Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Dynamiek administratieve HR processen bepaalt strategisch succes

Alle technische kwaliteiten van geautomatiseerde personeelsinformatiesystemen ten spijt, wanneer de administratieve HR processen niet goed of onduidelijk zijn ingericht is de aanschaf en het gebruik van die systemen weggegooid geld. Te veel, te vaak worden deze processen bureaucratisch ingericht en toegepast. Te veel, te vaak wordt het nut vertaald in het registreren van gegevens ten behoeve van financiële verantwoording in salariskosten, zicht op verlof tegoeden, en verzuimcijfers. Maar er is meer, veel meer nut en profijt te behalen uit de administratieve HR processen.

Management informatie:

Het klinkt als een open deur, management informatie, maar toch worden er gemakkelijk te weinig en onvolledige sturing gegevens uit personeelsinformatiesystemen opgehaald en gebruikt. Niet in de laatste plaats, omdat het regelmatig voor komt, dat systemen niet of onvolledig worden gevuld met informatie. Een goed systeem is volledig gevuld met alle informatie over personeel die actueel en in de toekomst nodig is om sturing te kunnen geven aan de organisatie doelstellingen. Naast salaris, verlof, en verzuim, zijn gegevens over o.a. opleiding, functioneren, competenties, talenten, groeipotentieel, ambities van medewerkers bepalend in de strategische keuzes van de organisatie. Dat betekent dat deze informatie niet alleen geregistreerd wordt, maar bovenal periodiek geanalyseerd en geïnterpreteerd. Vragen als:

  • Hoe verhouden de opleidingsniveaus, competenties en talenten van onze huidige medewerkers zich ten opzichte van onze strategische doelstellingen op langere termijn?
     
  • Wie van onze medewerkers heeft het groeipotentieel om op termijn mede de motor te kunnen zijn van onze successen?
     
  • Wat zijn de innovatieve en creatieve vaardigheden en talenten van onze medewerkers om te kunnen bijdragen aan de toekomstplannen van onze organisaties?


Deze en nog veel meer noodzakelijke vragen worden beantwoord, wanneer de administratieve HR processen dynamisch zijn ingericht en worden gebruikt.

Praktijkvoorbeeld:

Tijdens een van mijn interim opdrachten als hoofd P&O, kwam ik in een organisatie waarbinnen veel en heftige kritiek werd geleverd op het in gebruik zijnde personeelsinformatiesysteem. Het werkte niet, was gebruikersonvriendelijk, was te beperkt in de mogelijkheden, en zo nog veel meer commentaar. In feite was het systeem ten dode opgeschreven. Al snel ontdekte ik dat het niet het systeem was dat niet deugde, nee, men had geen gebruik gemaakt van de mogelijkheden die het systeem bood. Het gevolg daarvan was dat het de organisatie, dus vooral het management, op alle fronten ontbrak aan broodnodige informatie. En daarmee bedoel ik niet alleen het ontbreken van strategische management informatie. Erger nog, heel basale zaken in de sfeer van personeelsregelingen werden onjuist of onvolledig uitgevoerd. Deze omissie ging zelfs zover dat het de organisatie jaarlijks aanzienlijke geldelijke schade opleverde.

Procedures versus processen:

In een bureaucratische setting zal een geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem gebruikt worden om procedures af te dichten. In een dynamische setting zal datzelfde systeem juist gebruikt worden om processen in goede banen te leiden en dienstbaar te maken voor de organisatie. Om periodiek het management van ken- en stuurgetallen te voorzien, zodat strategische doelstellingen adequaat gevolgd, getoetst en gewaardeerd kunnen worden. Dat ze waar nodig tijdig bijgesteld kunnen worden.

In de bureaucratische setting kosten de administratieve HR processen geld; dat ten koste gaat van de toegevoegde waarde van P&O/HRM voor de organisatie. In de dynamische setting dalen de kosten aan administratieve handelingen en stijgt de toegevoegde waarde van P&O/HRM. Niet in de laatste plaats omdat P&O/HRM zichzelf bewijst als waardevolle participant in het strategische beleid.

Business case:

Voorafgaand aan de aanschaf van een nieuw personeelsinformatiesysteem is het noodzakelijk een gedegen en gedetailleerde business case te (laten) schrijven waarin alle aspecten van eisen, wensen, maar ook, flexibiliteit, de bestaande en eventuele nieuwe HR processen zijn beschreven. Daarin dient ook te worden beschreven welke relaties tot stand gebracht kunnen of moeten worden met overige informatiesystemen binnen de organisatie.

Deze business case wordt aan een beperkt aantal potentiële leveranciers uitgereikt met de eis (!) op basis van de business case een demonstratie te verzorgen voor een groep “sleutelfiguren” uit de organisatie. Ook dit is een is een dynamisch proces. Hoe meer dynamiek de organisatie hierin al weet te leggen, des te groter zal uiteindelijk de kwaliteit van de administratieve HR processen zijn en het strategisch succes van de organisatie op langere termijn evenredig.
 

Geplaatst in HR varia door Simon Stoltz op 13 juli 2010

Reacties op Dynamiek administratieve HR processen bepaalt strategisch succes

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie