Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Hebben we nog functieomschrijvingen nodig?

Nu het functiehuis vier jaar oud is, is het tijd voor een herziening. In de loop van de afgelopen vier jaar is het uitgegroeid tot een handboek met zo’n 21 verschillende functieomschrijvingen, in vier verschillende niveaus. Dit moet eenvoudiger kunnen.

Waarom laten we functieomschrijvingen niet helemaal los? Er zijn verschillende redenen voor te bedenken; medewerkers die gevoelig zijn voor status (er alles aan doen om ‘senior’ te worden), klanten die niet begrijpen met welke discipline ze te maken hebben als wij onze functietitels loslaten of leidinggevenden die het lastig vinden om samen met hun medewerkers te bepalen waar hij of zij verantwoordelijk voor zijn.

In mijn ogen wegen de voordelen van het loslaten van gedetailleerde omschrijvingen op tegen de nadelen; medewerkers gaan zich meer verantwoordelijk voelen voor het doel van de organisatie, in plaats van alleen voor datgeen wat beschreven staat. Daarnaast zullen medewerkers meer hun kwaliteiten inzetten; ze zijn niet meer beperkt door de functieomschrijving maar doen waar ze goed in zijn, wat verrassingen voor de organisatie kan opleveren. Verder heb je als management de mogelijkheid om individuele afspraken te maken met je medewerkers, waar ze flexibel kunnen meebewegen richting het behalen van de organisatiedoelstellingen.

Lastig dilemma; zijn er functieomschrijvingen nodig of niet? En hoe expliciet moeten deze zijn?

Geplaatst in HR varia door Carola Spruit op 8 juli 2015

Reacties op Hebben we nog functieomschrijvingen nodig?

Marco ten Broek op 15 december 2015 16:44

Het is inderdaad een lastig dilemma. Aan de ene kant wil je duidelijkheid scheppen en aan de andere kant wil je inderdaad dat medewerkers mee bewegen met de organisatie. De vraag is of een beschrijving en met name een generieke beschrijving het ene uitsluit. Ik denk dat een combinatie heel goed mogelijk is. Maak een generiek functieprofiel en maak per individu in de beoordelingscyclus goede afspraken wat er verwacht wordt om de organisatiedoelstellingen te bereiken.
Op deze wijze kan je naar mijn idee op een goede manier de meerwaarde van de medewerker voor de organisatie vaststellen. Dit kan dan weer gebruikt worden om de waarde van de arbeid en de waarde van de medewerker te bepalen.

Corinne op 15 december 2015 16:44

Goede vraag!

Ik geloof dat je een functieomschrijving veel meer gebruikt om in grote lijnen aan te geven wat ervan iemand in die rol wordt verwacht qua taken en verantwoordelijkheden. Vervolgens gaat het er meer om dat de leidinggevende met zijn of haar medewerker in gesprek gaat over wat hij of zij wil dat de medewerker in houding en gedrag laat zien. Het benoemen van gewenste competenties en bijbehorende gedrag wordt steeds belangrijker. Duidelijkheid creëren over wat verwacht een leidinggevende van een medewerker en waarom is dat essentieel voor het bedrijf. Hier zal de link moeten worden gelegd met daar waar de organisatie naar toe wil. Welke bijdrage moet de betreffende medewerker leveren aan de organisatiedoelen. Vervolgens mag een bedrijf een medewerker ook aanspreken op welke wijze deze competenties in de praktijk te zien zijn.

Ik merk in gesprekken dat leidinggevenden te vaak verzuimen of onvoldoende de tijd nemen om aan te geven waar het bedrijf zich naar toe wil ontwikkelen. En wat dat voor de competenties en taken van de medewerker betekent. Door met elkaar in gesprek te gaan vindt er een betere afstemming plaats en dat leidt sneller tot het doen van de juiste dingen.
Uiteraard vind ik het ook een verantwoordelijkheid van de werknemer om daar actief interesse in te tonen. Daarmee kan iemand meer de regie pakken in zijn loopbaan en zijn toegevoegde waarde kenbaar maken.

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Zeer interessante discussie inderdaad!

Het gaat er om wat iemand nodig heeft om haar of zijn werk goed te doen. En, zoals Carola heel terecht ook noemt, de duidelijkheid naar buiten. Voor die laatste kun je natuurlijk prima functietitels hebben en wellicht globale omschrijvingen. Ik geloof sterk in die laatste en dan ook met het 'kader geven' idee vanuit de manager, een beetje zoals dat in 'leidinggeven zonder bevelen' wordt omschreven; de manager geeft dan niet aan wát de werknemer moet doen, maar wel wat het resultaat moet zijn. Zo blijft er ruimte voor de werknemer om te bepalen hoe het resultaat het best bereikt kan worden, zonder dat afgebakend wordt hoe, door wie, met wat, etc.

Overigens vond ik het een heel mooie hoe mensen zonder functieomschrijving zich veel meer betrokken voelen bij de organisatie en het organisatiedoel. Misschien is hier ook een omslag gaande van het ophakken van processen naar het vrijlaten van processen - zou dit een onderdeel zijn van de transitie naar steeds meer kennis-gebaseerd werk?

Overigens nog een reactie op Twitter van Timon Rammeloo dat zij (bij DUVAK) al jaren zonder functieomschrijvingen werken - en met succes!

Carola Spruit op 15 december 2015 16:44

En denken jullie dat alle medewerkers ertoe in staat zijn om zonder duidelijke functieomschrijving te bepalen waar zij hun energie binnen de organisatie aan moeten besteden?

Wieke Asselbergs op 15 december 2015 16:44

Ik ben absoluut een voorstander voor summiere of geen functieomschrijvingen. Ontwikkeling van het management wordt daardoor echter des te belangrijker.

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Ik denk dat je voor duidelijkheid eigenlijk beter een heel ander instrument in kunt zetten; KPI afspraken. Dan kun je de functieomschrijving zelf generiek/kader gebonden houden en de werknemers zelf waar nodig individueel helpen met KPI doelstellingen die passen bij hoe duidelijk e.e.a. voor de werknemer moet zijn.

Als ik het zo opschrijf klinkt het zo logisch; hoe zou het komen dat veel bedrijven toch met vrij specifieke functieomschrijvingen werken? Zou dat te maken kunnen hebben met schaal?

Jos van Calsteren op 15 december 2015 16:44

Ik denk dat je bij de wat hoger opgeleide (vanaf HBO) goedfunctionerende en betrokken medewerkers zeker met globale en resultaatgerichte functieomschrijvingen uit de voeten kunt. Maar hoe zien jullie dat bij uitvoerende medewerkers op LBO/MBO niveau zoals metselaars, machine-operators, monteurs e.d.? Die elke dag te laat beginnen, te lang pauze houden, precies op tijd klaar staan om naar huis te gaan en regelmatig 2x terug moeten om de storing op te lossen? Is daarbij de gedetailleerde functie-omschrijving toch een nuttig stuk gereedschap om ze nog een beetje in het gareel te houden? En een belangrijk document in een ontslagdossier?

Plaats zelf een reactie