Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Rust, orde én productiviteit: Getting things done + Asana

Hoe maak ik mijzelf productiever? Die vraag houdt me al zeker acht jaar bezig en in die acht jaar heb ik daar ook regelmatig een blog over geschreven. Al meerdere keren dacht ik een eindstation te hebben bereikt, zie bijvoorbeeld Productiviteit met GTD en Coveys kwadrant, maar nog nooit ben ik zo enthousiast geweest over mijn app/systeem combinatie.Hieronder een korte samenvatting van hoe ik Asana combineer met de GTD methode.

Getting things done en Asana: een goede combinatie voor productiviteitPlaatje dankzij Sean MacEntee op Flickr

Drie dingen vooraf

Onderstaande drie punten zijn de belangrijkste pijlers voor hoe ik mijn to-do‘s organiseer.

Getting things done
De GTD methode is bedacht door David Allen. In deze blog tref je een korte samenvatting, maar ik zou je desalniettemin aanraden om het boek te kopen, Allens voorbeelden maken het makkelijker om álle delen van de methode te adopteren.

Asana
Asana is een website waarin je je acties kunt plannen. Voor mij de suiker op de taart die het GTD systeem helemaal afmaakt.

Projecten
Met een goed to-do management systeem maak je ruimte vrij om bijvoorbeeld nieuwe ideeën uit te werken. Je hoeft niet steeds bezig te zijn me wat je niet moet vergeten, of wanneer je iets klaar moet hebben; dat gaat allemaal in je systeem. Wanneer je systeem eenmaal ´werkt´, loop je het risico dat je alleen vanuit het systeem gaat werken. Voor mij persoonlijk is dat in ieder geval een valkuil. Om te voorkomen dat je alleen to-do’s afvinkt, maak je projecten – die worden hieronder uitgelegd.

Getting things done: geniale methode, praktisch boek

Dit boek was 13€ well spend. Het gros van de principes is in één plaatje samen te vatten (zie onder), maar de auteur weet absoluut waarde toe te voegen. Het boek is geschreven door David Allen, hij heeft het tot zijn doel gemaakt mensen productiever te maken en het lezen van zijn ervaringen met hoe hij mensen geholpen heeft draagt zeker bij aan je begrip van de principes én aan je motivatie om serieus aan de slag te gaan.

GTD flowchart - handig te combineren met Asana

GTD is heel eenvoudig: iedere actie die op je bord komt doorloopt bovenstaand stappenplan. Zodra alle binnenkomende acties zijn afgerond of een plekje hebben, begin je bovenaan je lijst met acties. Deze sorteer je op prioriteit of op wanneer je wat kunt doen: zo bel ik vaak vanuit de trein en schrijf ik vaker op thuiswerkendagen.

GTD: een systeem waar je vertrouwen in moet bouwen

Het idee van het GTD systeem is "stress-free" productivity. GTD neemt de spanning weg van de volgende vragen:

  • Heb ik wel overzicht op alles wat ik doe?
  • Ben ik een taak vergeten?
  • Waar liggen mijn prioriteiten?
  • Wat zal of moet ik nu gaan doen?

Als je dit systeem toepast kun je met een gerust hart op vakantie én meteen vol aan de slag als je weer op je werk komt. Ook maakt het je leven stress-arm en is het veel makkelijker overzicht te houden over al je afspraken.

De zen-modus die GTD oplevert vereist wel dat je oprecht vertrouwen hebt in het systeem. Dus dat je getrouw je to-do’s aan je inboxen toevoegt, in mijn geval zitten die in Asana. Om vertrouwen te scheppen in deze manier van werken moet je de afspaken die je met jezelf maakt nakomen. David Allen geeft daar tips voor en voorbeelden van. Voor mij helpen de volgende principes:

  1. Doe alles dat minder dan 1-3 minuten kost meteen.

Op het moment dat er een actie binnenkomt, bijvoorbeeld een vraag van een collega, weet je vaak wat er moet gebeuren. Wanneer je wacht zul je dit mogelijk weer terug moeten halen. Plus, als je en taak in je inbox moet plaatsen, dan kost het plaatsen en herlezen van de taak je al bijna evenveel tijd als het uitvoeren. Verder levert meteen-doen je een actieve houding en energie op.

  1. Verzamel ál je taken in de relevante inbox

Een inbox is een plaats waar je je taken verzamelt. Het streven is om zo min mogelijk inboxen te hebben. Voor mij betekent dit: een inbox voor werk en een inbox voor privé.

De reden dat ál je taken voor een bepaald gebied in 1 inbox moeten zitten is dat je overzicht houdt. Je hoeft dan niet te wisselen tussen de inboxen of te zoeken naar een specifieke taak.

Vroeger had ik een fysieke inbox, het zwarte plastic bakje dat op talloze bureaus staat. Het was altijd in het zicht (dus afleidend) en soms lastig te doorzoeken. Nu liggen in dat bakje alleen de dingen die ik nog nodig heb (bijvoorbeeld een declaratieformulier), terwijl alle taken, óók die waar ik een fysieke herinnering aan heb, in Asana zijn opgenomen. Met één overzicht van alles werk ik rustiger en effectiever.

  1. Sta oprecht stil bij je verantwoordelijkheden

Je bent er niet bij gebaat alleen blind taken af te werken zonder de context te zien. Daarom is het belangrijk het grotere plaatje in het oog te houden. David Allen heeft hier een mooie oplossing voor, zie hieronder het kopje projecten.

In Asana heb ik acties gemaakt die ik als GTD projecten gebruik. Elke actie heeft de naam van een gebied waar ik binnen Expand verantwoordelijk ben. Iedere week of maand, afhankelijk van het project, krijg ik op deze manier reflectievragen: is het weblog nog interessant genoeg, heb ik alle bloggers recent gesproken, kan ik meer informatie uit Analytics toveren dan ik al doe? Etcetera.

Dankzij deze taken hoef ik me tussendoor niet af te vragen of alles goed loopt en kan ik dat juist gefocust doen wanneer deze taak naar boven komt. Een (zich herhalende) taak die ik iedereen aan raad is "Hoe maak ik mijn werk leuker, mooier, interessanter, bijzonderder". Van dit ‚project‘ heb ik veel geleerd en zeker veel lol gehad.

Het maken van projecten is ook een goede oefening: vraag je eens af welke verantwoordelijkheidsgebieden je eigenlijk hebt. Hoe geef je invulling aan elk van die gebieden?

  1. Check je mail maximaal één of twee keer per dag

E-mail kost bakken met tijd (en dus geld). Als ik tijdens het schrijven van dit artikel iedere mail had gelezen die binnenkwam, dan was ik zo'n 20 keer gestoord. Daarna had ik moeten herlezen waar ik was en min verhaal weer op moeten pikken. In plaats van iedere mail los te openen ga ik 's morgens mijn mailbox in en werk van boven naar beneden alle mail af die minder dan 1-3 minuten kost. Mails die langer in beslag nemen, zoals het redigeren van een artikel, plan ik in in Asana. Zo is mijn mailbox altijd leeg en ben ik snel in het beantwoorden van mail.

Voor de kosten van mail, doe voor de grap eens een zoekopdracht. De onderzoeken variëren van bijvoorbeeld van 5.000£ tot 10.000£ per werknemer, tot 1700 miljard per jaar in Noord Amerika.

Asana

Zo voeg je taken to in Asana!

Asana is voor mij dé tool om mijn acties volgens de GTD methode te verwerken. De belangrijkste pijlers hierin zijn:

  • Met 1 knop acties op een item aanmaken;
  • Items zijn te sorteren in projecten (bv voor mij: werk, privé);
  • Items zijn te dateren, zo ontstaat een dagelijkse planning én overzicht;
  • Je kunt acties zichzelf laten herhalen (bijvoorbeeld: op maandag de container buiten)
  • De app, waar ook alle mogelijkheden in zitten: zo kan ik ideeën/acties altijd direct in de juiste inbox zetten

Eigenlijk is dat alles dat ik écht nodig heb. Asana biedt legio andere opties, zoals taken die je pas te zien krijgt als je de voorgaande taak hebt voltooid, taken delen, mail of telefoonmeldingen maken voor een taak, etc. Voor mij woog in Asana het zwaarst dat ik makkelijk en snel ‚inboxen‘ kan maken en snel een dagelijkse planning in elkaar kan zetten.

Aan de slag?

Ik ben benieuwd of je zelf een ander systeem of andere app gebruikt. En of bovenstaande je verder heeft geholpen. Hoe zorg jij dat je zo productief mogelijk bent?

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 16 januari 2017

Reacties op Rust, orde én productiviteit: Getting things done + Asana

Fabiënne Hol-van Goethem op 16 januari 2017 15:39

Interessante blog, Chris!
GTD ken ik al en pas ik vaak, maar nog zeker niet altijd, toe. Asana is nieuw voor mij. Daar ga ik zeker naar kijken.

Chris Stapper op 18 januari 2017 08:57

Dankjewel Fabiënne!
Asana was voor mij echt een uitkomst. Ik vond het geniaal dat ik taken kon herhalen (bv elke dag, 6 weken of jaar, wat je maar uitkomt) en met twee klikjes van dag kan verschuiven, zodat ik op onverwacht drukke dagen toch heel snel overzicht heb.

Plaats zelf een reactie