Ondanks dat de afdelingen HR regelmatig betrokken zijn bij projecten en zelfs vaak de aanleiding zijn om een project te starten, zijn ze zich soms weinig bewust van de impact van projecten op het domein HR. HR heeft net als andere onderdelen van een bedrijf vaak een rol in een project. Soms als opdrachtgever, soms als gebruiker of materie deskundige. Hierin verschillen zij weinig van andere onderdelen. Een financiële afdeling of een afdeling ICT is zich ook bewust dat, naast de rollen die zij spelen, projecten direct invloed hebben op hun domein. HR heeft minder vaak oog voor de consequenties op het HR domein, zeker als zij zelf verder geen rol spelen in het project. In dit blog wil ik een aantal in mijn ogen onderbelichte punten noemen, waar HR zich bewust van zou moeten zijn.
©Herbert Prins
De vraag waar HR bij stil zou moeten staan is, waarom projectmatig werken? HR die als geen andere afdeling dagelijks is betrokken bij de organisatie en hoe de organisatie gevormd is, moet toch soms wat wrevel voelen als de organisatie structuren die zij mede hebben vorm gegeven niet gebruikt. De staande organisatie en het normale gebruik van de organisatie worden bij een project vervangen door een andere structuur. Iedere organisatie weet in meer of mindere mate hoe de lijntjes lopen en als er wat moet gebeuren kan men via de hiërarchische lijnen de zaakjes geregeld krijgen. Naast de formele manier kan er ook nog eens geïmproviseerd worden door gebruik te maken van de informele structuren en ook zo wordt er veel geregeld. Maar nee, er moet een formele structuur komen om buiten de bestaande structuren het werk voor elkaar te krijgen, waarom?
Er zijn eigenlijk drie vormen van werken te herkennen; projectmatig werken, routinematig werken en improviserend werken (natuurlijk zijn er mengvormen).
Routinematig werken is efficiënt, maakt gebruik van de staande organisatie, met een regelmatige kwaliteit en prestatie, de historisch gegroeide structuren en taken en rollen worden gebruikt, en is bij uitstek het domein van HR.
Improviserend werken is snel en flexibel, de historisch gegroeide structuren en taken en rollen worden terzijde geschoven of naar believen op andere manieren ingezet dan waar zij oorspronkelijk voor waren bedoeld, overzicht over resultaat en effect is men snel kwijt, is bij uitstek buiten het gezichtsveld van HR.
Projectmatig werken is effectief, een maximale prestatie met beperkte middelen, de historische gegroeide structuren en taken en rollen worden vervangen (tijdelijk) door ander structuren, is zichtbaar en controleerbaar maar wel buiten het domein van HR.
Het boek “Projectmatig werken” van Gert Wijnen geeft een mooi overzicht van de verschillende vormen.
De O uit P&O, zorgvuldig gevangen door Mintzberg zodat de juiste vorm is gekozen in de organisatie, is bij projectmatig werken en improviserend werken op een zijspoor gezet. En bij de populaire Agile methodiek kan de staande organisatie met HR alleen maar constateren dat alles anders wordt. Toch zal HR een antwoord moeten geven op de vraag of ze er alleen bij blijven staan en kijken of dat ze er ook nog invloed op gaan uitoefenen. Louis de Swaaf geeft in zijn boek “Structuren en organisaties kwaliteit van samenwerking” een aantal effecten van de project organisatie op de staande organisatie en de effecten die het heeft op de gevestigde managers.
Innovaties, veranderingen doen soms pijn. Gevestigde orde moet soms worden verbroken om doelen te bereiken. Reden genoeg om de projecten te starten. Mensen blijven, HR als people’s champion zal moeten handelen bij vragen als, wie beoordeelt de medewerker die nu twee jaar aan verschillende projecten heeft deelgenomen en die bij zijn eigen afdeling nog maar een naam is op een lijst, of hoe moet de afdelingsmanager omgaan met de constante druk op zijn afdeling met de geclaimde resources. Hoe herkent HR de bestuurlijke drukte zoals ik deze als inleiding voor dit blog beschreef. HR die soms gevangen wordt door de bestuurlijke drukte, als de projecten zoveel aandacht van het management krijgen dat de staande organisatie, die in stilte zijn werk doet, niet meer wordt gezien.
Het antwoord op de vraag “wat HR moet weten van projecten” is : alles. HR moet weten waarom het projectmatige wordt opgepakt en dit in de lijn wordt uitgevoerd. Hoe de staande organisatie blijft functioneren bij een project. Wat de consequenties van een project zijn voor de mensen en hun dagelijks functioneren. Hoe de mensen worden ontwikkeld en wat dit betekent voor hun verdere loopbaan binnen de organisatie.
Geef een reactie