Expand verbindt HR professionals en HR vacatures aan het hele vakgebied

Het geheim van een subliem functioneringsgesprek

Werk je in een organisatie met een periodieke persoonlijke beoordeling? En ben je dan zenuwachtig voor dit functioneringsgesprek? Dat is nergens voor nodig als je de tips in dit artikel beschreven, voor je gesprek in je achterhoofd houdt. Met deze tips heb kun je zelf in het gesprek sturen zodat je nog meer positieve zaken onder de aandacht brengt. Zonder afhankelijk te zijn van de inbreng van je leidinggevende. Het is erg eenvoudig.

Van inhoud naar proces
Natuurlijk ben je een kei in je functie. Altijd zijn er wel verbeterpunten die worden aangehaald tijdens het functioneringsgesprek. Vakinhoudelijk maakt iedereen wel eens fouten. Je hebt het recht om fouten te maken, maar je hebt de plicht om hier iets van te leren.

Wat nog wel eens onderbelicht is tijdens een functioneringsgesprek zijn jouw vaardigheden om je eigen werk te organiseren. Wat doe jij om je werk effectiever en efficiënter uit te voeren?

Hoe kun je jezelf beter profileren
De insteek is dat naast je functie-inhoudelijke zaken ook kunt vertellen over je goede time-management vaardigheden.

Hiermee kun je aantonen dat je erg competent bent voor je functie, zonder inhoudelijk in te gaan op bepaalde uitgevoerde werkzaamheden in het verleden. Want dat heeft je leidinggevende al aan de orde gesteld.

Jouw inbreng door goed time-management
Vertel welke omstandigheden er op jouw afdeling of projectteam speelden die een bedreiging waren voor de efficiëntie en/of effectiviteit.

Geef dan aan hoe jij jouw taak zag om dit risico te herkennen. Vertel dan welke feitelijke acties jij hebt ondernomen om de efficiëntie en effectiviteit van de afdeling of het project te laten overtreffen.

Als laatste benoem je vol trots het resultaat wat dit heeft opgeleverd in contrast met de gevolgen als je niet hierop had gereageerd. Vertel verschillende voorbeelden en houdt deze beknopt en eenduidig.

De rode draad is time-management
Er zijn vele time-management bekwaamheden die je hierbij kunt betrekken, zoals prioriteiten stellen, herkennen van uitstelgedrag, beperken van afleidingen, delegeren, overzicht en controle over je taken, effectief vergaderen, goed inzicht in je agenda hebben, plannen, omgaan met werkdruk en verstandig e-mail gebruik.

Het voornaamste is om voorbeelden uit het recente verleden aan te halen. De intentie is om met deze voorbeelden je aanwezige of verbeterde time-management vaardigheden aan te tonen. Jouw rode draad is immers time-management.

Wat kun je nu al doen
Mocht je toch nog wat verbeteringen nodig hebben op time-management gebied, lees dan mijn tips hierover op mijn website.
De link naar mijn website is te vinden op mijn profielpagina, als je boven aan deze pagina klikt op mijn naam in de tekst “Geschreven door Eric van den Heuvel”
Dan heb jij binnenkort ook een subliem functioneringsgesprek.


Dit artikel is geschreven door gastblogger Eric van den Heuvel

Geplaatst in HR varia door Eric van den Heuvel op 16 juli 2014

Reacties op Het geheim van een subliem functioneringsgesprek

Karel T. op 15 december 2015 16:44

Het is een goede stap om te maken , je manager laten zien waar je mee bezig bent en benoemen hoe het is dat je je effectiviteit stuurt. Ik vraag me af hoeveel managers hier voor open staan. Als het een manier is om de gesprekken hoe je je productiviteit kunt regelen te verbeteren, dan is timemanagement of effectiviteit een goed onderwerp.

Eric van den Heuvel op 15 december 2015 16:44

Dank je voor je reactie Karel.

Wat ik merk tijdens mijn trainingen en het 1 op 1 begeleiden van professionals is dat de bewustwording bij de managers steeds groter wordt hierin.

Ze ontdekken in deze hectische tijd van meer doen met minder mensen dat het ontwikkelen van time-management vaardigheden bij zichzelf en bij de medewerkers het verschil kan zijn tussen net beter performen dan de concurrenten.

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Beste Eric,

In een LinkedIn discussie stelde een kennis een heel terechte vraag, hij stelde dat hij verzuim niet interessant vond en dat we moesten kijken naar niet-verzuim tijd waarin mensen niet productief waren. En nu ik jouw artikel herlees vraag ik me af waarom we pas nu een beetje Taylor-achtig naar kantoorwerk gaan kijken en proberen er een beetje vorm aan te geven door timemanagement (en wat mij betreft ook absoluut mailmanagement) toe te passen. Hoe denk jij hier over?

Eric van den Heuvel op 15 december 2015 16:44

Beste Chris,

Frederick Taylor zag als één van de oorzaken van het inefficiënt werken van ondernemingen de natuurlijke luiheid van de werknemer. Verder pleite hij voor specialisten voor ieder deel van het productieproces.

Gezien de periode van opkomst van de massaproductie waarin Taylor leefde (1856 - 1915) misschien wel correct. Toen bestond nog niet de snelheid en hectiek die we nu ervaren. Taylor had waarschijnlijk niet kunnen voorzien dat we steeds meer last hebben van andere werkpatronen waar je als kenniswerker tegenwoordig last van hebt. Zoals een volle e-mail inbox, veel vergaderingen en zelf je tijd moeten indelen.

Als kenniswerker heb je altijd meer werk dan er tijd is. Als werknemer in de fabriek achter de lopende band, was je werk gewoon klaar als de zoemer ging. Je ging naar huis, eten en stortte je daarna in het familie- of verenigingsleven. Het gereedschap was bijvoorbeeld de lopende band waar je achter stond, die nam je niet mee naar huis.
Als kenniswerker is je gereedschap je hoofd. Deze heb je altijd bij je. Vandaar dat nu de prive/werk balans een hot item is. Time management vaardigheden zijn nu veel noodzakelijker dan in de tijd van Taylor.

Terugkomend op je vraag klopt het wat jouw kennis schreef, alleen de complexheid om alleen het taylorisme op je huidige werk los te laten is niet voldoende. Ik denk dat daarnaast op een andere manier omgegaan en gedacht moet worden over de vaardigheid die we nu kenniswerken noemen.
Veel organisaties focussen op het besparen van geld. Want geld kun je maar 1 maal uitgeven. Tijd kun je ook maar 1 maal gebruiken, maar verspilde tijd daar wordt veel minder op gestuurd. We kunnen zeker iets van Taylor op dat gebied leren. Ik denk alleen dat luiheid bij kenniswerkers vandaag de dag niet het probleem is. Een time-management training waarbij de kunst van het kenniswerken wordt geleerd draagt bij tot efficiënte en effectieve verwerking van je dagelijkse stroom aan informatie en werk.

Chris Stapper op 15 december 2015 16:44

Beste Eric,

Ik koppel Taylor altijd minder aan zijn uitgangspunt van luiheid bij de werknemer (wat zeker een van zijn onderwerpen was) en meer aan de term scientific management, waarbij het goed bestuderen van gedrag en het meten van resultaten geïntroduceerd werden. En ik geloof ook het beter betalen van de werknemer (waar Ford trouwens ook mooie stappen heeft gezet).
Ik ben het dus zeker met je eens dat luiheid niet de benadering is. Sterker nog, ik denk ook dat timemanagement een beter uitgangspunt is: mensen moeten leren een stuk rust te krijgen in hun hoofd en manier van doen (precies wat je al zei; er is altijd meer werk dan tijd, goede observatie). Het is erg jammer dat we qua kosten alleen naar geld kijken - we zien niet hoeveel potentiële winst er zit in beter timemanagement, dus we willen geen financiële kosten maken om toekomstige productiviteit te bevorderen. Hoe we dat kunnen veranderen zie ik zo niet, maar misschien heb jij daar een scherp idee over?

Eric van den Heuvel op 15 december 2015 16:44

Beste Chris,

Inderdaad wordt er in de regel veel belang gehecht aan het besparen van geld. Vaak wordt het gezegde “Tijd is geld” vergeten. Geld dat je verlies kun je met hard werken misschien weer terugverdienen.

Maar tijd die je verliest kun je nooit meer terugkrijgen.

Toch heeft iedereen wel vaardigheden om goed met hun tijd om te gaan, alleen wordt vergeten hiervan een gewoonte te maken. Na mijn lezingen of trainingen gebeurt het regelmatig dat er deelnemers achteraf tegen mij zeggen dat de vaardigheden wel bekend zijn.

Ik help, met mijn bedrijf "Een Helder Hoofd", ze graag om van deze vaardigheden gewoontes te maken om zo ook 10 tot 20% van hun werktijd die ze dagelijkse verliezen weer terug te krijgen.

Ano op 20 januari 2017 23:16

Mijn leidinggevende heeft de verslagen vh fg op de bedrijfsserver geplaatst. Voor iedereen inzichtelijk. Wat moet ik hiermee??

Plaats zelf een reactie