Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Bespaar kosten: doe aan e-mail management

Ik voer al jaren campagne om mensen bewuster om te laten gaan met e-mail. Hieronder zal ik kort samenvatten waarom dit zo dringend is, later deze week verschijnt er een artikel met praktische tips om de tijdsinvestering die e-mail vereist te beperken.

Enorme kosten

In 2012 schreef ik al hoe we volgens een onderzoek van McKinsey 28% van onze tijd aan e-mail besteden en ook dat we gestresst raken van e-mail. In aanloop op mijn volgende artikel kwam ik een iets ouder onderzoek tegen, dat stelde dat een e-mail tussen de 5.000 en 10.000 pond per werknemer per jaar kost. Natuurlijk hebben we het alleen over kantoormedewerkers, maar ook met die nuance zijn de kosten zeer substantieel. In een recentere infographic wordt uitgerekend dat e-mail in de Verenigde Staten zo'n 1700 miljard dollar per jaar kost *.

Verborgen kosten

Moeilijk na te meten, maar toch ook een belangrijk punt is de afleiding die e-mail met zich mee brengt. Veel mensen laten hun telefoon een melding afgeven als er een mail binnenkomt, of krijgen een pop-upje. Dit haalt hen direct uit hun concentratie met waar ze mee bezig zijn. Tijdens het schrijven van dit artikel heb ik bijvoorbeeld vijf e-mails gekregen. Voor mij betekent dat dat ik het artikel voor een deel moet herlezen en moet bedenken wat ik nog meer precies wilde zeggen: verborgen productiviteitskosten dus.

Relatief makkelijk op te lossen

Bewust mailgedrag is een eerste stap naar een oplossing. We kunnen leren van de zes stappen die Microsoft voorstelt (helaas is de oorspronkelijke link verloren gegaan):

1. Maak het doel van je mail duidelijk
2. Vertel de ontvanger welke actie hij moet uitvoeren
3. Geef de goede data en documenten
4. Verzend te mail alleen aan mensen voor wie ze relevant is
5. Gebruik het CC veld wijselijk
6. Loop punt 1-5 nog een keer na. Check de spelling!

Waarbij ik voorstel om punt 1 te lezen als: maak vooral duidelijk wat de lezer met de mail moet doen; is het een ter info (en is het dan écht belangrijk?), of wordt er een actie vereist van de lezer en zo ja: wanneer?

Later deze week volgt nog een artikel om to-do-lijsten beter te managen, e-mail(boxen) spelen daar een belangrijke rol in. Hopelijk lukt het u om die in mijn eerder genoemde 5% tijd van de 28% die in e-mail gaat zitten af te schaven.

 

* Dit getal verdient de nuance dat de 118 miljoen business users die genoemd worden waarschijnlijk niet allemaal "Management, professional and other related occupations" hebben, maar ook met die nuance blijft er een zeer substantieel bedrag over.

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 12 mei 2014

Reacties op Bespaar kosten: doe aan e-mail management

Lin op 15 december 2015 16:44

Hah ik weet nog wel een aanvulling daar op, hier loop ik op mijn opleiding regelmatig tegenaan.

7. Ga na of het inderdaad nodig is om direct een mailtje te sturen. Is het nodig om dat nu direct naar iemand te sturen? Als je regelmatig contact met die persoon hebt is het misschien handiger om één overzichtelijke mail in 1x te sturen in plaats van 10. En is een andere vorm van communicatie niet nuttiger? Even er naartoe lopen als diegene een paar meter verderop zit bijvoorbeeld, of even bellen omdat je sowieso nog vragen hebt. Een telefoongesprek van 5 minuten kan zo een heleboel mails besparen.

Ik zag gister nog een programma over een week geen e-mail gebruiken, maar degene die het aan het promoten was zei zelf dat ze whatsapp en facebook (!!!) oa gebruikte om mail te vervangen. Ik denk dat dat niet echt een oplossing is, slechts het verplaatsen van het probleem. Een andere oplossing die ik heb gehoord is je mail slechts op specifieke momenten per dag checken. Direct zorgt dit er voor dat je minder afgeleid bent, maar indirect heeft dit nog meer effect. Als de meeste mensen waarmee je mailt weten dat je je mail op 2 momenten per dag checked zullen ze eerder geneigd zijn om ook andere vormen van communicatie te gebruiken als dat nodig is. En daarnaast wordt de druk van 'direct reageren' ook minder sterk aan beide kanten. Jij enforced het door maar op 2 momenten te checken, maar als je daarnaast niet verwacht van je collega om ook direct op jou te reageren, werkt het twee kanten op.

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Hey Lin!

Ik ben het helemaal eens met je punt 7, misschien kan het zelfs nog strakker: vraag je af of het überhaupt nodig is om een mailtje te sturen. En inderdaad, als je vermoedt dat alles niet ineens duidelijk is of de mail lang wordt, dan kun je beter even bellen.

Zelf ben ik wel voor het maar 1-2x per dag checken van je mail, waarbij je dan alles in één keer afhandelt, om herlezen etc. te voorkomen. Dat hoeft niet per se op een vast moment te zijn (is het voor mij wel). Ik weet niet of mensen er echt mee bezig zullen zijn wanneer je je mail checkt; maar als het dringend is moeten ze sowieso bellen, als het niet dringend is denk ik dat het voor hen vaak ook handiger is om een mail te sturen.

Ja! Er zijn best veel artikelen over bedrijven of personen die een beetje hip doen door mail af te zweren. En dan eindigen ze inderdaad bij whatsapp, twitter, facebook of Yammer. Daarbij stappen ze ook over een groot voordeel van mail heen; juist het statische (waardoor je alles terug kunt vinden) is handig, daarbij zijn veel mailprogramma's behoorlijk geavanceerd en kun je ze goed doorzoeken naar informatie die je nog nodig kunt hebben. En inderdaad, als je daar precies hetzelfde gaat doen, dan verplaats je hooguit het probleem.
Twitter is hier misschien nog speciaal in, die 140 karakters dwingen je om bondig te communiceren en dat zou een aardige oefening kunnen zijn voor veel mail-schrijvers.

Plaats zelf een reactie