Expand AVG Proof
Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

De 5 belangrijkste tips om beter te communiceren met sollicitanten

 “Goh, wist je dat ik door het contact met jou tijdens de sollicitatieprocedure pas echt enthousiast werd over deze baan?” Dit vind ik nog steeds een van de mooiste complimenten, van een nieuwe collega van wie ik de werving had verzorgd. Het was een pittige vacature om in te vullen. Door mijn gastvrije communicatie met deze (toen nog) kandidaat was hij nog gemotiveerder geworden en had goed laten zien dat hij degene was die we moesten hebben. Inmiddels is hij een superpresteerder in zijn functie die op zijn eigen socialmediakanalen mooie foto’s en successen laat zien als spontane ambassadeur van de organisatie.

Het straalt af op je reputatie

In het recruitmentproces ben je regelmatig aan het communiceren met kandidaten. Of het nu gaat om uitnodigen, ‘in de wacht’ zetten of een aanbod sturen, het gaat een stuk beter als je de juiste communicatieve insteek hanteert. De moeite waard om dat echt goed te doen, want als je goed communiceert met al je sollicitanten – of je ze nou uiteindelijk aanneemt, afwijst of achter de hand houdt – versterk je jouw organisatie (lees daar meer over in deze blog). Mensen vinden iets van je organisatie en dat straalt via allerlei routes op jullie af, als werkgever en ook op je core business. Het maakt het verschil tussen ‘wat een rotbedrijf’ en ‘wat een mooie organisatie, die raad ik graag aan’.

Afwijzing als positieve ervaring

Eerlijk gezegd, wat ik ook waardeerde waren de bedankjes die ik kreeg van mensen die ik heb afgewezen. Afgewezen worden voor een baan is balen, dus je brengt slecht nieuws. Sollicitanten afwijzen is niet het leukste of gemakkelijkste klusje. Doe je het met aandacht en praktisch inzicht, dan gaat het voor beide partijen al een stuk beter. Een dosis respect, helderheid en zakelijke gastvrijheid geven de doorslag voor een alsnog positieve ervaring. Een sollicitant is ook gewoon een mens die het waardeert om respectvol behandeld te worden.

Mijn 5 top tips

Dus. Hoe doe je dat, concreet en praktisch? Dit zijn de belangrijkste dingen die je wilt weten om je communicatie goed aan te pakken.

1) Wie zijn jullie?

Het zou handig zijn als ik hier een paar voorbeeldteksten opschrijf, maar dat doe ik niet. Het hele punt is namelijk: wat zijn de merkwaarden van jullie organisatie? Hiermee vertel en vertaal je op alle communicatiemomenten de kern van waar jullie voor staan (en waarom) naar de buitenwereld. Vanuit de merkwaarden spreek je bovendien rechtstreeks de mensen aan die het beste bij jullie passen. Heb je die waarden niet 100% helder voor ogen, dan is dat een mooie reden om een bakkie te doen met je marketing/communicatiecollega, die kan je verder helpen.

2) Durf persoonlijk en transparant te zijn

Gebruik een persoonlijke aanhef en zet je eigen naam eronder. Geef een afgewezen sollicitant een terugkoppeling op maat, bied ook de ruimte om verdere constructieve feedback te vragen en te krijgen. Uit ervaring kan ik je vertellen dat het in de praktijk enorm meevalt hoeveel mensen daarom vragen, hoeveel tijd je er per vacature aan kwijt bent en hoe ingewikkeld zo’n gesprek is. Wees respectvol en eerlijk over de redenen waarom iemand niet de best passende kandidaat is voor een functie. En vergeet je kandidaat niet te bedanken voor de tijd en moeite die diegene in de sollicitatie heeft gestoken. ‘Je bent prima, alleen niet wat wij hier nu het hardst nodig hebben.’ Gewoon durven en je zult merken dat het werkt.

3) Geen nieuws is ook een bericht waard

Hoe lang is het wachten op de interne doorlooptijd als iemand bij jullie solliciteert? Laat het sollicitanten eerlijk weten (zie punt 2) als de procedure wat langer duurt of als er tussentijds iets is veranderd. Een langdurige stilte is ongemakkelijk en onnodig, ‘nog geen nieuws, dank voor je geduld’ is namelijk ook nieuws. Communiceer nooit een terugkoppelmoment als je dit niet gaat halen, het valt een sollicitant liever mee dan tegen, maar realiseer je goed waarom kandidaten (terecht) knorrig gaan afhaken naarmate het langer duurt. En welke reclame je daarmee maakt, ook bij degene die straks je nieuwe collega wordt.

4) Kies de juiste middelen op het juiste moment

Een voorgekookte e-mail vanuit het recruitmentsysteem, een mailtje uit je eigen box, of een telefoongesprek. Het maakt uit wat je kiest. Een afspraakbevestiging is handig om te standaardiseren, dan vergeet je geen informatie. Maar op een kwetsbaar moment, als een kandidaat wacht op goed of slecht nieuws, kun je het echt niet maken om een robotbericht te sturen. Is iemand op gesprek geweest, geef de terugkoppeling (ja/nee/anders, namelijk…) dan altijd telefonisch. Zorg dat afwijzen altijd wordt gedaan door iemand die het inhoudelijk kan toelichten.

5) Doe een goede voorbereiding en vergeet de evaluatie niet

Steek er één keer tijd in, dan scheelt dat je daarna bakken moeite. Maak een reeks heldere, vriendelijke en merkgeïnspireerde basisteksten voor e-mail en gesprekken voor jouw eigen organisatie. Het enige dat je nu nog hoeft te doen bij een sollicitatieronde is deze transparant en eerlijk in te kleuren voor de specifieke functie en kandidaat. Dan heb je de tijd om het persoonlijk te maken. Evalueer, update en verbeter ze waar je merkt dat het nodig is.

De nieuwste expertise

Heb je er de ruimte voor, dan kun je een recruitmentsysteem inzetten voor het automatisch versturen van berichten, tekstbureaus voor het schrijven van een frisse vacaturetekst, je hele candidate journey laten doorlichten, sollicitant-tevredenheid laten meten of een ‘mystery sollicitant’ inzetten. Maar ook deze specialisten slaan de plank weleens mis als het gaat om de juiste timing, toon en inhoud van je communicatie. Op precies dit punt laten zelfs recruitmentbureaus regelmatig steken vallen (dubbel nadelig, voor hun eigen reputatie én die van hun klant). Check en stuur bij: het is jouw organisatie en jij weet inmiddels wat die wil uitdragen.  

Echt gastvrij en soepel communiceren, het is het waard. Veel plezier, want je gaat zeker positieve reacties krijgen.

Geplaatst in Recruitment & Arbeidsmarkt door Marjolijn Vlug op 22 augustus 2019

Reacties op De 5 belangrijkste tips om beter te communiceren met sollicitanten

Corinne op 22 augustus 2019 20:36

Wat een interessant thema. Bij Expand zijn wij ons dagelijks bewust van hoe belangrijk het is om zorgvuldig en klantgericht met kandidaten/sollicitanten om te gaan. We houden elkaar scherp op het hanteren van de juiste toon en een gepaste boodschap. Mooi om te ervaren dat zelfs op afwijzingen positieve en vriendelijke reacties terug komen. Dank voor de tips die ik zeker zal gaan gebruiken.

Marjolijn Vlug op 26 augustus 2019 15:43

Dankjewel Corinne. Het loont enorm de moeite om hiermee bezig te zijn, top dat jullie dit ook doen. Veel plezier met de tips, laat me weten als je aanvullende vragen tegenkomt.

Plaats zelf een reactie


Expand maakt gebruik van functionele, tracking en analytische cookies om de website optimaal te laten functioneren. Cookies zijn kleine informatiebestanden die de toegang tot expand.nl vergemakkelijken en de navigatie op onze website sneller en efficiënter laat verlopen. Een cookie is uniek voor elke gebruiker. De functionele en analytische cookies zorgen ervoor dat de site goed werkt en dat wij inzicht hebben in het gebruik van onze eigen website. De tracking cookies worden gebruikt om bezoekers van onze website te voorzien van relevante informatie en de site te personaliseren. Dit doen we niet alleen via de inhoud, maar ook via de advertenties die wij tonen. Ook derde partijen (zoals Google) die via onze website cookies plaatsen, kunnen op deze manier proberen je interesses te vinden en kúnnen deze cookies gebruiken om een bezoekersprofiel op te stellen. Wij hebben dit liever niet, maar jammer genoeg hebben we geen invloed op wat deze partijen met hun cookies doen. Als dergelijke cookies niet worden gebruikt dan betekent dit overigens niet dat je geen advertenties meer te zien krijgt op onze site. De advertenties zijn in dat geval alleen niet langer toegesneden op jouw interesses. In ons privacy statement vind je meer uitleg over het toestaan of blokkeren van cookies op onze site.