Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

E-mail kost 28 procent van onze tijd: veel teveel!

E-mail is een tweesnijdend zwaard. Het is een ontzettend makkelijke manier om te delegeren, vragen te stellen en informatie door te geven. Maar e-mail kost ook enorm veel tijd. En dan bedoel ik ENORM. Een onderzoek van McKinsey wijst uit dat we 28% van onze tijd kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van e-mail. Voor perspectief: 19% van onze tijd gaat naar het intern verzamelen van informatie, 14% naar interne communicatie en 39% naar functie specifieke taken. Laat ik nu een positieve wending nemen: onze omgang met e-mail is niet per se een probleem, hoewel mensen gestresst raken van e-mail. Maar! Het is wel degelijk een enorme kans om tijd te besparen. Ik weet niet hoe efficiënt uw organisatie met e-mail omgaat, maar zou het lukken om 5% van die 28 af te schaven? Reken voor de grap eens uit hoeveel u dat kan besparen. Is het nu interessant? Hieronder drie voorstellen over hoe u de e-mail workload wat kunt verlichten.

 

Yammer logo - sociale communicatie reduceert e-mail (yammer logo.jpg)

 

McKinsey: social is de oplossing
Als we 28% van onze tijd e-mailen en 19% van onze tijd informatie zoeken, dan moet hier enorm veel te winnen zijn. En McKinsey komt met een eenvoudige én toepasbare oplossing: social media. Denk nu eens niet aan twitter en facebook. Er zijn toepassingen zoals Yammer en sharepoint die mensen organisatie-intern laten communiceren. En wat is nu het voordeel boven e-mail? De conversaties worden content - iets dat kan worden doorzocht. Je kunt snel bij onderwerpen komen die in het verleden zijn besproken - en zien door wie ze zijn besproken. En dit maakt de informatie veel toegankelijker dan wanneer ze in inboxen opgesloten zou liggen. McKinsey geeft hierbij direct aan dat deze oplossingen veel sterker zijn in omgevingen waar werknemers erg veel en direct met elkaar moeten communiceren.

 

 

Laat mensen betalen voor het versturen e-mail
Er is een fantastisch verhaal van een CEO die teveel e-mail kreeg. Ze was er zoveel tijd aan kwijt, dat ze een oplossing bedacht: haar top managers moesten 5$ betalen voor iedere mail die ze haar stuurden. Als het ze geen 5$ waard was om de mail te sturen, dan was de mail niet belangrijk genoeg. De mail in haar inbox verminderde en ze had veel meer tijd voor de dingen die echt belangrijk waren. Tegelijk wist ze dat, als ze een mail kreeg, deze mail echt belangrijk was.

Dit is uiteraard geen oplossing voor iedere organisatie, maar de bodemgedachte is: zorg dat er alleen gemaild wordt als iets écht belangrijk is. Wellicht zijn er voor uw organisatie andere oplossingen denkbaar, die mensen laten nadenken vóór ze de mail versturen?

 

Getting things done zorgt voor minder e-mail stress (Getting_Things_Done.jpg)

 

Plan uw mail in
Uit het artikel van McKinsey blijkt helaas niet precies hóe e-mail zoveel tijd kost. Mijn gok is dat e-mail de werkdag enorm fragmenteert en dat het wisselen tussen taken (mail lezen, functie inhoudelijke taken) veel tijd kost. Mensen laten vaak hun inbox de hele dag openstaan en kijken bij ieder binnenkomend mailtje wat er is. Hier is een eenvoudige oplossing voor: sluit je inbox! Lees op enkele vaste punten in de dag je mail. Lees iedere mail één keer, beantwoord hem, archiveer hem. Onderneem actie als je de mail direct kunt afhandelen. Duurt het langer om de mail af te handelen, plan hem dan in. Het gevaarlijkste is om de mail te laten staan. Zo moet je hem later nog een keer lezen en dan weer besluiten wat je er mee gaat doen. Door de inbox te sluiten ontstaat er tijd om geconcentreerd met 'functie-specifiek' werk bezig te zijn. En door de mails direct af te handelen, wordt het mail-checken productiever en kost het veel minder tijd.

Hoe gaat uw organisatie om met e-mail? Heeft u het idee dat e-mail uw medewerkers veel tijd kost? En is dit een vlak waarop u actie gaat ondernemen?

 

Foto euromunten dankzij Geylen op flickr

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 8 augustus 2012

Reacties op E-mail kost 28 procent van onze tijd: veel teveel!

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Na het schrijven van bovenstaande, zag ik dat Cor op personeelslog over hetzelfde McKinsey artikel heeft geschreven. Cor focust meer op het social-media aspect, zijn stuk kun je hier lezen:
http://www.personeelslog.nl/2012/08/07/mckinsey-werknemers-productiever-met-sociale-media/

Plaats zelf een reactie