Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Een organisatie zonder e-mail is mogelijk!

Tenminste, dat stelt Atos Origin. Het grote IT-bedrijf heeft recent een persbericht de deur uit gedaan, waarin het stelt dat het binnen drie jaar e-mail vrij wil zijn. Een bijzonder streven, dat zeker aandacht verdient. Helemaal in het licht van enkele cijfers die Atos Origin presenteert:

  • In 2013 zal meer dan de helft van alle, nieuwe, digitale content een verwijzing zijn naar al bestaande content
  • Middle managers" zijn 25% van hun tijd kwijt aan het zoeken naar informatie (dus lijkt e-mail niet te voorzien in hun informatie behoefte)
  • "Corporate users" (ik neem aan: mensen in bedrijven) ontvangen 200 mails per dag, 18% daarvan is spam (per 2010)
  • Managers spenderen 5-20 uur per week aan het lezen van e-mail.

Helaas heb ik het onderzoek waar bovenstaande cijfers uit blijken, niet kunnen vinden. De getallen klinken echter wel redelijk aannemelijk en ik denk dat iedereen zich kan voorstellen dat er iets te winnen valt bij het inperken van het aantal e-mails.
Lees het persbericht voor meer informatie.

Het persbericht stelt verder "e-mail is on the way out as the best way to run a company and do business". Dat is een mooie claim van Theirry Breton (CEO van Atos Origin), maar ik vraag me af hoe we dit waar gaan maken.

Twee soorten uitdagingen: juridisch en praktisch
E-mail is een heel praktische manier van 'afspraken maken' en ook, juridisch gezien, een manier om te laten zien dat een andere partij een afspraak niet is nagekomen. Nu zijn er al genoeg cases bekend wat betreft ontslag via twitter en facebook, maar ik vraag me af hoe een twitterafspraak die niet wordt nagekomen er in de rechtszaal uitziet. We zullen nog eens goed na moeten denken over hoe we dergelijke zaken aanpakken.

Een andere vraag is de praktische bereikbaarheid van informatie. Als ik iets zoek op mijn gmail, dan heb ik het snel gevonden. Maar sociale netwerken zijn er niet op gericht informatie snel inzichtelijk te maken. Als ik een krabbel van een jaar terug wil vinden, ben ik vooral lang aan het klikken tot ik de goede pagina heb. Twitter is daarin misschien nog problematischer: als ik al weet wie een bepaalde tweet heeft getweet (en dat is niet altijd zo), dan kan het me nog uren kosten voor ik de juiste tweet heb gevonden. Sommige mensen tweeten nu eenmaal 30.000 keer per jaar.

De toekomst van e-mail
Voorlopig zullen we dus nog veel blijven mailen. Al is het maar omdat het concept een bepaalde zekerheid met zich meebrengt (juridisch) en omdat we het gewend zijn / het systeem is ingericht op de beschikbaarheid van informatie (praktisch). Het streven om e-mail helemaal uit te bannen klinkt echter wel nastrevenswaardig. Als het zou lukken om in ieder geval alle loze CC-berichten en spamberichten kwijt te raken en de mails korter en helderder te maken (om verdere tijd te besparen), dan is dit initiatief meer dan de moeite waard.

Afsluitend wil ik echter nog wel een kritische noot plaatsen. Onze interactieve informatiesystemen (zoals twitter en sociale netwerken) zijn dan wel sneller, maar dit betekent niet per se dat ze minder tijd kosten. Om een tweet op tijd te zien, zul je toch twitter moeten monitoren. En dat kan de nodige tijd kosten. Om maar niet te spreken van afleiding. Vaak wordt vergeten - en naar mijn mening gold dat ook voor de ontwerpers van google wave - dat het statische aspect van e-mail juist heel praktisch kan zijn. Je kunt het openen wanneer dat in je rooster past. Interactieve media vereisen, wel, interactie, die laat zich niet goed rijmen met een rooster. En dat zou wel eens flink tegen kunnen werken.

Edit

4.5 jaar later is het Atos gelukt! Althans, ze hebben een fantastische case gemaakt voor minder e-mail. Zie voor een beschrijving van wat Atos gedaan heeft: E-mail is duur. Interne communities zijn effectiever in kennisdeling én leuker!

Geplaatst in HR varia door Chris Stapper op 7 maart 2011

Reacties op Een organisatie zonder e-mail is mogelijk!

Er zijn nog geen reacties.

Plaats zelf een reactie