Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Succes gegarandeerd: 8 tips voor dat lastige project

Altijd leuk, als je gevraagd wordt om naast je ‘gewone baan’ ook even een project te gaan leiden. Misschien heb je passie voor het onderwerp, is het je voorgehouden als stap in je ontwikkeling binnen het bedrijf. of wellicht is het je gewoonweg in de schoenen geschoven. Hoe dan ook, aan jou de taak om het project te laten slagen.

Ik deel bij deze graag mijn tips om je project onder de aandacht te brengen:

 

  1. Ken je publiek

Bepaal wie je publiek is en kom erachter wat ze willen. Wordt niet defensief als je op weerstand stuit, maar luister ernaar – weerstand betekent dat mensen inzien dat er iets gaat gebeuren.

 

  1. Wees realistisch

Wees helder en realistisch in je boodschap. Vaak is de boodschapper belangrijk dus betrek mensen uit de business om het verhaal te vertellen, dat voorkomt het bekende ‘not invented here’ syndroom.

 

  1. Faseer je boodschap

Breng de juiste boodschap op het juiste moment. Klinkt logisch maar toch wordt vaak meteen alles in 1 keer gecommuniceerd terwijl een project vaak in fases wordt uitgerold. Bedenk het volgende:

  • Als mensen te snel worden geïnformeerd, raken ze interesse kwijt en vergeten ze je boodschap
  • Als mensen te laat worden geïnformeerd, voelen ze zich verwaarloosd en nemen hun toevlucht tot de tamtam en roddels

8 tips voor dat lastige project - probeer iets nieuws plaatje 

  1. Zoek de balans

Als je vertrouwen wilt en buy-in, zorg dan voor een goede balans tussen informatie brengen en halen. Een project, zeker als het om een verandering gaat, is een gedeelde verantwoordelijkheid. Creëer voldoende momenten voor mensen om vragen te stellen.

 

  1. Deel met anderen

Geef andere mensen bewust een rol in het ontwikkelen en uitvoeren van je plannen. Het maakt ze betrokken en zorgt dat ze zich mede eigenaar voelen van wat je wilt bereiken. Liever kleine aanpassingen per afdeling dan een one-size-fits-all waar men zich niet in herkent

 

  1. Wees consequent

Zorg dat je consistent bent in je woorden en daden. Zo geef je het goede voorbeeld aan leidinggevenden en afdelingsmanagers voor de manier waarop zij hun eigen teams benaderen. Of zoals de Engelsen zo mooi zeggen: walk the talk!

 

  1. Doseer en varieer

Voorkom ten alle tijden een overdaad aan informatie. Ga op zoek naar verschillende manieren om dezelfde boodschap over te brengen. Wees speels, creatief en durf het eens anders aan te pakken dan al die projecten hiervoor.

 

  1. Bewaak je plan

Bepaal een aantal belangrijke mijlpalen en hou daaraan vast. Je hebt niet voor niets je plan zo opgesteld, toch? Dat betekent dat je streng moet zijn en mensen bij de les moet houden maar daar staat tegenover: vier de successen!


Voor elk project geldt dat de scope en impact op de organisatie bepalend zijn voor de manier waarop erover communiceert. Toch geloof ik dat deze 8 tips nuttig zijn om structuur aan te brengen in je activiteiten en om de juiste vragen te stellen aan de mensen die nauw betrokken zijn.

Tot slot nog dit: 90% van alle veranderprojecten faalt omdat de leiders in de organisatie niet effectief deelnemen. In sommige gevallen slaat dit zelfs door in pure sabotage van de nieuwe manier van werken. Je bent gewaarschuwd!

Geplaatst in Changemanagement door Mariken Kooi op 30 november 2016

Reacties op Succes gegarandeerd: 8 tips voor dat lastige project

Chris Stapper op 30 november 2016 10:16

Hallo Mariken,

Goede blog weer! Handzame stappen ook, zeker iets om mee aan de slag te gaan.

Voor mijn gevoel gaat er bij veel verandertrajecten al iets mis bij stap 1: ken je publiek. Alleen zie je dit probleem pas op een later moment: wanneer de boodschap bij het publiek aan begint te komen. Is dat herkenbaar voor je?

Mariken Kooi op 30 november 2016 13:37

Dag Chris, dank je wel voor je reactie. Ik hoop dat je de stappen in praktijk kan toetsen en dat het je helpt om projecten onder de aandacht te brengen. Wat mij betreft klopt je observatie over stap 1. Bij communicatie wordt toch vooral gekeken naar de boodschap en minder naar de ontvanger, zeker in de beginfase van een project. Dan worden er toch vooral algemene statements gedeeld voor een breed publiek. Ik zie wel een manier om toch de koppeling te maken naar andere doelgroepen. Stel een algemeen bericht op en vraag lijnmanagers het door te sturen naar hun teams. Dat geeft ze de mogelijkheid om er een persoonlijke boodschap aan toe te voegen bijvoorbeeld: dit is wat Project X voor ons betekent; of dit is hoe wij betrokken zijn bij Project Y. Mooie bijkomstigheid: je zet de lijnmanagers op een subtiele manier in de rol van ambassadeur voor je project!

Plaats zelf een reactie