Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Assessment in two minutes

Een tijdje terug vroeg een ex-opdrachtgever of ik eens met zijn stiefdochter wilde spreken. Na een WO-opleiding had zij moeite om aan de bak te komen. Ik vond dat ik dat best kon doen – ook gratis – en stemde er mee in. Hij zei dat Loraine (laten we haar zo noemen) contact met me zou opnemen. Er gebeurde een paar weken niks, maar toen ging de telefoon:

Maandag 14 september, 11:37
(letterlijk transcript):

1.W: “Met Wouter Schoonman”
2.L: “Ja, met Loraine (…. Achternaam niet verstaan). Ik heb van mijn stiefvader Piet Pietersen gehoord dat ik contact kon opnemen.”
3.W: “Ja dat klopt” “Mag ik wat roepen?”
4.L: “Ja, maar ik ga woensdag wel op vakantie. Vandaag of morgen zou nog kunnen.”
5.W: “Nee, dat red ik absoluut niet.”
6.L: “Vanaf 28 september – week 40 – zou ik weer kunnen.”
7.W: “Dan kan ik ook wel.”
8.L: “Hoe laat?”
9.W: “Laten we zeggen maandag, 11:00. Je woont in Den Haag toch?”
10.L: “Ja, vlakbij de Beeklaan.”
11.W: “Dat is dan afgesproken. Tot ziens.”
12.L: “Tot ziens.”

Einde 11:39

Leest u nu even niet verder en ga na hoe u over dit
telefoongesprek (en de belster!) denkt.

• • •

Mijn analyse:
1. Achternaam niet verstaan. Dat voelt ongemakkelijk. Iemand is niet alleen “Loraine”

Dan de intro. “Ik heb van mijn stiefvader...”. Dat is twee keer ‘ik’ vlak achter elkaar (ik en mijn). Ten tweede is het onbelangrijk welke relatie zij tot Piet heeft. Ten eerste wist ik dat al, ten tweede ken ik hem niet als de stiefvader van.

4. Hier past het antwoord: “Graag!” Je krijgt een cadeautje van een volslagen onbekende ter waarde van een paar honderd euro.

Wat er vervolgens gebeurt: “Ja, maar” (altijd fout!) en dan opnieuw ‘ik’: “Ik ga woensdag op vakantie.” Dat interesseert de gesprekspartner niets! Het is het ik-perspectief en niet adequaat. Voorstellen om vandaag of morgen langs te komen is absurd en schendt de gevraagde regie: immers, de gesprekspartner had gevraagd: “Mag ik wat roepen”. Laat het hem dan ook doen.

Na twee (!) minuten ontstaat de indruk dat de ‘gever’ in de agenda van de ‘ontvanger’ moet worden gepropt. Dat is geen goede binnenkomer.

Zo kan het ook:

1.W: “Met Wouter Schoonman”
2.L: “Ja, goedemorgen met Loraine (langzaam) Achternaam. Schikt het dat ik u nu bel?” Dat wordt bevestigd. Vervolgens de gesprekspartner voor je innemen. “Via Piet Pietersen heb ik positieve dingen over u gehoord en ik wil u allereerst hartelijk bedanken voor de kostbare tijd die u bereid bent aan mij te besteden. Ook wil ik u bedanken voor het interessante boek dat u mij gestuurd heeft. Ik heb het helemaal gelezen en heb er veel van geleerd.” (Dit hoeft niet eens allemaal helemaal waar te zijn, maar je van tevoren verdiepen in de gesprekspartner kan nooit kwaad).
3.W: “Dank je wel. Je wilt nu een afspraak maken? Zal ik wat roepen?”
4.L: “Heel graag!”
5.W: “Ik zit te kijken naar de week van 28 september, bijvoorbeeld 28 of dinsdag 29.”
6.L: “Ja, dan kan ik ook. Zegt u het maar.”
7.W: “Laten we zeggen maandag de 28ste om 11:00. Je woont in Den Haag toch?”
8.L: “Ja, vlakbij de Beeklaan.”
9.W: “Dat is dan afgesproken. Tot ziens.”
10.L: “Hartelijk dank. Ik zal u dadelijk een email sturen ter bevestiging en met mijn telefoonnummer voor het geval er iets tussen zou komen. Tot maandag 28 september, elf uur.”
11.W: “Dat is goed. Dag.”
12.L: “Dag.”

Ik heb Loraine meteen maar een brief geschreven:

Beste Loraine,

Ik kan het niet laten je enige feedback te geven op ons eerste contact. Het is in mijn ogen een onnodige valse start. Laat me uitleggen waarom ik dat vind.

Wanneer mensen elkaar voor het eerst ontmoeten – ook telefonisch! – wordt onmiddellijk begonnen met oordeelsvorming over de onbekende. Vaak zelfs onbewust. Mensen gebruiken daarbij alle cue’s die ze kunnen vinden. Dat zijn er bij een telefoongesprek niet zoveel, dus daarom luistert dat nauw.

Ik vond je telefonische skills in ons gesprek niet sterk. In bijgaande analyse ben ik nagegaan waarom ik dat vind. Mijn conclusie is dat er een sterke ik-attitude uitspreekt (of dat nou waar is of niet). Dat plaatst je mijns inziens meteen op achterstand, bijvoorbeeld bij het telefoneren met potentiële werkgevers. Je ziet dat na een ‘assessment’ van twee minuten er meteen conclusies getrokken (kunnen) worden.

In de analyse tref je ook “een andere manier”. Misschien heb je er iets aan.

Prettige vakantie en van harte welkom op 28 september, 11:00!

Geplaatst in Talent & Leadership Development door Wouter Schoonman op 5 oktober 2009

Reacties op Assessment in two minutes

Marc Loohuis op 15 december 2015 16:44

@Wouter,



Zo gaat het inderdaad Wouter, binnen enkele minuten hebben we een mening klaar over degene die we (telefonisch) ontmoeten.

Heel goed om ons weer eens bewust te maken van die beruchte "first impression"

Jaap Sanders op 15 december 2015 16:44

Beste Wouter,

Je maakt natuurlijk een punt. Het eerste gesprek valt bij mij in de categorie "het moet maar wil eigenlijk helemaal niet....".

Het tweede gesprek echter, zou bij mij direct in de categorie "sociaal wenselijke slijmbrei" terecht komen, ook niet goed. Wees positief, geinteresseerd en inlevend, maar blijf wel jezelf en eerlijk.

Wouter Schoonman op 15 december 2015 16:44

Bedankt Marc & Jaap.

Aan Jaap wil ik het volgende nog zeggen:
Als je "sociaal wenselijk" nou eens letterlijk neemt. Dan wil dat zeggen dat je 'de regels van het spel' begrijpt. Noem het etiquette, sociale smeerolie of omgangsvormen. Dat soort skills worden we allemaal geacht OOK te hebben.
Trouwens, is jouw assessment ("sociaal wenselijke slijmbrei") ook niet een voorbeeld van 'assessment in two minutes'.

Quod erat demonstrandum - Dat wat bewezen moest worden

Jaap Sanders op 15 december 2015 16:44

Beste Wouter,

Sterker nog, zelfs een 'assessment in one minute!'



Wouter Schoonman op 15 december 2015 16:44

Jaap,

Ik waardeer dit!
;-)

w

Astrid Pourchez op 15 december 2015 16:44

Beste Wouter,



Ook bij mij gingen de haren rechtovereind staan van dit gesprek. Je vraagt je af of ze wel echt wil, of dat ze het als een soort verplichting ziet tov haar stiefvader. Respect dus voor het feit dat je uberhaupt een afspraak hebt gemaakt, want dat betekent dat jij je verplicht voelde om aan de afspraak met haar stiefvader gehoor te blijven geven.

Dat zou eigenlijk mijn belangrijkste boodschap zijn in mijn terugkoppeling naar haar, dat door de manier van opstellen ze eigenlijk bereikt dat het contact al doodbloed voordat het goed en wel begonnen is. Ik ben het met Jaap eens dat de tekst door jou voorgesteld sociaal wenselijk is, dus alleen maar te gebruiken door mensen die anders echt niet weten hoe ze enigszins oprecht over moeten komen. Liever zou ik haar uitdagen om zelf met een andere variant te komen zodat je een versie krijgt die bij haar past.

Wouter Schoonman op 15 december 2015 16:44

Beste Astrid,

Leuke suggestie om haar "een eigen versie" te laten bedenken. Dan is die inderdaad beter passend. Maar in het eenmalige contact dat ik met haar had, past dat niet. Zal het onthouden.

Bedankt,

w

Plaats zelf een reactie