste worden gebracht van de zogenaamde vrije ruimte in de werkkostenregeling of als de werkgever die kosten vervolgens als loon bij de werknemer belast. Daarbij is het niet van belang of een VOG wettelijk of in een CAO verplicht is gesteld. Als belastbaar loon meenemen zal niet vaak voorkomen, juist omdat het een vereiste voor de job is.
De vrije ruimte in de werkkostenregeling bedraagt op jaarbasis 1,2% van de fiscale loonsom van een werkgever. Hierin kan de werkgever, onder voorwaarden, kosten van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onderbrengen die anders belastbaar zouden zijn bij de werknemer. Worden er meer kosten ten laste van de vrije ruimte gebracht dan die 1,2% op jaarbasis, dan is de werkgever over het surplus een eindheffing van 80% verschuldigd. Het is dus zaak binnen het forfait van 1,2% op jaarbasis te blijven.
Bij werkgevers met veel werknemers die een VOG nodig hebben, wordt een aanzienlijk deel van de vrije ruimte in de werkkostenregeling opgesnoept door de VOG kosten. Alhoewel een VOG in principe onbeperkt geldig is, stellen diverse branches en werkgevers tijdslimieten hieraan en moeten er dus regelmatig nieuwe VOG’s worden aangevraagd. Als het daarbij ook nog eens gaat om kleine organisaties met relatief lage lonen kunnen de VOG kosten al snel zo’n 10% of meer van de vrije ruimte van de werkkostenregeling opsnoepen. Iets waarbij noch werkgever noch werknemer het gevoel zullen hebben er iets voor terug te krijgen. Het zijn immers “werkkosten” en geen extra aardigheidjes.
Geef een reactie