Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

De vraag achter de vraag (coaching case)

Soms krijg ik als trainer een vraag waar ik direct van aanvoel dat er meer achter zit. Veel van de frustraties binnen teams komen neer op samenwerken en communicatie, ik heb er al een aantal keer over geblogd. Onlangs overkwam mij het volgende:

“In vergaderingen merk ik dat het tussen sommige mensen niet lekker loopt. Er wordt niet naar elkaar geluisterd, discussies lopen soms hoog op waardoor de sfeer er niet beter op wordt. Ik denk dat een workshop vergadertechnieken ons kan helpen om het verloop van de vergaderingen te verbeteren, kun jij die voor mij verzorgen?” Dit was in het kort de vraag van een opdrachtgever. Natuurlijk kan ik een workshop vergadertechnieken geven, maar ik had ook de vraag achter de vraag gehoord: help ons beter met elkaar te communiceren.

Wat is de vraag achter de vraag? Hoe spring je hier als trainer op in? Een coaching case:(plaatje)

Zo ging ik op een donderdagochtend op pad met onder mijn arm een stapel trainingsmapjes. Met om te beginnen tips, do’s en don’ts voor vergaderingen. Met uitleg over de rolverdeling binnen een vergadering, met aandachtspunten voor de voorbereiding enzovoorts. En daaraan toegevoegd uitleg over de verschillende communicatiestijlen en hoe je kunt anticiperen op de communicatiestijl van de ander. 

Mijn vraag “waar lopen jullie in vergaderingen tegenaan” leverde een stortvloed van communicatieproblemen op. Alles wat je kunt bedenken dat mis kan gaan in communicatie, leek mis te gaan in dit team. Basale technieken als luisteren en elkaar uit laten praten waren natuurlijk bekend, maar niemand hield zich daar aan. Grote verschillen in persoonlijkheden en ‘drive’ om deel uit te maken van dit team, maakten het nog ingewikkelder. Mensen deden geen moeite om elkaar te willen begrijpen. Wat kun je dan als trainer in krap 2 uur doen?

Als trainer moet je flexibel kunnen en durven zijn, dus weg met het workshopprogramma! Ik ging het rijtje af, iedereen kreeg de vraag wat hij als onplezierig ervaart tijdens een vergadering. De anderen kregen de opdracht om alleen te luisteren, niet te reageren en zeker geen discussie aan te gaan. Dit leverde een lijst met pijnpunten op waar voor mij al een rode draad in te vinden was. Vervolgens stelde ik de vraag ‘wat is jouw rol bij het niet soepel verlopen van de vergadering? Welke van deze pijnpunten trek jij je aan?’. Deze vraag beantwoordde ieder voor zich en daarna nodigde ik hen uit tot het delen. Na een wat aarzelend begin durfden een paar zich kwetsbaar op te stellen. Ik zag wel dat het lastig was om weg te blijven van persoonlijke beschuldigingen aan het adres van de ander. Gaandeweg werd mij gevraagd hoe met verschillen in communicatiestijl om te gaan en werden en tips gevraagd om te kunnen omgaan met het eigen belang en dat van de ander. Was ik even blij met de meegenomen checklisten! Er was nog even tijd om te beginnen aan ‘zo zijn onze manieren’, welke afspraken en regels maken we om de samenwerking en de communicatie te verbeteren. Goed om te zien dat er uit het team het initiatief werd genomen om een voorzet hiervoor te doen dat in de eerstvolgende vergadering besproken kon worden. 

Helaas was toen de tijd voorbij en was er geen gelegenheid voor uitloop (ze kregen nog een inhoudelijk programma voorgeschoteld). Met nog een laatste paar handreikingen – en natuurlijk het aanbod om hen verder te begeleiden – heb ik hen op het hart gedrukt dat ze als team ook stil moeten staan bij behaalde successen. En dat dus ook deze kleine stap die ze nu als team gezet hebben, gevierd moet worden!

Geplaatst in Talent & Leadership Development door Marieke Noordam op 9 juni 2017

Reacties op De vraag achter de vraag (coaching case)

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie