Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

De evolutie van mijn takenlijst: vier principes om je to-do lijst effectiever te maken

Mateloos gefascineerd ben ik door de vraag hoe mensen hun taken organiseren. Hoe plan je, precies zo, dat je gemotiveerd blijft. Precies zo, dat je effectieve dagen maakt - en deze tevreden afrondt. Als gevolg van mijn fascinatie lees ik lifehacking blogs, boeken over planning en motivatie en vraag ik in interviews vaak hoe mensen hun werk organiseren. Het leek me interessant om eens op een rijtje te zetten hoe mijn eigen taken-planning de afgelopen jaren is geëvlueerd en welke aspecten daarvan ik het sterkst vind en die ik nog gebruik.

Voor de mensen die geen tijd hebben om de evolutie van mijn planning te lezen, heb ik onderaan dit artikel de vier principes opgesomd waarmee ik mijn planning orden. Veel motivatie gewenst!

De to-do lijst

Het begon in een kleine studentenkamer, in Tilburg-Noord, toen ik niet al mijn taken meer kon onthouden. Ik vouwde een beprint a4tje om en schreef op de achterkant dingen als 'boodschappen doen' en 'Lars interviewen voor loopbaanbegeleiding'.

De to-do lijst is een systeem dat altijd prima werkt. Hoewel je jezelf moet leren kennen en moet inschatten hoe taken opgeschreven moeten worden. Zo is 'Lars interviewen voor loopbaanbegeleiding' niet iets waar je zo naar kunt handelen. Beter zou zijn om verschillende items op te nemen:

  • Interview vragen maken voor Lars
  • Afspraak maken met Lars
  • (later) interview met Lars uitwerken

Maar dit is iets dat ik pas later leerde.

Tussendoor heb ik mijn frustraties nog bot gevierd op to-do lijsten in requiem van de to-dolijst. En dat was in de periode dat ik een aanhanger werd van Stephen Covey.

 

To-do-list nothing

Dankzij Doodle_Noor op Flickr

 

Coveys kwadrant: sorteer je taken op basis van prioriteit

Een to-do lijst kan frustrerend werken. Misschien heb je aan het begin van de dag de belangrijkste dingen bovenaan geplaatst en zo prioriteiten gesteld. Maar hoe stel je prioriteiten? Daar biedt Coveys kwadrant uitkomst. Coveys kwadrant sorteert je taken op urgentie en vereiste spoed:

Coveys kwadrant (Coveys kwadrant.png)

 Coveys kwadrant komt uit First things first, geschreven na de 'seven habits' en gericht op
time management en effectiviteit.

 

Daarmee is het kwadrant een vorm van een to-do lijst waarin je direct kunt zien wat je nu moet doen.

Het idee is dat het blok dat urgent én belangrijk is, leeg is. Je moet voorkomen dat daar iets in komt te staan. Dan kun je je focussen op wat niet urgent, maar wel belangrijk is.

Coveys kwadrant kun je uitprinten en op je muur plakken, of op je whiteboard tekenen. Je taken kun je vervolgens op post-iets schrijven, die je op het kwadrant plakt. Op deze manier kun je iedere dag je taken ordenen en heb je direct overzicht in wat je die dag zou moeten doen.
Dit is een bijzonder sterke manier van organiseren als je een grote lijst taken hebt. Het biedt enorm veel rust om te weten dat je altijd met de goede taken bezig bent.

Ter illustratie: na het ontdekken van Coveys kwadrant schreef ik heel euforisch hoe deze last-minute blogger gered wordt door Stephen Covey.

Maar nog steeds gebeurde het wel eens dat mijn to-do lijst onoverzichtelijk werd. Of dat er meerdere lijsten (werk, studie, privé) rondslingerden. En het was 's avonds niet altijd rustgevend om in mijn studentenkamer (inmiddels in Maarssen) iedere avond naar mijn kwadrant te kijken. Toen kwam ik bij David Allen en Getting things done.

Getting things done

Twee concepten waren voor mij onmisbaar in Getting things done:

  • Doe alles dat minder dan 2 minuten kost meteen
  • Organiseer je taken in inboxen

Dit betekende dat ik mijn mail altijd nog maar één keer lees. Dus niet: 's morgens inbox openen, mail lezen tijdens de koffie en dan 's middags de mail nog een keer lezen en dan besluiten te antwoorden. Maar: mijn mail op twee punten in de dag checken en direct beantwoorden. En dan mijn mailbox weer dicht. Een enorme tijdsbesparing.

Maar het belangrijkste was de daadkracht die voortkomt uit het bewust kiezen van mijn inboxen. Een inbox is een verzameling van taken. Je mailbox is een inbox (ook als je niet je taken naar jezelf mailt). En je to-do lijst en je postbakje zijn ook inboxen.
Op dit punt realiseerde ik me dat ik soms inactief werd, omdat ik niet goed kon kiezen welke inbox (kwadrant, mailbox, etc) nu prioriteit had. Daarom ben ik begonnen met mijn mail in te plannen en mijn privé inboxen (mail en spreadsheet) te verstoppen als ik aan het werk ben. En andersom: mijn werk-inbox te verstoppen als ik vind dat ik vrij heb.

Dit zorgt bij mij voor veel rust, door duidelijkheid: ik weet wat ik moet doen. En voor productiviteit, doordat ik precies weet wat ik op dit moment zou moeten doen. En daardoor tot tevredenheid, want ik weet dat ik precies dat heb gedaan wat ik wilde en moest doen.

Getting things done heeft ook een praktische flowchart:

 

Getting things done flowchart (Getting things done flowchart.gif)

Getting things done heeft ook een boek. Ooit ga ik het lezen.

 

Nu al mijn taken overzichtelijk en gericht georganiseerd zijn en ik mijn werkdagen tevreden afsluit, heb ik nog een klein beetje slagroom voor op de takentaart.

Gamification counter

Gamification is het toevoegen van spel-elementen aan de echte wereld. Een sterk voorbeeld hiervan is de app 'Epic win' (review), waarbij je ervaring krijgt voor het afronden van je taken, waardoor je in het spel ervaring krijgt. Het is geen competitieve app, maar het geeft je een extra reden om je taken te doen.

In diezelfde lijn heb ik een gamification counter in mijn takenoverzicht toegevoegd:

De evolutie van mijn takenlijst: vier principes om je to-do-lijst effectiever te maken

Dit geeft me bij het afronden van iedere taak net dat beetje extra bevrediging. Ter illustratie: de counter staat inmiddels op 265 (266 na het schrijven van dit artikel).

 

Samengevat: vier principes voor je to-do lijst

Scheidt je inboxen
Mijn taken komen binnen in gescheiden inboxen (werk e-mail, privé e-mail en een werk-spreadsheet en privé-spreadsheet). Mijn mail lees ik alleen op vaste punten in de dag, zodat ik ongestoord kan werken. Omdat ik altijd maar één 'inbox' heb, kan ik gericht werken.

Doe taken die minder dan 5 minuten kosten meteen
Het inplannen van deze taken zou naar verhouding teveel tijd kosten. Ook is het prettig om meteen klaar te zijn.

Splits taken op in 'actionable' handelingen
Zo kun je direct aan de slag als je je to-do lijst pakt. Wanneer je je takenlijst samenstelt (uit je bucketlist, planning, lijst van KPI's, etc.), zorg dan dat je je taken zo opschrijft dat je weet wat je moet doen. Als je tijdens het afwerken van taken na moet denken, dan verbreek je je flow. Zelf neem ik 5 minuten om mijn dag te plannen. Ik heb het idee dat dit me uren bespaart (uren van twijfelachtig niets doen).

Motiveer jezelf
Zelf gebruik ik een heel eenvoudige gamification counter in mijn to-do lijst. Je kunt uiteraard ook de app Epic win downloaden, of een euro sparen voor je bucketlist voor iedere taak die je afrondt. Bedenk iets dat je motiveert! Werk is er om bevrediging uit te halen.

 

En dat was het! Mijn manier van plannen is zeker nog niet uitgeëvolueerd, maar op dit moment ben ik er erg tevreden mee. Hopelijk helpt bovenstaande je om gemotiveerd aan de slag te gaan!

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 20 juni 2012

Reacties op De evolutie van mijn takenlijst: vier principes om je to-do lijst effectiever te maken

A. Stolk op 15 december 2015 16:44

Een mooie evaluatie Chris, zeker leerzaam, ga ik mee aan de slag, bedankt en veel succes.
A. Stolk

Plaats zelf een reactie