Expand AVG Proof
Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Verhoog productiviteit en voorkom stress. Mijn 10 beste tips

Nu de economie weer volop aantrekt en het steeds moeilijker wordt om goed personeel te vinden (zie ook het artikel Arbeidsmarkt oververhit! Wat moet u doen?) is het van groot belang om de productiviteit van uw medewerkers te verhogen. Want dan heeft u aan de ene kant minder mensen nodig en aan de andere kant kunt u ze meer betalen. Wat weer helpt bij het aantrekken en binnenhouden van goede medewerkers. Tegelijk moet die stijging van de productiviteit natuurlijk niet leiden tot meer stress. Want stress leidt tot hoger ziekteverzuim en meer vertrekkende medewerkers. Hier tien tips om beide doelen te bereiken.

O ja, eerst nog even een belangrijk advies. Als u onderstaande tips in één keer leest en dan overgaat tot de orde van de dag dan zal het u niet veel verder brengen. Beter kunt u na het lezen van elke tip even stoppen en bedenken hoe u de tip kunt toepassen. Dat gaat het beste als u er een gewoonte van maakt. Iets wordt meestal een gewoonte als u het 5 tot 7 dagen achter elkaar dagelijks hebt toegepast. Om uzelf in het begin er elke dag aan te herinneren kunt u bijvoorbeeld een een repeterende afspraak in uw agenda zetten.

  1. Maak een dagplanning

Neem aan het begin van elke dag even 10 minuten de tijd om de activiteiten op te schrijven die u die dag echt wil gaan doen. Doe dat op een klein goedkoop kladblokje en gooi het blaadje van gisteren altijd weg. Bent u ergens niet aan toegekomen, neem dat dan over op het blaadje van vandaag. U zult zien dat dit moeten overschrijven u gaat irriteren en u dan liever zorgt dat u de activiteit wel afwerkt. Of dat u alleen gaat inplannen wat u zeker op die dag kunt doen. En dat is precies de bedoeling. Elke dag afsluiten in de wetenschap dat u weer aan een aantal dingen niet toegekomen bent zorgt alleen maar voor frustratie, niet dat u harder gaat werken. Hou in uw dagplan daarom ook ruimte voor onvoorziene activiteiten, want die zijn er altijd. Voor veel functies is een goede richtlijn om maximaal 60% van de tijd (ca. 5 uur per dag) in te plannen.

  1. Plan maximaal 3 belangrijke taken per dag

Maar 1 of 2 is ook goed. En zeg nou niet: “Alles wat ik doe is belangrijk”. U weet ook wel dat u elke dag ook minder belangrijke dingen doet. En dat is niet erg, het is net zo’n realiteit als het weer. Maar zorg dat u zeker die paar écht belangrijke dingen ook echt doet. Begin ’s morgens meteen na het maken van het dagplan met de belangrijkste taak want dan bent u nog fris. Zorg dat u niet gestoord wordt en maak de taak helemaal af. De voldoening die dit oplevert geeft energie voor de rest van de dag. (O ja. E-mail lezen is nooit uw belangrijkste taak, e-mail lezen is nieuwsgierigheid bevredigen. Als het echt urgent was geweest hadden ze u wel gebeld.) Over wat de productiefste momenten van de dag en de week zijn schreef ik eerder Plan het moeilijkste werk op dinsdagochtend!

  1. Verzamel eerst de benodigde informatie

Deze gewoonte noodzaakt u om eerst na te denken welke informatie u nodig heeft. Daardoor vergeet u minder dan wanneer u tijdens de activiteit uw informatie bij elkaar harkt. En het voorkomt dat u halverwege moet stoppen omdat u informatie mist. Met een taak stoppen en later weer doorgaan is veel minder efficiënt dan hem in één keer afmaken. De verzamelde informatie zou ook wel eens kunnen zorgen dat u besluit de taak terug te geven, uit te stellen of door een ander te laten doen.

  1. Doe één ding tegelijk

Multi-tasken werkt echt voor niemand, ook niet voor vrouwen zoals wel gezegd wordt. Uit onderzoek blijkt dat je 25% minder productief bent door te multitasken. Je kunt maar één ding tegelijk goed doen. Het sleutelbegrip is dus: focus.

  1. Werk in Pomodoro’s

In wat, Pomodoro’s? Ja, dat zijn periodes van 25 minuten waarin u geconcentreerd en achter elkaar aan één taak werkt. Laat u daarbij als het even kan niet onderbreken. Iemand die belt of binnenloopt vertelt u dat u nu even druk bezig bent maar over .. minuten tijd voor hem/haar heeft. (Noteer dat, dat geeft rust.) Zet e-mail en alle alerts (WhatsApp e.d.) op uw smartphone uit. Na 25 minuten stopt u resoluut, hoogstens typt u de zin af waar aan bezig bent en drukt u op “Opslaan”. U neemt dan 5 minuten pauze. En dan ook echt, u heeft die tijd nodig om op te laden. Ga naar het toilet, haal koffie of water, kijk uit het raam, bel diegene terug die net langskwam, enz. Vervolgens doet u weer 25 minuten geconcentreerd één taak. In de volgende pauze van 5 minuten moet u zeker gaan lopen. Na 4 Pomodoro’s neemt u 25 minuten pauze.

De naam Pomodoro komt overigens van het tomaat-vormige kookwekkertje dat gebruikt werd om de 25- en 5-minuten periodes bij te houden. Nu zijn daar natuurlijk handige apps voor, zoals BeFocused. Meer info op De Pomodoro Techniek.

  1. Groepeer dezelfde taken bij elkaar

De voorgaande twee tips leiden er als vanzelf toe: als u veel korte handelingen moet verrichten zoals telefoontjes plegen, emails beantwoorden, documenten archiveren enz., probeer dan dezelfde handelingen achter elkaar te doen. Liefst in een Pomodoro of deel daarvan. Dus maak een lijstje van de telefoontjes die gedaan moeten worden, zet de telefoonnummers en de onderwerpen erbij, en doe ze achter elkaar. Maak een bakje voor te archiveren documenten en archiveer ze één keer per dag. Wel echt doen want in dat bakje zijn ze niet op hun plaats, dus slecht te vinden. Moet u vaak iets overleggen met uw leidinggevende of collega’s, schrijf de onderwerpen dan op en bespreek ze in één keer. U onderbreekt hun werkzaamheden dan ook niet vaker dan nodig is.

  1. Stop met uitstelgedrag

Iedereen bezondigt zich er wel eens aan: vervelende of waarschijnlijk moeilijke activiteiten worden uitgesteld. Er vanuit gaande dat u het niet door een ander kunt laten doen is daar is maar één remedie tegen: stop gewoon met uitstellen! Als u merkt dat u een taak aan het uitstellen bent (meestal doordat u ineens een heleboel andere dingen eerst doet), vraag uzelf dan af waarom u dat doet. Waarom is die taak moeilijk of vervelend? Welke kennis, vaardigheid of informatie mist u en hoe kunt u dat oplossen? Val de taak vervolgens aan. Doe moeilijke dingen eerst. En verheug u alvast op de voldoening die het geeft als u het gedaan heeft.

  1. Zorg dat u niet hoeft te zoeken

Nou ja, behalve met Google dan :-). Onnodig moeten zoeken is één van de grootste tijdvreters en een bron van irritatie. Zorg dat er voor alles een vaste plaats is en zorg dat het daar dan ook ligt. En als het er even niet ligt omdat iemand ermee bezig is, zorg dan dat dit op de plaats waar het hoort te liggen kenbaar is. Dus als u even een document uit een dossier haalt, doe er dan een leeg A4tje in waarop staat dat u dat document heeft. Hang gereedschap op een bord, liefst met silhouet-tekeningen. Gebruiken veel mensen hetzelfde gereedschap geef iedereen dan een bos sleutelhangertjes met per persoon een eigen kleur, en laat ze een sleutelhangertje ophangen in de plaats van het gereedschap dat ze meenemen. Stel opruim- en archiveringswerk niet uit.

  1. Zelfreflectie en evaluatie

Neem twee keer per dag minstens 20 minuten de tijd (bijvoorbeeld in de 25 minuten pauze na 4 Pomodoro’s) voor zelfreflectie en evaluatie. Gaat het goed? Doe ik inderdaad datgene dat ik vandaag het beste kan doen? Vertoon ik uitstelgedrag? Maak ik goed onderscheid tussen urgent en belangrijk? Kan ik telkens terugkerende taken automatiseren? Kan ik terugkerende problemen structureel oplossen? Kan ik taken delegeren? Moet ik even kijken of gedelegeerde taken goed gaan? (Delegatie is geen delegatie zonder controle zei mijn oude sergeant-majoor altijd.) Na de 10 minuten voor de dagplanning zijn deze 2 x 20 minuten de waardevolste tijdbesteding van uw dag.

  1. Discipline

Waarschijnlijk heeft u tijdens het lezen van het voorgaande al een paar keer gedacht: “Nou dat vergt wel veel discipline”. Daar heeft u gelijk in. Een hoge productiviteit vergt inderdaad veel discipline. De eerste stap om dat voor elkaar te krijgen is daar zelf als leidinggevende het goede voorbeeld in te geven. Dus laat uw mensen gerust weten dat u een dagplan heeft, dat u met Pomodoro’s werkt, dat u één ding tegelijk doet en afmaakt waar u mee bezig bent. En misschien is het dan ook wel leuk om gewoon aan het eind van de werktijd te vertrekken en dus niet als laatste te blijven. U bent immers klaar voor die dag! Mochten uw medewerkers alleen dat laatste voorbeeld volgen en niet de rest, dan lijkt een stevig personeelsgesprek mij de eerste activiteit op uw dagplan van morgen.

Uw tijd is het belangrijkste wat u heeft, niet uw geld of uw personeel. Geld of personeel wat u niet benut is er morgen nog. Tijd die u niet benut is voor altijd verdwenen.

Deze blog verscheen ook op de blog van Jos.

Geplaatst in HR varia door Jos van Calsteren op 13 februari 2018

Reacties op Verhoog productiviteit en voorkom stress. Mijn 10 beste tips

Koos den Dunnen op 6 maart 2018 17:44

Jos, mooi stuk met soms wat open deuren. Maar je begint met te zeggen dat het met minder mensen moet. Ik zie die 10 punten echt niet uitgevoerd bij andere medewerkers dan kantoormensen. Dit kan niet in magazijnen, bij transport, bij middenstand (klanten voor de balie) en noem maar op.

Voor kantoormedewerkers kan het opgaan denk ik maar ik had wat ervaring met mensen die alles erg letterlijk namen waardoor je er eigenlijk niet samen mee kon werken. Bovendien gingen de vragen daardoor naar collega's die daarmee meer werk kregen.

Blijft toch altijd wel moeilijk uitvoerbaar maar het maakt je wel wakker.

Plaats zelf een reactie


Expand maakt gebruik van functionele, tracking en analytische cookies om de website optimaal te laten functioneren. Cookies zijn kleine informatiebestanden die de toegang tot expand.nl vergemakkelijken en de navigatie op onze website sneller en effici├źnter laat verlopen. Een cookie is uniek voor elke gebruiker. De functionele en analytische cookies zorgen ervoor dat de site goed werkt en dat wij inzicht hebben in het gebruik van onze eigen website. De tracking cookies worden gebruikt om bezoekers van onze website te voorzien van relevante informatie en de site te personaliseren. Dit doen we niet alleen via de inhoud, maar ook via de advertenties die wij tonen. Ook derde partijen (zoals Google) die via onze website cookies plaatsen, kunnen op deze manier proberen je interesses te vinden en k├║nnen deze cookies gebruiken om een bezoekersprofiel op te stellen. Wij hebben dit liever niet, maar jammer genoeg hebben we geen invloed op wat deze partijen met hun cookies doen. Als dergelijke cookies niet worden gebruikt dan betekent dit overigens niet dat je geen advertenties meer te zien krijgt op onze site. De advertenties zijn in dat geval alleen niet langer toegesneden op jouw interesses. In ons privacy statement vind je meer uitleg over het toestaan of blokkeren van cookies op onze site.