Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Payrolling, kan mijn bedrijf daar wat mee?

In mijn praktijk kom ik regelmatig misverstanden en vragen tegen over payrolling. Wat is het nou precies, wat is het verschil tussen een payroll- en een uitzendbureau, maar vooral: wat heb ik er als werkgever aan? Tijd voor een uitgebreide uitleg.

Wat is payrolling?
Het Engels woord “payroll” betekent loonlijst, payrolling is het op de loonlijst zetten van personeel. Niet op uw eigen loonlijst, maar op die van een daarin gespecialiseerd bureau. Dat bureau zorgt ervoor dat de medewerkers hun salaris correct uitbetaald krijgen, dat de loonbelastingen en premies op tijd worden afgedragen, dat de medewerkers worden aangemeld bij het juiste pensioenfonds en dat de pensioenpremies worden betaald, dat verlofdagen, overuren en vakantiegeld correct worden geadministreerd en betaald.

Werkgeverschap
Als u uw salarisverwerking heeft uitbesteed doet uw salarisverwerker dat ook allemaal. Het belangrijke verschil is het werkgeverschap. Werkt u met een salarisverwerker of doet u de salarisadministratie zelf, dan bent ú de werkgever. Werkt u met een payrollbureau dan is het payrollbureau de werkgever. De werknemer is dan dus niet bij u in dienst maar bij het payrollbureau. U bent zoals dat heet de inlener.

Wat doet een payrollbureau?
Ahaa, denkt u nu. Dus ik heb dan niets meer te maken met arbeidsovereenkomsten, de CAO, ziekteverzuim, re-integratieverplichtingen en ontslag? Ja, grotendeels is dat zo. Het payrollbureau stelt de arbeidsovereenkomst op en zorgt dat die getekend wordt, zorgt dat de juiste arbeidsvoorwaarden conform de CAO worden toegepast (als u zelf onder een CAO valt dan is dat uw CAO en anders een van de uitzend-CAO’s), betaalt de werknemer door als hij verlof heeft of ziek is en voldoet (wel samen met u) aan de re-integratieverplichtingen van de Wet Poortwachter. Als u de medewerker niet meer nodig heeft dan zorgt het payrollbureau dat de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd of dat de medewerker bij een andere werkgever wordt ondergebracht. U heeft meestal maar een opzegtermijn van een of twee weken naar het payrollbureau.

Ontslagbescherming en inlenersbeloning
Ik zei net “grotendeels”. Want sinds 1 januari 2015 is er een wet die de belangen van echte “payrollers” (medewerkers die door ú zijn geworven maar via een payrollbureau bij u werken) beschermt. Daar schreef ik eerder het artikel Payroller krijgt per 1-1 ook ontslagbescherming! over. Het komt erop neer dat de ontslagregels die voor werknemers gelden ook voor payrollers gelden. Dus als de payroller niet door het payrollbureau elders geplaatst kan worden en dus ontslagen moet worden, dan zult u het payrollbureau zo nodig wel moeten helpen met de onderbouwing daarvan. Verder is het zo dat het beginsel van de “inlenersbeloning” geldt. De payroller moet hetzelfde bruto salaris krijgen als uw eigen medewerkers in dezelfde functie. Of als u die niet heeft het salaris volgens úw CAO.

Wat is dan het voordeel van payrolling?
Dat hangt van uw situatie af. Als u nu geen personeel in dienst heeft dan is het in dienst nemen van uw eerste werknemer een flinke stap die veel extra verplichtingen meeneemt. Zie het artikel 8 verplichtingen voordat u uw eerste personeelslid aanneemt. Als u gaat payrollen hoeft u dat allemaal niet te doen.

Geen ziekteverzuimrisico
Als kleine werkgever is daarnaast het ziekteverzuimrisico levensgroot, want u moet een zieke medewerker 2 jaar salaris doorbetalen. Zelfs als het uw eerste medewerker is, die zich op de eerste werkdag ziek meldt, zo bleek in deze recente rechterlijke uitspraak. U moet de zieke medewerker begeleiden en zorgen dat aan alle verplichtingen van de Wet Poortwachter wordt voldaan. Want u mag er niet op rekenen dat uw ziekteverzuimverzekering of arbodienst het allemaal voor u regelt. Als die steken laat vallen kunt u een loonsanctie van een extra jaar salaris doorbetalen opgelegd krijgen. Meestal is verzuimbegeleiding geen werk waar kleine bedrijven bedreven in zijn.

Flexibiliteit
Een ander voordeel is toch dat u met payrolling gemakkelijker van de medewerker af kunt. Payrollbureaus vallen onder een andere CAO dan u en zijn daardoor een stuk flexibeler. Ze kunnen bijvoorbeeld 6 arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd in 4 jaar tijd sluiten, u maar 3 overeenkomsten in 2 jaar. De eerste overeenkomst mag bij hen gedurende 6 maanden een nul-urencontract zijn, bij u maar 3 maanden. U heeft dus via een payrollbureau een proeftijd van 6 maanden terwijl dat bij een eigen werknemer op een bepaalde-tijd-contract maar 1 maand is. En u moet het payrollbureau wel helpen bij de ontslagaanvraag, maar zij behandelen die. Dat scheelt u toch een hoop rompslomp. Die grotere flexibiliteit is de reden dat zelfs grote bedrijven die geen moeite hebben met het opstellen van een goede arbeidsovereenkomst, die een goed draaiende salarisadministratie hebben, die gewend zijn aan doorbetaling bij ziekte en het omgaan met de Wet Poortwachter, toch kiezen voor payrolling. En dat met name voor functies die zij beschouwen als hun “flexibele schil”.

Alternatief voor ZZP-contracten
Verder kan payrolling een goed alternatief zijn voor ZZP-ers die u niet zelf in dienst wil nemen maar die u door de Wet DBA toch ook niet meer als ZZP-er durft in te huren omdat er teveel elementen van een dienstverband zijn. Vanaf 1 juli 2018 zal de Belastingdienst de Wet DBA echt gaan hanteren (tenzij een nieuw kabinet er een streep doorheen haalt). Het is goed om nu alvast na te denken over wat u dan gaat doen met die “niet zo heel erg zelfstandige ZZPers”. Zie ook mijn whitepaper: Meer risico bij het inhuren van ZZP ers.

Wat doet een payrollbureau niet?
Kunt u uw volledige personeelszaken aan een payrollbureau overlaten? Nee, aan pure payrollbureaus niet. Zij doen ten eerste geen werving en selectie. Ook zaken als looninschaling, dagelijkse begeleiding, functioneringsgesprekken en coaching zult u zelf moeten doen of aan een specialist moeten uitbesteden. Dat brengt me bij de vraag wat het verschil is tussen een payrollbureau en een uitzendbureau: een uitzendbureau doet wel de werving en selectie. Daardoor zijn uitzendbureaus ook een stuk duurder. Om het lijstje dan maar compleet te maken: als het uitzendbureau ook zorgt voor specifiek opgeleide mensen noemen we het een detacheringsbureau. Die zijn daardoor nog weer wat duurder.

Wat kost dat allemaal?
Een wijd verspreid misverstand is dat payrolling duur is. Bij payrolling betaalt u echter alleen de werkelijk gewerkte uren. Verlof, vakantiegeld, feestdagen, bezoekjes aan de dokter, ziekteverzuim, te laat komen enz. hoeft u allemaal niet te betalen. Het payrollbureau betaalt deze zaken veelal wel aan de payroller. Ook de werkgeversdelen sociale premies (die u voor uw medewerkers wel moet betalen maar die u niet ziet in hun bruto-loonbedrag) betaalt het payrollbureau. Daarnaast levert het bureau een gespecialiseerd stuk dienstverlening op gebied van personeelszaken en dat kost natuurlijk geld. Tot slot neemt het payrollbureau twee wezenlijke risico’s van u over: ziekteverzuim en ontslag. Dat het overnemen van risico’s geld kost kan elke verzekeraar u vertellen. Uitzendbureaus zijn naar mijn mening wel duur, de extra kosten die zij rekenen voor werving en selectie staan m.i. niet in verhouding met de inspanning die ze daarvoor leveren. Klein voordeel van uitzendbureaus (als u het zo wil noemen) is dat de ontslagbescherming van payrollers niet geldt voor uitzendkrachten. U hoeft een uitzendbureau dus niet te helpen met een eventuele ontslagaanvraag.

Is payrolling wel wat voor mijn bedrijf?
Nog een misverstand is dat payrolling alleen gebruikt wordt in specifieke branches (horeca en tuinbouw) of bij het inhuren van grote aantallen mensen tegelijk. We zien payrolling tegenwoordig bij productiebedrijven, dienstverleners, sportclubs maar ook bij architectenbureaus en bij de overheid. U hoeft geen groot bedrijf te zijn, zoals gezegd, juist voor uw eerste medewerker(s) is payrolling uitermate geschikt. Eigenlijk zien we payrolling vooral bij bedrijven die zich willen focussen op hun kerntaken en nog even niet op personeelszaken. En bij bedrijven die echt een flexibele schil nodig hebben.

De nadelen van payrolling
Heeft payrolling, naast de toch wat hogere kosten, nog meer nadelen? Belangrijkste nadeel is de minder sterke binding die de medewerker met uw bedrijf zal voelen omdat hij niet bij u in dienst is. Hij weet dat als u even wat minder werk heeft, hij er als eerste uit zal gaan. Hoe zwaar dit nadeel verder weegt hangt sterk af van hoe u met de payroller omgaat. Er zijn bedrijven die een sterk onderscheid maken tussen payrollers en “eigen medewerkers”. Payrollers krijgen geen opleidingen, geen kerstpakket, worden niet meegenomen naar teambuildingsactiviteiten en personeelsfeestjes, krijgen geen bedrijfsinformatie, enz. U begrijpt wel dat ze zich dan nog meer tweederangs-medewerkers zullen voelen. Er zijn payrollers en uitzendkrachten die geen vaste baan zouden willen hebben, maar de meesten zijn toch echt vertrokken zodra ze elders een contract direct bij een werkgever aangeboden krijgen.

Opvolgend werkgeverschap
Niet echt een nadeel, maar ik wil het toch even noemen. Als u, wat veel voorkomt, de payroller na enige tijd zelf in dienst wil nemen, dan wordt u beschouwd als “opvolgend werkgever”. Zie het artikel Opvolgend werkgeverschap hoe zit het nu. Dit betekent dat u in uw eigen contract geen proeftijd meer op mag nemen en dat de tijd die de payroller via het bureau bij u heeft gewerkt meetelt bij de 2 jaar waarin u maximaal 3 contracten voor bepaalde tijd met de medewerker mag sluiten. Normaal telt het payrollcontract als 1 contract. Hierbij nog een tip mijnerzijds: als u bij het sluiten van het payrollcontract voorziet dat u de medewerker wellicht zelf in dienst wil nemen, spreek dan vóóraf met het payrollbureau de voorwaarden daarvoor af. Gebruikelijk is dat u de payroller na een half jaar of ca. 1000 gefactureerde uren zonder afkoopsom kunt overnemen. Doet u dat niet dan kunnen de kosten wel eens veel hoger uitpakken (meer uren via het bureau moeten werken, wel een afkoopsom).

Deze blog verscheen ook op de blog van Jos.

Geplaatst in HR varia door Jos van Calsteren op 2 januari 2018

Reacties op Payrolling, kan mijn bedrijf daar wat mee?

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie