Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Begin je werkdag NIET met e-mail!

Begint u uw werkdag ook met e-mail lezen? Dan klinkt het volgende vast herkenbaar: u komt op uw werk, zet uw computer aan, begint met het lezen van e-mail en bent daar zeker een half uur mee bezig. Als u ondertussen alle 'minder dan 2 minuten' mails al beantwoord en de tijdsintensievere mails prioriteiten geeft, bent u goed op weg. Maar zelfs als u dat doet, begint uw dag met gefragmenteerde aandacht. En - zo is mijn ervaring - met een van de minder interessante onderdelen van uw werk. Gaat u eens bij uzelf na: bent u nog energiek en gemotiveerd na het lezen van uw mail? Dat dacht ik al. Daarom wil ik graag een ander dagritme voorstellen.

Begin uw dag met iets interessants
U heeft uw werk vast niet gekozen omdat u zo graag mail beantwoord. Er zijn vast onderdelen van uw functie waar u graag veel energie in zou steken. Het schrijven van een nieuw beleidsplan, het uitwerken van een advies aan een afdeling: er zijn vast dingen die u uitdagend en interessant vindt. Wat gebeurt er als u uw dag begint met een van die dingen? Dan kunt u al uw creativiteit er in kwijt, zonder tegelijk te moeten denken aan alle losse actiepunten die uit uw mail voortkomen.

Beantwoord mail aan het einde van de dag
Mails kunnen niet onbeantwoord blijven en laat antwoorden is ook onprofessioneel. Maar als u net met veel plezier aan een spannend project hebt gewerkt, kunnen die paar mails er ook nog wel van af. Aan het einde van de dag kunt u een periode inplannen om mail te beantwoorden. Uw reacties zijn heus nog op tijd: als iemand in minder dan een dag antwoord nodig heeft, dan belt hij (of eigenlijk: zou hij moeten bellen). En ondertussen kunt u uw dag energieker beginnen en ongetwijfeld net iets betere resultaten leveren.

En onthoud ook: een organisatie zonder e-mail is mogelijk!

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 26 maart 2011

Reacties op Begin je werkdag NIET met e-mail!

M op 15 december 2015 16:44

Wat mij betreft is dit een prima manier voor een ochtendmens. Zelf ben ik altijd blij met dat halfuurtje: nog even koffie, langzaam opstarten met ondertussen toch al wat nuttige zaken, en daarna ben ik pas 'klaar' om van start te gaan. De echte beleidsstukken komen pas na 11 uur aan de beurt. Maarja, dat is de mening van een avondmens :-)

M2 op 15 december 2015 16:44

Helemaal eens met M. ik ben als collega-avondmens ook altijd heel blij met eerst effe email doen. Bovendien worden er per email ook nog wel eens belangrijke mededelingen gedaan over bv. vergaderingen die die dag niet doorgaan en dat is toch handig om tijdig te zien.

Mieke op 15 december 2015 16:44

Dit stuk is een goed voorbeeld van een persoonlijke mening, over een onderwerp waarin geen 'goed' of 'fout' bestaat. Ik begin de dag ook graag met mijn e-mail, sterker nog, dat doe ik geheel in lijn met mijn bioritme thuis aan de keukentafel, om mij na afloop van de file richting mijn werkplek te begeven. Dringende vragen zijn dan al per mail beantwoord, collega's kunnen er direct mee aan de slag, ik kan met een gerust hart mijn afspraken in en dat vind ik prettig.

En waarom een organisatie zonder e-mail zou moeten werken is mij ook geheel onduidelijk. We gaan toch ook niet zonder telefoon werken? Terwijl je van onverwachte belletjes ook best hinder van zou kunnen ondervinden. Je kunt er in mijn optiek zelf voor zorgen dat je geen mail verstuurd en/of leest die geen aandacht vereist. Een kwestie van kanaalkeuze: per geval het juiste medium inzetten.

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Fijn: ik probeer iets stelliger te schrijven en ik krijg drie reacties.

Erg leuk dat er meteen twee (drie?) avondmensen reageren. Zelf ben ik, geloof ik, meer een ochtendmens (en dat schrijf ik om 0.11), het zou goed kunnen dat dit ook een grote rol speelt. Hoewel ik zelf op het moment wel blij ben met beginnen-zonder-mail, maar misschien is het alleen om de sleur te doorbreken.

@Mieke
Het is zeker niet mijn bedoeling om van 's morgens een mail lezen iets 'fouts' te maken. Waar maak je dat uit op?

De case van Atos Origin vind ik zelf erg interessant. Ik vind e-mail een heel fijn medium en ik denk ook dat bijvoorbeeld Gwave er aan voorbij ging dat het ook een voordeel is dat mails statisch zijn. Tegelijk vind ik het interessant dat AO tegen de status quo in wil gaan (hoewel het misschien ook een beetje marketing is?) en zoekt naar andere communicatiemiddelen. Daarbij vond ik de cijfers (over relevantie van informatie en tijdsbesteding aan mail) redelijk schokkend. Hoewel ik het moeilijk inschatten vind in hoeverre dit vreemd is: uiteindelijk zijn informatie verzamelen en beslissen op basis van die informatie nu eenmaal een groot onderdeel van manager zijn. En dus durf ik niet te zeggen hoe schokkend die cijfers zijn.

Plaats zelf een reactie